Miksi meidän Document Management System?

Tietoa, yrityksesi riippuu siitä. Mutta voi työntekijät helposti etsiä tietoa he tarvitsevat, kun he sitä tarvitsevat? Useimmissa yrityksissä, asiakirjat tallennetaan eri paikoissa kuten – Kansiokaappi varastohuone, verkkojen, myös yksittäisellä tietokoneella kiintolevyt, CD-ja Desk laatikot. Ihmisiä, jotka tarvitsevat käyttää näitä asiakirjoja sijaitsevat usein eri paikoissa samoin.

vastaus yhä useammat yritykset – suuret ja pienet – on asiakirjojen hallintajärjestelmä. Paras asiakirjojen hallintajärjestelmä auttaa toimiston mennä paperittoman mikä vapauttaa arvokasta toimistotilaa että voidaan hyödyntää paremmin kuin työtila työntekijät. Lisäksi, dokumenttien hallinnan ohjelmistoja tekee toimiston paljon ympäristöystävällisempi.

Mikä on Document Management System (DMS)?

Dokumenttien hallinta on organisatorinen menetelmä. Tarkemmin, se on teknologiaan perustuvia tallentavat asiakirjoja. Asiakirjoja (ja joskus kuvat) pidetään yhtenä varastoalue (arkistoon), joka yksinkertaistaa hallintaan ja hakemiseen tiedostot tarvittaessa. Koska järjestöt ovat muuttuviin tarpeisiin, ovat usein räätälöityä.

Miten se toimii?

Dokumenttien hallinta tyypillisesti alkaa sähköisen asiakirjan yleensä käytämme skanneri muuntaa paperilla (fyysinen) asiakirjoja digitoituja kuvia. Kun kaikki tiedostot ovat sähköisiä, on helpompi järjestää tietoja. Lisäksi, jos mahdollista, kaikki uudet asiakirjat laaditaan ja tallennetaan pysyvästi digitoitu muodossa.

Kun haluat hakea asiakirjan järjestelmästä, teet haun kirjoittamalla asiakirjan &'; nimi. Pyyntö käsitellään ja tiedot haetaan. Dokumenttien hallinta järjestelmiä ovat turvatoimia että vain valtuutetuilla käyttäjillä on pääsy. Nämä toimenpiteet, mitkä asiakirjat tietyt ihmiset voivat lukea, ja mitä toimia tai muutoksia he voivat tehdä.

Edut käyttäen Document Management System (DMS)

Tehokas dokumenttien hallinnan järjestelmä auttaa helpottamalla tiedostoon, järjestää, jakaa, hakea ja turvalliseen. Työntekijät voivat myös olla tuottavampia, sillä ne säästävät aikaa etsimällä liiketoimintakriittisten tietoa. Hyvä asiakirja hallintajärjestelmä helpottaa myös yhteistyötä, päätös, ja kyky rakentaa kun toisten työn.

Digital tiedostoilla on toiminnallisuutta, joka ei ole mahdollista asiapapereihin. Jossa dokumenttien hallinnan järjestelmä, useita ihmisiä, jopa ne työskentelevät kotoa toimistoissa tai kentän, voi käyttää ja työskennellä tiedostoja samanaikaisesti. Kyselyn sovinnon ja resoluutio on helpompaa, Asiakas Hakulomakkeet tai CAF asiakirjat voidaan varastoida pitkäksi aikaa ilman vahinkoja, ja asiakirjat voi saada vääriä tai kopioida. Muutamia esimerkkejä Asiakkaan hakulomakkeiden ovat-

. Surveys- Survey kerätään moniin tarkoituksiin, väestönlaskenta tapahtuu muutaman vuoden välein. Saadut voidaan digitoida helposti

b. Questionnaires- taulukkomuodossa tulokset, jotka on saatu kyselylomakkeiden on helppo nyt; OMR tekniikkaa käytetään, jotta voimme saada numeerisia arvoja

c. Sähköposti Forms- Asiakas royalty kortteja annetaan paljon tuotemerkin eri puolilla maata, kun taas tunne näitä muotoja, laatikko on kullekin kirjain

d. Rekisteröinti Sovellukset Hakeminen saada palvelu tai tuote on helpompaa nyt, kunkin alan, kuten henkilön nimi ja /tai hänen osoite on laatikoita Tarkennettava yksilöt tarvitsevat kirjoittaa isoilla kirjaimilla. Viivakoodi on osoitettu kunkin sovelluksen nyt niin on helpompi muistaa tietoja, kun se on tarpeen.

Parantunut asiakaspalvelu on toinen merkittävä aineeton etu. Tiedostot ovat ulottuvilla kaikista työntekijöistä, jotta asiakkaiden kyselyihin voidaan vastata nopeammin ja tehokkaammin. Document Management auttaa yrityksiä ja valtion organisaatioita käsitellä tietoja helposti, manuaalinen tietojen syöttö on hidasta ja virheitä voi esiintyä tietojen syöttämistä. Päällekkäisyyksiä vältetään ja tiedot voidaan helposti todeta. Asiakas hakemuslomake hallinta on palvelu, joka dokumenttien hallinnan yritykset tarjoavat. Yritykset voivat säästää rahaa tulostus ja kopiointi kulut ja myös siellä on tarpeen vähenemiseen paikan päällä ja offsite tiedostojen säilytystilaa.
.