Oikean Työkalut Going Paperless

Paperi vie paljon tilaa tallentaa, ja varsinkin jos Käytät uudelleen käytetään hakea asiakirjoja tietokoneen, rihlat kautta paperin paalut ja kaivaa tiedosto kaapit voi tuntua käytännössä arkaainen! Monet ihmiset ovat pyytäneet minua tapahtumat auttaa heitä mennä paperittoman – eli vähentää paperin heillä kodeissaan tai toimistoja. Käytät ll aina paperia – mail vielä tulla oven, Käytät ll kerätä asioita, kun ulos maailmaan, ja Käytät ll silti tulostaa asioita tietokoneesta. Going paperiton avulla voit vähentää tallennustilaa asiakirjoja vievät, ja helpottaa käsitellä ja löytää asiakirjoja myöhemmin, kun niitä tarvitaan.

On neljä eri tavalla, joiden avulla saat paperisten asiakirjojen digitoidaan (eli skannataan ja laittaa tietokoneellesi). Täällä &'; s pilaantunut, sekä kuka kunkin on oikea:

Kannettava Skannerit – Jos matkustat usein ja haluat päästä asiakirjoja skannataan heti, kannettava skanneri avulla voit tehdä juuri niin. Tyypillisesti nämä laitteet ovat pieniä ja kevyitä, ja niissä on ohjelmisto, jonka avulla voit skannata asiakirjoja PDF ja /tai osaksi omaa tietokantaa. Jotkut ovat voit skannata yksi arkki tai käyntikortin kerrallaan, kun taas kalliimpiin (lue: kalliimpia) malleja avulla voit lisätä 10 tai 15 arkkia. Nämä ovat hyvä veto, jos sinulla on hyvin pieni skannaus määrä tai jos matkustat paljon – jos olet enimmäkseen sijoitettiin työpöytä, muita vaihtoehtoja on helpompi käyttää ja todennäköisesti palvella sinua paremmin. Suosittu kannettavat skannerit tehdään Siisti Company, Fujitsu, ja Canon, ja ovat tyypillisesti $ 100- $ 200 valikoima.

pöytäskannereihin - Jos Käytät uudelleen työpöytä-sidottu ja on paljon asiakirjoja, jotka Käytät ll halua skannattu jatkuvasti, omistautunut nopea työpöydän skanneri voi olla hyvä valinta. Nämä ovat yleensä suurempia ja raskaampia Duty kuin niiden kannettavat kollegansa, ja voidaan yleensä skannata 25-50 sivua kerrallaan, mikä säästää saamasta täyttää skannerin niin usein. Nämä ovat hyvä valinta, jos sinulla on paljon skannaus että Käytät ll tehdä itse jatkuvasti. Muista, että Käytät ll täytyy löytää tilaa omassa toimistossa mahtuu näitä laitteita, jotka ovat tyypillisesti koko pieni tulostimen tai faksi. Yhteisiä malleja tehdään samat yritykset, jotka tekevät kannettavien skannerit – Siisti Company, Fujitsu, ja Canon. Näitä voi saada melko kalliita ($ 250 $ 500 +), ja heillä on paljon liikkuvia osia, joten jos ostat, se &todellisten tuloste; s kannattaa panostaa laajennettu takuu, jos sellainen on tarjolla.

monikäyttölaitteiden &ndash ; Jos olet vähän tilaa toimistossa ja on suhteellisen kevyt skannaus tarpeita, monitoimilaitteen – joka on tulostin, skanneri, faksi ja kopiokone all-in-one – ehkä käsittelemään erilaisia ​​toimiston tehtäviä. Nämä voivat säästää paljon tilaa, koska ne voivat korvata jopa neljä muuta erillisiä laitteita, ja ne ovat yleensä suhteellisen edullisia ($ 150 tai niin kunnon malli HP, Lexmark, Canon, ja muut suuret valmistajat). Nämä ovat hyvä valinta, jos sinulla on suhteellisen kevyt skannaus tarpeita, sillä ne hommansa, mutta hyvin hitaasti – niiden skannaus nopeudet yleensä kestää paljon kauemmin kuin oma kassa skanneri. Jos valitset yhden, varmista, että saat malli, joka sisältää automaattinen syöttölaite (ADF), koska nämä avulla voit ladata useita arkkeja skannausta tai kopiointia, eikä sinun tarvitse laittaa yksi arkki valotustasolle kerrallaan.

skannauspalvelut – Jos tiedät voittanut &'; t on omistaen aikaa tehdä skannauksen itseäsi säännöllisesti mutta tarvitset silti ja haluat skannattujen asiakirjojen, offsite skannaus palvelu voi olla hyvä valinta. Kun kirjaudut johonkin näistä tilaus-pohjaisia ​​palveluja, Käytät ll saada prepaid kirjekuori, joka täytät teidän asiakirjoja ja lähettää pois yritykselle kerran tai kahdesti kuukaudessa. Ne skannata asiakirjoja ja lähettää ne takaisin sinulle tai revi ne pyynnöstäsi. Kun skannattu, voit tarkastella asiakirjoja verkossa tai ladata ne takaisin tietokoneeseen – se &'; s up teille. Nämä ovat hyvä vaihtoehto, jos Aren &'; t suunnittele säännöllisesti tapana skannaus, koska ne käsittelevät murisija työn puolestasi. Skannauspalvelut tyypillisesti alkaa noin $ 15 a kuukaudessa ja nousevat sieltä, riippuen siitä kuinka paljon tarvitset skannattu. Suosittuja skannaus palvelut ovat Shoeboxed (http://bit.ly/cls-shoeboxed) käyntikorttien ja tulot ja OfficeDrop (http://bit.ly/cls-officedrop) asiakirjoja.

Going paperiton voi olla valtava vauhtia tuottavuutta.

Oikean työkalun on tärkeää saada sinut alkoi oikea jalka. Mitä työkaluja ja tekniikoita käytätte auttaa sinua mennä paperittoman?
.