Virheitä välttää päälle Järjestöt Accounting Software Systems

Viime Linkedin keskustelu liittyvät uusiin voittoa kirjanpito ohjelmisto toteutuksia ja eri järjestelmiä markkinoille, toi paljon ajatuksia tästä aiheesta. Selvästi useita käyttäjiä oli heidän suosikkeja. Mutta kun monet ilmoittanut joille he pitivät paras tai oli käyttänyt, todellinen kysymys tuli ulos. Tämä on, ettei voittoa kirjanpito ohjelmisto toimii tyydyttävästi ilman asianmukaista suunnittelu ja toteutus. Täytäntöönpanon tarkistuslista ja muita arvokkaita tietoja, osoitteessa http: //www.accountingsoftware success.com.
Olipa käyttöön uuden aatteellisen kirjanpito tai parannetaan jo olemassaolevia, on useita suunnittelu ja menettelyyn liittyviä seikkoja, jotka on ratkaistava.
Riittämätön Kodifiointi varten Järjestöt kirjanpito-ohjelmat Yksi tärkeimmistä asioista on koodaus, erityisesti tilikartta vuonna voittoa kirjanpito ympäristössä. Jos tapahtumia ei koodattu tavalla, joka mahdollistaa helpon lajittelun ja valitsemalla raportointia, huomaat talteen (tai uudelleenavainnusmekanismin) datan taulukkolaskenta ja manipuloida sitä siellä. Itse asiassa, yksi oireita riittämätön tai huonosti suunniteltu järjestelmä on yli riippuvuus taulukoita. Jos Käytät uudelleen käyttäen taulukoita tavanomaisesta raportteja (viikoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain), joka on luultavasti alue sinun pitäisi tarkastella automatisointi. Katsokaa raportointi ja työn taaksepäin varmista tilisi koodi voi tukea raportoinnin tarpeisiin.
Beyond tilikartan varmista myyjä ja asiakas ID &'; s ovat johdonmukaisia ​​ja järkeä loppukäyttäjälle. Esimerkiksi jos järjestelmä etsii myyjät alfa numerokoodit, Don &'; t käyttää numeroita tunnistaa ne. Käytä johdonmukainen vaihtelu nimensä niin ne on helpompi löytää. Ja käyttää samaa logiikkaa henkilöstön kanssa.
Arvioimatta prosessit /proceduresOne jos suurin väärinkäsityksiä &'; koskevat ohjelmisto on, että se korjaa rikki liiketoimintaprosesseja. Se ei, mutta se voi tuoda ne valoon! Esimerkiksi jos syötät laskut tarkastusten jälkeen mennä ulos, useimmat ohjelmisto ei mahtuu prosessi (olen itse törmännyt tässä skenaariossa). Älkää &'; t syyttää ohjelmisto! Tarkista prosessi ja miten se voitaisiin muuttaa, jotta ohjelmisto parantaa tarkkuutta ja tehokkuutta.
Ei hyödyntää voittoa kirjanpito-ohjelmiston featuresOftentimes ohjelmisto on ostettu tarkoituksenaan hyödyntää edistyksellisiä ominaisuuksia, mutta inertia toistetaan ja asioita palata takaisin “ vanha &"; tapa. Alueet kuten automaattinen sovinnon, raportointi, automatisoitu budjetointiprosesseja, työnkulkua, ja dokumenttien hallinnan kaikki ääni suuri, mutta on todellakin vaikea toteuttaa. Toisaalta, on varmasti kustannus /hyöty aikaa ja vaivaa kuluu suorittaa nämä tehtävät. Se on hyvin samankaltainen “ mini-muuntaminen &"; Kyseisen tehtävän olet yrityksen. Joten ensimmäinen, varmista, että se &todellisten tuloste; s vaivaa joka Käytät ll ymmärtää tuotto. Eräät ominaisuudet eivät välttämättä toimi kuten on osoitettu. Puhu muille käyttäjille, jotka ovat jo toteuttaneet, että ominaisuus, ja voi vahvistaa sen hyödyllisyyttä. Varmista, että olet selvillä siitä, mitä tarvitaan onnistuneen täytäntöönpanon, ja sitten asianmukaisesti suunnitella ja toteuttaa sitä.
