Top Kolmekymmentä Parhaat käytännöt Ajoitus Your Day ja asettaminen Appointments

1. Onko todella tarvitset tavata henkilökohtaisesti. Kuinka monta kertaa olet osallistui kokoukseen ja kysynyt itseltäsi, "Miksi olen täällä?" Toivottavasti olet alkanut suojata aikaa jokainen, joka haluaa palan se. Jos asiakkaat haluavat tavata henkilökohtaisesti, minä veloittaa konsultointi maksu. Puheluista, veloituksetta. Yhdeksänkymmentä prosenttia ajasta, puhelinkonferenssi riittää. Extra matka-aika ja kustannukset ovat mukana tavatessaan henkilökohtaisesti, joten välttää ellei vuoropuhelua ja aivoriihi tarvitaan.

2. On kokous pyynnöt ja vastaukset mene valtuuttamaa ei sinulle. Älä kahlata läpi kaikki vastaukset; siksi sinulla on avustaja (jos et). Työkalut-kohdasta Asetukset, Edustajat, valitse "Lähetä kokouspyyntöjä ja vastauksia vain minun edustajia, ei minulle." Loistava.

3. Luo oma kalenteri lähettää tapaamisia et halua muiden näkevän. Olemme kaikki käytetään sähköpostiin kansioita, jossa tiedosto sähköpostia. Useimmat ihmiset ovat kuitenkin koskaan luonut kalenteri kansio. Kalenteri kansio on uusi kalenteri. Voit luoda, noudattaa samaa pora luoda sähköpostia kansio (oikealla Klikkaa kalenteria kansiosta ja valitse Uusi kansio). Varmista kuitenkin, kansio sisältää "Kalenterimerkinnät" in pudotusvalikosta. Anna uusi kalenteri nimi, kuten "Lasten kesäaikataulu" tai "Lauran henkilökohtainen kalenteri." Pidin seurata lapseni "kesäaktiviteeteista yhdessä, joten mieheni tietää, missä hänen aikataulu vaikuttivat ajo tullin.

4. Tai, tarkistaa tapaamisesi kuin yksityiset, kun et halua muiden lukea tekstiä. Kyllä voit! Yksityinen laatikko on pieni, pieni laatikko alhaalla oikealla puolella näytön (Outlook 2003), kun luot uuden tapaamisen. Ihmiset, jotka jakaa kalenterin edelleen nähdä lohko ja että olet poissa, mutta he eivät voi lukea nimittämistä tekstiä.

5. Käytä Luokka laatikko osoittamaan hankkeeseen, joukkue, tai komitea. Joka kerta kun ajoittaa tapaamisen tai hyväksy kokouskutsu, ilmoittaa, mitä projekti se liittyy vuonna luokkaan ruutuun. Käytä Master Luokkalista lisätä tarroja. "Tag" Jokaisen nimityksen yhden tai useita luokkia. Sitten alle Näytä-valikosta Lajittelujärjestys, Nykyinen näkymä Kategorioittain. Sitten voit nähdä kaikki kokoukset, entiset ja nykyiset, sinulla ollut tietty ryhmä, henkilö, projekti, komitea jne

6. Käytä yhteystiedot Etsi Kokoukset. Etkö löydä tulevassa kokouksessa jonkun kanssa tiedät aikataulun? Väsynyt etsiä kalenterin käsin löytää se? Sen sijaan, päästä tottumukset käyttäen Yhteydet alaosassa vasemmassa Jokaisen nimityksen, osoittaa kenelle olet tapaaminen (voi olla useita henkilöitä). Löytää kaikki tulevissa kokouksissa tietyn henkilön, mene että yhteystiedon osoitteen kortti, valitse Toiminnot-välilehti ja avattavasta Valitse Tulevat tehtävät /Nimityksiä. Ihmiset on ladattu henkilökohtainen Kontaktit (ei vain oman yhtiön maailmanlaajuista osoitteisto), jotta tämä toimisi. Jos kokouskutsu on käytetty, tämä ominaisuus on automaattinen, ja sinun ei tarvitse valita nimiä.

