Liittovaltion Records Act: kehittäminen Kestävä Asiakirjan säilyttäminen Aikataulu: Best Practice in asettaminen luotettava Policy

mukaan liittovaltion Records Act, kehittää vankka asiakirja säilyttäminen aikataulu on paras tapa perustaa puolustettavissa eDiscovery politiikkaa. Usein työntekijät eivät ole varma eDiscovery lakeja on noudatettava, henkilöstön tiedostoja säilytetään ja oikeudellinen kirjanpidon on. Nykyisin useimmat liittovaltion sekä valtion virastot ovat selkeät vaatimukset Tallenteiden säilyttämiselle ja lakeja, joita on noudatettava. Liittovaltion urakoitsijat, alihankkijat ja työnantajien, kaikkien on vahvistaa näitä lakeja.

Ottaa luotettava ohjelma asiakirja säilyttäminen on paras tapa varmistaa noudattamisen. Records olisi sisällytettävä kaikki sähköpostit vaihdetaan joko työntekijöiden välillä itse tai lähettää ulkopuolella. Lisäksi sähköpostit, kaikki Word-asiakirjoja, Excel-tiedostoja, äänitiedostoja, ja muut sekalaiset tiedostot ovat kaikki tutkittavaksi oikeudessa. Joten työntekijät on varmistettava määräajoin kirjaa ja varastointi näitä tiedostoja turvalliseen paikkaan. Lukuun ottamatta tiedot on tallennettu, siellä on oltava tietty aikataulu yksityiskohtaisesti kuinka kauan tiettyjä tietoja säilyy ja milloin ne poistetaan.

Kun tuomioistuin pyytää, että nämä sähköiset asiakirjat, yritys pitäisi näyttää, että he olivat noudattaen lakeja ennen pyyntö lähetettiin. Se ei riitä aloittaa tallennuksen ja pitää tietokantaa näistä tiedostoista jälkeen tuomioistuimen päätöksen tulee, koska jos näin on niin mojova sakko voitaisiin periä oman yrityksen. Tästä syystä liittovaltion Records Act kannustaa yrityksiä luomaan säilyttäminen aikataulu kaikki asiakirjat.

Making aikataulu ei ole helppo tehtävä. Sikäli kuin paperiasiakirjat osalta, arkistointi on helppoa. Tarkka kirjanpitomerkinnöillä digitaalisissa asiakirjoja ei ole niin yksinkertainen, sillä ne voivat helposti vahingoittua tai poistaa. Erillisen joukkue yksinomaan asianmukaisen säilyttämisestä elektroniikan asiakirjat voivat olla tarpeen.

Ottaa oikea asiakirjojen säilyttämistä aikataulu ei vain pitää sinut ja yrityksesi oikealla puolella lakia, mutta se myös säästää paljon rahaa, jos oikeuden päätöksellä. Useat yritykset kuten Morgan Stanley ovat päätyneet maksamaan sakkoa noncompliance. Lukuun ottamatta monitory menetys, tämä vaikuttaa myös yhtiön liikearvoa.
.