Ei luoda asiakirjat Me &'; uudelleen ei puhu Käyttöohjeet täällä. Me &'; puhut räätälöityjä asiakirjat jokaista suoritusta ja prosessi voit suorittaa koko järjestelmän, mistä GL merkintöjä varmuuskopiot. Vaikka nämä menettelyt ovat aikaa vieviä luoda, niiden arvo vakuuttamisesta yhdenmukaiset prosessit ja tulokset on korvaamaton. Lisäksi he tekevät suuria koulutusta viittaukset uutta henkilöstöä sekä viiteoppaita täytettäessä joku lomalla.
Riittämätön TrainingWhether se &todellisten tuloste; jotta uusi järjestelmä tai uuden version julkaisu, opetella täysin käyttää niitä järjestelmä takaa optimaalisen sijoitetun pääoman tuotto. Koulutus mahdollistaa myös oman henkilöstön esittää kysymyksiä järjestelmän että he saattavat tarvita selvennystä.
Liian monimutkaisia ​​SystemsA aatteellisen yhdellä tulonlähde ja yksi ohjelma-alue saattaa pystyä käyttämään melko yksinkertainen järjestelmä kuten QuickBooks. Koska kauppa ja raportointi monimutkaisuus kasvaa (määrärahat, cross tilikauden raportoinnissa, useita substanssiarvon luokitukset), tarvitaan järjestelmä, joka tarjoaa nämä ominaisuudet ja edut kasvavat.
Päätelmät Järjestöt Accounting Software Systems keskustelu toi mieleen joitakin suosikki kommentit kuulluksi 20 vuotta konsultointi voittoa järjestelmä toteutuksia. Minun top 6:
nro 6 – &Ldquo; I &'; en ole liian huolissaan raportointi. En useimmat kaivoksen Excel. &Rdquo; (Samoja teitä suunniteltu VisiCalc?)
Nro 5 - “ Voittoni &'; t tarvitset apua täytäntöönpanoa, I &'; ve tehnyt useita. Itse I &'; ve toteutettu kolme eri laskentajärjestelmiä täällä aiemmin 5 vuotta! &Rdquo; (Sano enempää.)
Nro 4 - “ Voitimme &'; t tarvitse aiheudu henkilöstön prosessissa. I &'; ll kertoa heille, mitä tehdä ja ne &'; ll tehdä se. &Rdquo; (Pahoinpitelyt jatkuu moraali paranee!)
Nro 3 - “ Me emme &'; t tarvitse SOP asiakirjat. Se &'; s kaikki täällä (pistettä pää). &Rdquo; (Vaikka mieluummin käyttää “ mitä tapahtuu, jos voitat lotossa &"; skenaario, henkilökunta keep viitaten valitettava bussi tapaus … samalla hymyillen.)
Nro 2 - “ Vain näytä miten se toimii ja voin opettaa kaikki muutkin, mitä tehdä. &Rdquo; (Koska kukaan ei tiedä työnsä paremmin kuin sinä, ja sinä luonnollisesti tonnia vapaa-aikaa.) Taloja ja nro 1 kommentti - “ I &'; Haluaisitko pitää minun tilikarttaa /myyjä koodaus /työntekijän tunnus koska &' ; s tapaamme &'; ve aina tehnyt sen! &"; (Ainakin joka selittää teidän “ Vintage &"; vaatekaappi.)
Kyllä, voimakas suunnittelu, menettely tarkastelu (mukaan lukien henkilöstön tulo), koulutus, dokumentointi, ja valmis hyväksymään muutoksen kriittisiä komponentteja onnistuneen toteutuksen. Järjestöt kirjanpito-ohjelmisto itse ei korjata rikkoutuneet liiketoimintaprosesseja, mutta se usein tuo ne esiin!
.