Poissa silmistä, poissa mielestä? Käsittele Paperi ja tiedostojen Kolme helppoa Decisions

Tee kasoittain paperia ja pinot tiedostoja työpöytä näyttävät lisääntyä ja ottaa elää omaa elämäänsä?

Oletko pelkää laittaa mitään pois, koska olet ehkä unohtaa se?

Kun avaat sähköpostin, luuletko, "minä vain laittaa se tästä nyt"? Onko "laita se tästä nyt" kasa kasvavat?

Jos vastasit "kyllä" johonkin edellä, olet viivästyttää päätöksiä. Tämä viivästyminen johtaa lisääntyneeseen sotkua pöydällä. Sotkua johtaa hukuttaa. Hukuttaa johtaa alentaa tuottavuutta. Voit nähdä, että tämä kaikki johtaa mitään hyvää.

On vain kolme päätöstä sinun täytyy tehdä:

Päätös nro 1: Mitä tehdä postisi. Kun posti tulee, mennä yli teidän roskakoriin ja ottaa yksi seuraavista toimista:

• Nakata sitä. Jos et tarvitse sitä, heittää sen roskakoriin (joihin voi sisältyä paloittelu tai kierrätys). Mitä enemmän heittää pois, vähemmän sinulla huolehtia. Sinä voitat!

• Edustajan Se. Jos joku muu voi tehdä sen, sen eteenpäin.

• Tee se nyt. Jos tämä on jotain, joka voidaan tehdä kaksi minuuttia tai vähemmän, tee se nyt. Tämä voi tarkoittaa todella tekee tehtävän tai aikataulutus tehtävä kalenterissa tai laittamalla se teidän "tehdä" lista.

• Tehdä sen myöhemmin. Jos tämä on jotain, että sinun tulee myöhemmin, ei voi hoitaa juuri nyt, tai se vie aikaa sen valmiiksi, siirtyä päätöksen nro 2.

• Keep It ikuisesti. Jos tämä on jotain sinun täytyy roikkua, siirtyä päätöksen nro 3

Päätös nro 2: Milloin täytyy nähdä se taas? Kun sinun täytyy viitata paperi tulevaisuudessa (kuten kutsun tai kartta) tai sinun täytyy muistaa ryhtyä toimiin tiettynä päivänä, sinun lokerikkoon. Tämä on mitä teet:

• Kerää nämä tarvikkeet:

* laatikko tai laatikko, joka mahtuu riippukansioille

* 43 roikkuu kansioita

* 43 roikkuu tiedosto kansio välilehtiä, 31 ​​yksivärinen ja 12 Muun väristen

* Lempi kynä tai Sharpie

• Ota nämä vaiheet:

* Kirjoita kahdentoista kuukauden 12. välilehtiä yksivärinen; aseta ne Vasemmalla puolella 12 roikkuu kansioita.

* Kirjoita numerot 1-31 on 31 välilehdet muiden väri; aseta ne loput 31 roikkuu kansioita, huikea niitä myös muualla kuin vasemmalle niin voit nähdä ne yhdellä silmäyksellä.

• Laita kansiot laatikko tai laatikko:

* Mitä kuussa alatte kanssa (kun kirjoitan, tämä on helmikuu), laita että kuukauden välilehden edessä laatikon kanssa numeroitu kansioita loput Kuukauden takana (eli 27 kautta 31, vaikka helmikuu ei ole 31 päivää).

* takana ne on kansio ensi kuussa (maaliskuu) jälkeen tiedostot numeroitu 1-26.

* takana, jotka ovat kansioita loppuvuoden.

* Tiedoston paperit mukaan kun tarvitset niitä, jolloin aikaa lopettaa hankkeen. Esimerkiksi jos määräaika on 25 maaliskuu ja luulet työ kestää kaksi päivää, laita paperi 23 maaliskuu kansio. Jos sinun tarvitsee vain muistaa tehdä jotain kesäkuussa, pudota se kesäkuun tiedosto.

* Aloita päivittäin kansio päivän ja sitten siirtää sitä. Kun olet läpi päivän, siirrä se takaisin seuraavan kuukauden.

* Lähellä kunkin kuukauden lopussa, läpi papereita, jotka on laskenut seuraavan kuukauden kansio ja laita ne sopiva päivämäärä. Jälleen mahdollistavat aikaa lopettaa projektin.

Päätös nro 3: Jos haluat pitää sen ikuisesti, toimittaa sen. Tässä muutamia vinkkejä sinun arkistointi:

• Oletteko todella tarvitse pitää sen ikuisesti? Järjestäminen asiantuntijat sanovat, että viittaat vain 20% siitä, mitä tiedosto. Loput 80% on tarpeeton ja koskaan katsonut uudelleen. Älä täytä arkistointi kaapit, että 80% .... tämä sisältää useita kopioita samasta asiakirjasta.

• Älä overstuff tiedosto laatikot. Pidä kaksi tuumaa tyhjää tilaa kussakin laatikko niin, että voit saada tiedostoja sisään ja ulos ilman välilaskua päivystyspoliklinikalla.

• Käytä rinne työpöydän lajittelija. Jos sinulla on kasana tiedostoja työpöytä, joka ei voi laittaa pois, koska olet työskennellyt niitä, laita ne rinne työpöydän lajittelija. Ne ovat käytettävissä milloin tahansa toimistossa toimittaja. Tämä pitää tiedostot näkyvä ja helppo löytää. Saat myös vähemmän todennäköisesti menettää niitä tai unohtaa niitä.

Sinun haaste: Ratkaise tehdä päätös noin jokainen pala paperia, kun se tulee toimistoon. Älä "laita se täällä nyt." Päätösten tekeminen johtaa valtavia etuja. Kun törmätä toimistoon joka on vapaa sotkua ... kun et enää tuhlata aikaa etsimässä papereita ja tiedostoja ... kun et enää neiti määräaikoja ... tunnet olosi vähemmän stressaantunut ja saat enemmän aikaan vähemmän aikaa. Ota aikaa säästät täydennyskoulutuksen, loma, tai vain chill out. Sinulta parempi avustavana pitkällä aikavälillä.
.