Artikkeli: Mikä on dokumentinhallinta?

Document Management on ajatus siitä, kuinka hoitaa asiakirjoja hyvä tapa pystyä helposti löytää ne, etsiä tietoja heitä, tunnistaa muutokset asiakirjoihin, jakaa niitä muiden kanssa ja edelleen vain näyttää niitä ihmisiä, jotka pitäisi pystyä nähdä niitä. Mukana turvallisuus osa on myös voitava valvoa minkälaista tietoa toisten pitäisi nähdä ja jos ne olisi voitava muuttaa asiakirjan sisällöstä.

Aiemmin kaikki asiakirjat paperille ja varastoidaan turvallisiin paikkoihin, joissa vain ihmiset oikeudet asiakirjat oli avaimet. Se voisi olla jonkinlainen arkistokaappi. Tätä menetelmää käytetään edelleen paikoin, mutta yleensä se on yhdistetty ottaa asiakirjoja jonkinlainen Document Management System, joskus lyhentää DMS. Alussa nämä kutsuttiin Electronic Document Management Systems (EDM).

Tänään voit löytää Document Management Systems, jota käytetään nimenomaisesti dokumenttien hallintaan, mutta on olemassa paljon yhteistyötä ohjelmisto tai projektinhallinnan ohjelmistoja, jotka sisältävät paljon toiminnallisuutta tarvitaan paljon yrityksiä. Tämä tekee siitä vieläkin vaikeampaa löytää mitä etsit, koska voit asentaa yksi järjestelmä moniin tarkoituksiin.

On olemassa paljon erilaisia ​​toimintoja voit saada kanssa Document Management System ja se on vuoksi on tärkeää, että luulet läpi mitä saatat tarvita.
Jotkut alueet sinun täytyy harkita ovat:

* Turvallisuus

Turvallisuus on yleensä hyvin tärkeä useimmille yrityksille ja useimmat asiakirjat.
On olemassa erilaisia ​​turvallisuuteen, joka on otettava huomioon.
ensimmäinen on ulkoista turvallisuutta. Kanssa täytä tarpeita esteettömyyttä on tärkeää perustaa järjestelmän niin, että ulkopuoliset tahot eivät voi osallistua asiakirjojen et halua jakaa.
Toinen on sisäisen turvallisuuden. Tämä on yleensä hieman mutkikkaampi, koska sinun kannattaa harkita useita vaatimuksia.
On tavallista, että haluat olla asiakirjoja, jotka pääsee kaikkia ihmisiä osastolla, mutta vain harvat ihmiset olisi voitava muuttaa tiedot. On myös tavallista, että haluat olla yksityisiä asiakirjoja yhdelle henkilölle, joka ei saa olla pääsyä kukaan muu.
Luominen organisaatiorakenteen asiakirjojen hallintajärjestelmä on elintärkeää ennen kuin päätetään mitä vaatimuksia sinulla on. Kun menee läpi organisaation ja miten asiakirjat olisi käsiksi ja käyttää kaikki ymmärrätte paljon enemmän siitä, miten haluat järjestelmän toimimaan.

* Yhteistyö

Yksi tarkoituksiin dokumenttienhallinnan järjestelmät on parantaa yhteistyötä ja on ihmisiä muuttaa asiakirjan ja helposti katsella uusin versio dokumentista.
Joten, miten haluat tämä toimisi? Haluatko jokainen voi muuttaa asiakirjan samanaikaisesti tai haluat yksi kerrallaan lisätä niiden muutokset?
Ensimmäinen vaihtoehto on yleensä melko hankala, mutta on olemassa muutamia asiakirjojen hallintajärjestelmiin, joka voi tehdä tämän. Toinen ratkaisu on helpompaa ja ovat olleet jo pitkään. Mitä tapahtuu yleensä on, että te “ tutustu &"; asiakirja tehdä muutoksia. Sitten lukita asiakirjan kukaan muu vaihtaa. Ne kuitenkin voitava nähdä edellisen version asiakirjasta (eniten ajantasaista että on järjestelmässä). Kun olet lopettanut muuttuvassa asiakirja “ tarkistaa &"; muuttuneen asiakirja tehdä näkyväksi kaikille.

* Esteettömyys

Miten sinun pitäisi pystyä käyttämään asiakirjoja? Tämä on hankala kysymys, koska saatat haluta pystyä toimimaan asiakirjaan olet matkalla ja ei ole pääsyä internetiin. Jotkut yritykset ovat tyytyväisiä ottaa asiakirja pääsee vain verkossa ja jos haluat ottaa sen kotiin voit kopioida tietokoneeseen ja katsoa sitä offline-tilassa. Jos haluat tehdä muutoksia sen teet sen verkossa. On kuitenkin olemassa myös joitakin yrityksiä, jotka täytyy pystyä käsittelemään mahdollisuus myös muuttaa dokumentin offline.

* Asiakirjamuodot

millaisia ​​asiakirjoja haluat voida olla dokumenttiin hallintajärjestelmä ja miten haluat ne hoidetaan?
Joissakin järjestelmissä avulla voit työskennellä järjestelmän sisällä kaikkien muutosten asiakirjan. Jotkut järjestelmät avata todellinen ohjelmisto työskennellä, esimerkiksi MS Word. On tärkeää, että ajattelee, miten haluat tämä toimisi. Tämä on tärkeää myös, kun tarkastellaan seuraavan pisteen, miten pystyä etsiä ja löytää asiakirja etsimäsi.

* Mahdollisuus etsimiseen

Sinun täytyy miettiä, miten olla osaa hakea asiakirjan. Yksi ratkaisu on luoda Meta tietoja asiakirjasta ja liitä tiedot, jotta se on helppo löytää. Toinen tapa on voitava etsiä otsikko, kirjailija ja yhteenveto. Tämä on kuitenkin myös harkita metatiedon.
Toinen tapa on pystyä tekemään vapaatekstihaku dokumentin läpi. Tämä on vähän vaikeampaa, jos salli mitään tiedostomuotoja, mutta on muutamia todella hyvä asiakirja hallintajärjestelmät, joka pystyy auttamaan sinua siellä myös.

* Jäljitettävyys

Yksi tärkeimmistä asioista on jäljitettävyys. Joka muuttanut dokumentin ja milloin? Mitä muutoksia he tekivät ja me voivat helposti palata aiempaan versioon?
Yksi asia sinun kannattaa jäljittää kuka on lukenut dokumentin. Ehkä haluat seurata, että kaikki ovat lukeneet muutoksia asiakirjan ja siksi pitäisi olla tietoisia siitä, mitä on kirjoitettu.

On olemassa paljon asioita, jotka voidaan sanoa noin dokumenttienhallinnan. Alussa voi pitää sitä erittäin helppoa, mutta jonkin ajan kuluttua ymmärrät monimutkaisuus sitä. Tämä artikkeli tuo joitakin ajatuksia siitä, mitä ajatella ja avaa mielensä kysymystä harkittaessa seuraavalle asiakirjojen hallintajärjestelmä.
.