Väsynyt Kokoukset? 5 tärkeimmät toimenpiteet, joilla Make Your Kokoukset tuottavin he voivat Be

Kuva skenaario …

Olet istuu 09:00 kokouksessa ja tällä hetkellä se &todellisten tuloste; s 09:10 eivätkä kaikki odotetaan osallistujia ovat saapuneet. Moderaattori on saanut alkanut tuote # 1 ylikuormitettu asialistalla. Moderaattori &'; esityslistalla on oikeastaan ​​vain lista luettelomerkein aiheista on tarkoitus keskustella.

Useat osallistujat vain luovutti sinulle heidän monisteet keskustellaan tässä kokouksessa. Et ole &'; t nähnyt nämä ohjeet ennen, niin voit odottaa pystyä lukemaan osa siitä, mutta mieluummin keskittyä puhuja tällä hetkellä, jotta ei olla töykeä.

09:15, kaksi ihmistä avaa oven kokouksen ja heiluttivat mukaan valvojaksi. Nykyinen keskustelu keskeytyy ja ihmiset alkavat keskustella tulokkaita kun he istuvat alas. Sitten muutaman minuutin vietetään saada nämä ihmiset vauhtiin keskustelua.

Koska jokainen aihe on keskusteltu, huomaat, että kaikki aiheet on mahtuvasta ajassa tämän kokouksen. Yksi näistä aiheista on erittäin kiinnostava sinulle ja osasto, mutta on työnnetty eteenpäin ennen kokousten esityslistat 4 kertaa nyt ja Käytät uudelleen vedonlyönti he voittivat &'; t saada sitä … uudelleen.

Nyt Käytät uudelleen kuunnellen yksi aiheista mukana moniste. Puhuja selittää koko tausta aiheen ja lopuksi, 6 tai 7 minuuttia myöhemmin, saa seikka päätös tämä henkilö etsii. Osallistujia pyydetään lukemaan käsin ulos ja annetaan muutaman minuutin tehdä niin.

Kun kaikki on lukenut moniste, useat ihmiset toteavat, että he tarvitse mennä muille henkilöille niiden osastojen esittää kysymyksiä tai keskustelemaan edelleen aihe käsillä. Joten puhuja hyväksyy esittämään tätä keskustelua ja päätöksentekoa seuraavaan kokoukseen, kuukautta myöhemmin.

Sitten seuraava puhuja valmistautuu selittämään aiheeseen ja jokainen ymmärtää, että se on nyt 10:05 ja ihmiset tarvitsevat siirtyä seuraavassa kokouksessa. Kokouksessa olisi pitänyt keskeytettiin klo 10:00, koska se oli vain piti olla tunti.

Onko tässä kokouksessa skenaario kuulu ollenkaan tuttu?

Äskettäin puhuin asiakkaalle kokouksissa käydään hänen yritys ja keskustelimme joitakin parhaita tapoja luoda ja ajaa tehokkaaseen ja tuottavaan kokoukset niin että skenaariot kuin yllä Don &'; t tapahtua enää.

Tässä on Top 5 asioita, voit tehdä saada parempia tuloksia ja tuloksia teidän kokouksia ja käyttää kokouksessa aika eniten tuottavasti.

1.) Luo esityslista, joka sisältää seuraavat osat:
. Nimi kokoontuneet Top b. Päivämäärä ja aika
C. Odotettu osallistujia
d. Agenda aiheita merkitty numeroin, Roman tai muuten.
E. Lyhyt kuvaus kustakin esityslistan aiheesta
f. Henkilö puhumaan kunkin esityslistan aiheen
g. Varatun ajan kyseisen henkilön puhua kyseisestä aiheesta

2.) Käytä moderaattori /johtaja, minuutti-ottajalle ja aika maalivahti kutakin kokousta varten. Nämä ovat kolme erillistä ihmistä. Moderaattori voi keskittyä sisältöön aiheita ja kaiuttimet, jotka voivat selventää tai ohjata keskustelua. Minuutti ottaja on otettava minuuttia ja aika maalivahti voi pitää kaiuttimet käynnissä yli niiden sovitun ajan.

3.) Ketään ei saa sallia työskentelevän kokoukseen myöhässä. Kulttuuri voidaan muuttaa soveltuva tausta johtajuutta. Odotukset voidaan muuttaa, jos selittää säännöt ja kiinni sääntöjä. Ovi lukkiutuu kokouksen jälkeen alkaa. Tämä ei ole &'; t puutarha osapuoli. Se &'; s kokousta. Kokoukset pitäisi aloittaa ajoissa ja päättyy ajoissa.

Jos haluat ihmisiä tekemään päätöksiä näissä kokouksissa, niin ne todella on oltava siellä, jotta käsiteltäviä aiheita ja päätöksiä tehdään. Se &'; ei ole hyvä ajankäyttö perääntyä aiheista koska ihmiset ovat myöhässä ja on kiinni vauhtiin. True hätätilanteita voidaan käsitellä erikseen. Viivästymisen ja kunnioituksen puute muun osallistujia ei voida hyväksyä, jos nämä kokoukset on otettava vakavasti.

4.) esityslistat ja monisteet täytyy lähetetään viikkoa ennen kokousta, jos haluat päätökset tehdään kokouksessa. Tämä on niin, että ihmiset tietävät, mitä aiheita ovat keskustellaan, mitä materiaaleja ne luetaan etukäteen ja mitä päätös tai suositus heiltä odotetaan kokouksessa.

Jos olet yllättävää jokainen kokouksessa kanssa aiheita ja materiaaleja, se isn &'; t aina todennäköistä, että päätös voidaan saavuttaa tai suosituksia paikan päällä. Osallistujat pitäisi olla selvää odotukseen, että materiaalit on luettava ennen kokouksia ja että ne ovat tuoda suosituksia tai päätöksiä kokousta. Päätös saavutetaan nopeammin tällä tavalla.

Tämä auttaa myös kysymystä viime hetken hätätilanteissa, joita voi vetää joku pois kokouksesta liian. Jos he ovat lukeneet ja jotka ovat keksiä suosituksia, mutta kutsuttiin pois odottamaton hätä, he voivat välittää päätöksensä tai suosituksensa kokoukseen valvojalle sisällytettäväksi kokouksessa ja minuuttia.

Olitpa lähettää sähköpostin liitetiedostoja tai fyysisiä monisteen, kuuluu lyhyt tausta aiheeseen ja syy tarvittava päätös, suositusten ja puh-lease olla lyhyt, tarkka ja siihen pisteeseen!

5.) Don &'; t ylikuormittaa esityslistan aiheita, jotka eivät sovi kokouksessa ajassa. Don &'; t antaa toivoa henkilö tai osasto kun se &todellisten tuloste; s todennäköistä, että aika loppuu. Käytä määräajat kunkin aiheen ehdotettu Vihje # 1 edellä niin, että voit melko ja hieman tarkasti näyttää määräajat kunkin aiheen kohtuuden rajoissa. Etusijalle aiheita ja olla valikoiva. Päätä aihe ehdotti keskustelun sopii parhaiten tässä kokouksessa tai muulla menetelmällä. Sitten jos Käytät uudelleen vielä ulos huoneen asialistalla toistuvasti, harkitsee lisäävänsä varattu aika kunkin kokouksen tai tihentää kokousten.
.