7. Otamme työtovereiden, lähettää kokouskutsun sijaan sähköpostia kun haluat yhteyden. Sen sijaan, sähköpostitse kollegoiden ja kysyy, "Mikä on aikataulu tänään? Saammeko yhdessä 30 minuuttia?" kestää hetken ajoittaa kokouskutsu. Vaikka kalenterissa ja valitse Toiminnot, Uusi kokouspyyntö, ajoitus välilehti, Lisää Muut, Lisää osoitekirjasta, ja valitse osallistujat. Tarkista niiden saatavuus kalenteria (tämä edellyttää sinulle on myönnetty pääsy niiden kalenterit) ja löytää avoimen ajan (tai valitse AutoPick antaa Outlook löytää seuraavan käytettävissä päivämäärä /aika). Lähettää kokouspyynnön. Kun kutsutut saavat sitä, he voivat yksinkertaisesti napsauttamalla Hyväksy ja Outlook siirtää tapaamisen heidän kalentereita heille. Tämä säästää vastaanottajan aikaa ja myös säästää yrittämästä koordinoida useita kalentereita manuaalisesti.

8. Jos joku ei Lähetä sähköpostia haluavat tavata, muuntaa sen tapaaminen. Jos työtoverisi eivät ymmärrä kokouksen ominaisuus ja vaativat lähettää sähköposteja tapaamisia, voit nopeasti kääntää sähköposteja kalenteri kohde. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sähköpostiviestiin, valitse Siirrä kansioon, ja sitten Kalenteri. Uusi tapaaminen ikkuna avautuu automaattisesti, sisältävät sähköpostiosoitteesi ja mahdolliset liitteet. Täytä päivämäärä, kellonaika, ja yksityiskohdat, ja sitten Tallenna ja sulje. Viesti siirretään Saapuneet osaksi kalenterin automaattisesti. Ei enää oppaat kopiointia ja liittämistä!

9. Käytä tarroja nopeasti "nähdä" ulkoasu aikataulusi päivän. Oikea-klikkaa mitään tapaaminen kalenterissasi. Valitse Label. Valitse Muokkaa Tarrat. Muuta tekstin näyttämään värejä kuin haluat. Valitse värit jatkuvasti ryhmäsi kanssa (matkailu, useita paikkoja, koulutus, henkilökohtainen, loma, kokous, videoneuvottelu jne) joten voit nopeasti nähdä, missä tiimin jäsenet toimivat ja mitä he tekevät.

10 . Sulkea pois aikaa työskennellä. Joskus saatat haluta itse ajoittaa tapaamisen töihin. Suojaa aikaa muilta, ajoittaa tehtävän kalenterissa (Outlook 2003). Jonka tehtävänä Pad näkymä kalenteri näyttää, klikkaa Task haluat suorittaa. Pidä hiiren vasen näppäin alhaalla, kun vedät sen kalenteriisi ja julkaisu. Tapaamisen ikkuna avautuu automaattisesti asettamalla tehtävän tekstiin osaan nimittämisestä kohteen. Täytä, kun haluat työskennellä tehtävä kalenteriisi. Muuta Näytä aika kentän Alustava haluttaessa. Tallenna ja sulje. Tehtävä edelleen pitää Task Pad, mutta nyt olet estänyt Lähtöaika kalenteriisi työskennellä sitä. HUOM: älä laita asioita sinun täytyy tehdä kalenterissa (sitähän Tehtävät ovat), koska jos et ole täydellinen sitä, sinun täytyy siirtää manuaalisesti (ei niin Tehtävät).

11 . Pidä kalenterisi ajan tasalla. Se on turhauttavaa, kun työtoverisi yrittävät perustaa tapaamisia, ja näyttää siltä, ​​että olet avoin, joten ne lähettää kokouspyynnön suuri ryhmä. Voit vastata, "Anteeksi, minulla on konfliktin joka päivä /aika", johon he vastaavat lyömällä päätään pöydällä turhautumista, kysyy: "Miksi sitten et ole sitä kalenteriisi?" Todella, jos järjestö aikoo ennustettavasti käyttävät jaettua kalenteri koordinoida kokouksiin, sinun täytyy pitää sinun nykyinen. Se on hyvä käyttää perinteistä paperia menetelmä hyvin, mutta jos ajoittaa jotain teidän "muut" kalenteri, varmista päivittää elektroninen yksi säännöllisin väliajoin samoin.

12. Sisällytä matka-aika yhteen nimittäminen ja laittaa todellinen kokouksen aika aihe. Jos kokous alkaa klo 11:30, mutta se tulee viemään sinut kolmekymmentä minuuttia ajaa siellä ja viisitoista minuuttia päästä ulos rakennuksesta auton, sulkea pois kalenteriin alkaen 11:00 (joten muut eivät voi ajoittaa kanssa sinä). Kirjoita sitten @ 11: 30 otsikkokenttään, niin tiedät todellinen kokouksen aika.

