Document Management System järjestäminen Records

Vanhemmissa kaupungeissa on useita järjestöjä, jotka perustettiin yli 100 vuotta sitten. Nämä järjestöt olisi ollut oikeudellisia asiakirjoja, jäsenyys lomakkeet ja muut asiakirjat, joka selittäisi alkuperä organisaation. Tiettyihin kaupunkeihin, vapaa seurat olivat hyvin suosittuja ne olivat setup kauan sitten; he olisivat charter tai jäsenten ja sääntöjä, jotka olivat tuolloin sovellettavien. Dokumenttien hallinta järjestelmiä voidaan käyttää organisaation kirjaa; nämä fyysiset asiakirjat voidaan varastoida turvallisesti käyttämällä asiakirjojen hallintajärjestelmä.

Nämä perintö järjestöt haluaisivat arkistoida nämä paperit, jotta ihmiset voivat käyttää sitä vaikuttamatta fyysistä koskemattomuutta paperi. Digitointi nämä asiakirjat auttaisi vähentämällä käyttöä näiden fyysisiä dokumentteja. Nämä fyysiset asiakirjat olisi hyvin hauras; käsittely nämä paperit on tehtävä hyvin huolellisesti. Nyt digitalisoinnin palvelut, asiakirja voidaan tallentaa ja osoittaa monet ihmiset vaikuttamatta fyysinen paperi. Digitointi nämä asiakirjat on tehtävä huolellisesti; nämä asiakirjat voidaan tallentaa verkossa pitää heidät turvassa. Asiakirjalla hallintaan järjestelmä tiedostot voidaan tallentaa ja hakea helposti. Toisinaan saattaa olla eri versioita samasta tiedostosta, kun useita yksilöt voivat käyttää ja muokata tiedostoa. Versiot asiakirjat säilytetään; kun lopullinen tiedosto on luotava kaikki muutokset tallennetaan, niin että ei ole tietojen häviämisen.

Dokumenttien hallinta järjestelmät ovat useiden tekijöiden, digitointia; asiakirjat skannataan kautta skanneri, skannatut tiedostot laatu tarkastetaan ennen kuin se menee Optical Character Recognition (OCR), tämä käytetään muuntamaan tiedoston tekstipohjainen asiakirja. Asiakirja on sen jälkeen ladata WSM työnkulkuratkaisuista Matrix; tämä auttaa arkistoinnin näissä asiakirjoissa.

Fyysiset asiakirjat skannataan käyttämällä skanneria ja turvallinen tallennetaan digitaalisesti, skannatut asiakirjat voidaan tallentaa eri muodoissa, TF ja PDF-muodossa ovat turvallisia joukossa. TIF kuvat ovat pienempiä laatu säilyy vielä senkin jälkeen puristus. PDF-muodossa toisaalta ovat raskaampia ja tekstiä voi kopioida niitä.

asiakirjat tallennetaan verkossa ja ne on indeksoitu, yksilöt voivat etsiä näitä tiedostoja myöhemmin läpi sisäisen haun avulla. Hakeminen fyysisiä dokumentteja vie paljon aikaa, nyt WSM, asiakirjat voidaan hakea helposti mahdollistamalla suodattimet auttaa löytämään asiakirjoja ja saatavuuden niitä nopeammin. Asiakirjat, jotka digitoidaan voidaan varastoida ja tietyille käyttäjille voidaan antaa lupa joko käyttää sitä tai muuttaa sitä. Riippuen roolit ja käyttöoikeudet määritetty yksilöiden ryhmä. Hälytykset ja ilmoitukset voidaan asettaa niin, ja tarvittaessa tehdään muutoksia tiedoston, henkilöt, joille on annettu pääsy tietäisi muutoksia, jotka on tehty tietty tiedosto.

Organisaation tietojen tulee olla tallennettu hyvin turvallisesti; nämä voivat olla hakemuslomakkeita tai muita oikeudellisia asiakirjoja. Organisaatiossa vain joukko yksilöitä, voivat käyttää näitä tiedostoja, tämä voidaan tehdä helposti läpi työnkulkuratkaisuista Matrix. Dokumenttien hallinta järjestelmät ovat hyvin edullinen organisaatioiden kirjanpidon; toimitusjohtaja kirjaa sekä vanhat että uudet vie paljon aikaa ja tilaa. Digitalisoimalla ja varastointi kirjaa paperin kulutus vähenee suuressa määrin. Suuri etu DMS tarjoaa on, että tiedostot ovat välittömästi.

Dokumentit voidaan luokitella ja säilyttää turvallisesti. Vanhemmat perintö organisaatioilla voi olla jäsenluettelon, jotka olivat ensimmäiset jäsenet, jotka ovat liittyneet tuottajajärjestöön; nämä asiakirjat voidaan skannata ja säilytetään pidemmän ajan kuluttua. Fyysisiä dokumentteja ovat alttiita vaurioille, asiakirjojen hallintajärjestelmä mahdollistaa asiakirjan varastoida turvallisesti estää sitä minkäänlaista vahinkoa.
.