On yrityksesi tiedot Valmis Kestää oikeudellisen tarkastelun?

Sähköpostiviestit, laskuja, sisäiset muistiot, asiakkaan tiedot, yhtiö politiikkaa käsikirjat, ja muut sähköiset asiakirjat voivat vaikuttaa lopputulokseen lainkäyttömenettely. Lisäksi jotkut arkaluonteisia tietoja, kuten potilaan terveystietoja tai asiakas luottokorttien numeroita on oltava riittävästi turvattu ja voitaisiin soveltaa monia asetuksia.

Olitpa huolestunut mahdollisista oikeusjuttuja tai säädösten noudattaminen, on tärkeää pohtia, miten kerätä, tallentaa ja suojata tietoja. Tee se oikein varmistaa, että tietosi kestä oikeudessa.

ymmärtäminen e-Discovery

Jos yritys on mukana oikeuskäsittelyn se todennäköisesti sovelletaan "e -discovery "prosessi. E-löytö liittyy kerää, valmisteluun, tarkistaa, ja tuottaa sähköisiä asiakirjoja, jotka liittyvät tapaukseen. 34 artikla liittovaltion työjärjestyksen siviiliprosessilain kattaa tuottavat asiakirjoja ja sähköisesti tallennettuja tietoja.

sääntö sanoo, että sinun täytyy "asiakirjoja, koska niitä pidetään tavallista liiketoiminnassa tai on järjestettävä ja merkitä ne vastaamaan ryhmiin pyynnössä. " Löytäminen pyydetyt asiakirjat ei ole välttämättä helppoa, joten on tärkeää suunnitella tulevaisuutta tätä mahdollisuutta. Hieman valmiste nyt voi säästää aikaa, rahaa, ja hässäkkää myöhemmin.

Esimerkiksi sähköpostiviestejä välillä johtaja ja alainen mukana seksuaalinen häirintä oikeusjuttu voi olla merkitystä asiassa. Mutta miten aiotte hakea näiden viestien ja onko valvonta sen varmistamiseksi, että viestejä ei voi peukaloida? Toteuttamalla salattu sähköposti arkisto, voit tallentaa kaikki yhtiön sähköpostit turvallinen, peukaloida vapaassa ympäristössä.

Mitä Controls teillä on Place?

Riippuen yrityksesi tyyppi, se voi sovelletaan erityisiä säännöksiä, kuten HIPAA tai Sarbanes-Oxley. Jos näin on, sähköisten tietojen noudattaminen ei ole valinnainen; sitä tarvitaan, ja seuraamukset noudattamatta jättämisestä voi olla jäykkä. Vaikka et kuulu säännöksiä, säilyttää tietosi eheys on tärkeää. Oletetaan esimerkiksi, mitä tapahtuisi, jos yksi työntekijät menettivät kannettavan sisältävän luottamuksellisia tietoja.

Lisäksi ulkoisia uhkia, mitä jos Tyytymätön työntekijä päätti muokata yhtiön politiikan manuaalinen tai muita arkaluonteisia asiakirjoja? Asiakirjojen säilyttämistä verkossa, lukitus, jotta he voivat ei voi muokata, ja joiden kirjausketju, jotta voit nähdä kuka on vuorovaikutuksessa nämä asiakirjat ovat joitakin toimenpiteitä voit laittaa paikalleen.

Onneksi, salattu sähköposti arkistot ja sähköisten asiakirjojen hallintajärjestelmät ovat helposti saatavilla: varmistaa nopea asiakirja haku, määräysten noudattamisen, yhtenäisyyden säilyttämiseksi tietosi, ja pitämään tiedot turvassa.

Perusteet Document Management

erilaisia dokumenttien hallinnan järjestelmät, arkistojen, ja ohjelmisto olemassa. Vaikka yksityiskohtia vaihtelevat ratkaisu seuraavaan, eniten käsiteltävä seuraavia:

kerääminen ja tietojen tallentamista

toimitusjohtaja, indeksointi, ja järjestää tiedot

turvaaminen tiedot

jakelu ja tietojen saatavuutta

pysyvyys ja hävittäminen Tietojen

Jos tuomioistuin pyytää sähköisiä asiakirjoja yrityksesi, oletko valmis vastaamaan? Kun oikea järjestelmiä ja suojatoimia, voit nopeasti noudattaa mitään oikeudellista pyynnön ja tehdä niin tiedot, jotka on asianmukaisesti kerätään, tallennetaan, ja turvattu. Ilman asiakirjojen hallintajärjestelmä tai politiikan paikallaan, sinun tapauksessa voidaan pinota sinua vastaan.
.