Business Järjestelytoimikunta Vinkki - Lisäykset Moraali ja tehokkuus jakamalla Viite Files

Arkistointi paperityöt on usein pitänyt ja välttää tehtävä toimistossa. Monet ihmiset pitävät liian aikaa vievää ja monimutkaista löytää kotiin kaikkien niiden paperityötä joten se päätyy kasaantuu siellä täällä ja kaikkialla, Making kukkuraksi. Hyvä uutinen on, että se ei ole niin vaikeaa kuin monet luulevat perustaa ja helppo käyttää ja ylläpitää arkistointijärjestelmä!

Ensimmäinen askel on ymmärtää, miten yksinkertaista se voi olla – tiesitkö olemassa vain kolmenlaisia ​​tiedostoja joudut? Tehokas arkistointijärjestelmä on vain kolmenlaisia ​​tiedostoja: toiminta, viite ja arkisto.

Toiminta tiedostoja
Sinun toiminta tiedosto on mitään liittyvät hankkeet olet parhaillaan, nämä ovat tiedostoja, jotka voit käyttää usein. Varmista, että nämä tiedostot ovat lähellä työpöytä ja helppo käyttää ja uudelleen tiedosto, kun olet käyttänyt niitä. Monet meistä kasa tämäntyyppisiä tiedostoja meidän vastaanotto pelosta misplacing heitä, mutta kun asetat hyvä arkistointijärjestelmä voit unohtaa, että pelko hyvää!

Viitetiedostot
Viite tiedostoja ei käsiksi niin usein kuin toiminta-tiedostoja, mutta ne ovat edelleen tärkeitä tiedostoja, että sinun täytyy pitää kiinni. Tämäntyyppiset tiedostot Don &', T välttämättä tarvitse olla oikeassa työpöytäsi ääressä, mutta ne ei pitäisi &'; t olla liian kaukana myöskään.

Arkisto Tiedostot
Arkistoitu tiedostot ovat tiedostoja, joita ei tarvita mitään säännöllisyyttä, jos ollenkaan. Nämä tiedostot voidaan pitää varasto, tai missä tahansa muualla on tilaa ja ne ovat turvassa. Arkistoidut tiedostot ovat enimmäkseen tiedostot pidät “ kaiken varalta &" ;, mutta eivät yleensä päätyä ottaa yhteys.

Kaikki kolme tiedostot ovat tärkeitä toimistoon, mutta tässä artikkelissa keskitymme hyödyt perustaa hyvä – yhteinen - viittaus arkistointijärjestelmä.

Yhtiö &'; s resurssi kirjasto koostuu viitetiedostoa. Kuinka paljon aikaa olet nähnyt hukkaan tai hukkaan itse, etsivät pala vertailumateriaali? On helppo kuvitella, miten paljon tuottavuutta kunkin jäsenen toimiston voisi olla, jos ne nopeasti, helppo pääsy kaikkiin viitetiedostot he tarvitsivat.

Lisäksi eduksi tehostuminen, jakaa keskeinen viite arkistointijärjestelmä voi yhdistää toimisto. Tiimityö vaalitaan kun varat jaetaan, jotta ne jokaisen jäsenen toimistoon.

Jos olet valmis perustaa yhteinen viite arkistointijärjestelmä ensimmäinen asia mitä sinun tarvitsee vain valita arkistointijärjestelmä, joka sopii nykyisen työtilan tarpeisiisi ja yrityskulttuuria.

On hyvä löytää keskeisellä paikalla, ulkopuolella kukaan &'; yksilölliset työtilan paikantamaan viite tiedostojärjestelmä. Keskeinen sijainti tekee helpoksi kaikille päästä käsiksi viitetiedostot, ja pitää sen pois keneltäkään &'; s yksittäisen työtilan poistaa keskeytyksiä, joita voi esiintyä toisin.

loistava tapa varmistaa menestyksen uuden rekisterin on saada niin monta ihmistä kuin mahdollista aluksella täytäntöönpanosta. Aloita ottaa lyhyt koulutustilaisuus arkistointijärjestelmä valitset niin että kaikki on selvää, miten se toimii. Sitten on liike järjestävän aivoriihi selvittää yksityiskohtia, kuten missä se sijaitsee ja miten se säilytetään. Kun kaikki näkevät, miten helppoa se voi olla hallita viitetiedostot, ja kuinka paljon tuottavuutta että voi olla, he lopulta hyödyntää näitä tärkeä referenssi tiedostot!
.