13. Älä hyväksy kokouskutsu jos pyytäjän voi todeta yhteen lauseeseen tarkkaa syytä olet kokouksessa. Esimerkiksi:
- Informoidaksemme osasto muutoksista lomapalkka politiikkaa.
- Myydä hallinta meidän divisioonan suunnitelma automatisoida palkkahallinnon.
- Pohtimaan paras tapa ratkaista yhdistyksen budjettivajeen .
- Voit määrittää realistinen myynnin tavoitteet kullakin alueella ensi vuonna.
- Voit keskustella kriittistä osaamista tarvitaan onnistuneen suorituskyvyn kuin ensimmäisen tason ohjaaja.

14. Lähetä pitkiä luettavaa vähintään 48 tuntia etukäteen. Osallistujat ilmaista turhautumista tuhlaa aikaa kokouksiin tarkistaa materiaaleja, jotka vain jakoi. Heillä ei ole riittävästi aikaa sulatella tietoa ja muotoilla kysymyksiä. He olisivat voineet tarkasteli tätä asiakirjaa odottaessaan lääkärin vastaanotolla eilen. Älä tuhlaa kaikkien aikaa pakottamalla heidät istua siellä ja lukea yhteen kuin kindergarteners - niiden aika on aivan liian kallista.

15. Jos päivittäminen kokouksessa jo suunniteltu, lähettää päivitys nykyiseen nimittämistä. Jos olet jo määrittänyt kokouksen ja kehotti osallistujia, lähettämällä sähköpostia kokouksesta pakottaa heidät joko kopioida ja liittää lisätiedot osaksi kokous tai kaksi kokousta lohkoja saman tapahtuman vierekkäin niiden kalenterit, pakottaen heidät avaa kaksi tuotetta saada täydellistä tietoa. Jos haluat lisätä tietoja, lähettää kokoukseen päivitys. Voit ottaa yhteyttä kokous osallistujille muistutus tai muu viesti, avaa alkuperäinen kokouspyynnön, valitse Toiminnot-valikosta ja valitse "Uusi Viesti Osallistujat."

16. Vältä kokouspyyntö vastauksia. Jos lähetät kokouspyynnön suuri ryhmä ja eivät tarvitse tai halua vastauksia, avoimessa uuden kokouspyynnön, Toiminnot-valikosta, poista rivi Request Vastaukset. Jotta tämä oletus. Työkalut, Asetukset, E-mail Options, seurantavaihtoehtoja, "Poista tyhjä äänestäminen ja kokouksessa vastauksia käsittelyn jälkeen." Tai Luo sääntö (alle työkalut, Säännöt ja ilmoitukset, aloita tyhjästä säännöstä) automaattisesti poistaa viestejä vastausten kanssa tiettyjen sanojen otsikkokenttään.

17. Aikataulu aikaa valmistautumista ja toimintaa. Riippuen tasosta osallistumista kokoukseen, sinun aikaa valmistautua. Sinun on ehkä aloittaa valmistelun päivää ennen, jos haluat luoda raportin tai antaa esityksen. Kun hyväksyt kokouksessa, heti mennä kalenterin ja sulkea ainakin 15 minuutin ajan erikseen prep aikaa, bio tauko, virkistäviä juomia, ja siirtoaika - ja lisää tarvittaessa varten henkinen valmistautuminen ja arvostelu. Älä kävele kokous "kylmä." Samoin, estää Lähtöaika päätteeksi kokouksen, jossa tarkastellaan toiminnan kohteita, aktivoida heidät aikaa hallintajärjestelmä jos et pysty niitä juuri silloin, ja saada järjestetty.

18. Lopeta kokouksiin ennen ylä- tai alareunaan tunti. Jos olet yksi aikataulutus kokouksen, älä käytä standardin Outlookin asetukset tunnin tai puolen tunnin lohkoja. Jos yksi kokous on 1:00-2:00, seuraa välittömästi toinen 2:00-3:00, sinun tulee oletuksena on myöhäistä teidän 2:00. Joten käyttää joko 15 tai 45 alkamis- ja päättymisaika, jotta siirtyminen aikaa.

19. Rajoita osallistujat kokouksiin. Enemmän ei ole parempi. Ajattele kautta joka todella tarvitsee olla siellä. Älä ole huolissasi "vahingoittaa jonkun tunteita", jos ne eivät sisälly. Jos haluat vain pitää sidosryhmien tai toimija silmukka, valitse ne "vapaaehtoinen", eikä "tarvitaan." Aina olettaa, että korkea-ups on asioita, jotka ovat paljon parempia käyttötapoja aikansa kuin istuu teidän kokouksessa. Ajattele, kuinka paljon rahaa ihmiset maksetaan, ja kysy jos kokous on syytä tunti palkasta PLUS mitä he muuten olisi voitu tehdä, jos niitä ei ole jumissa kokouksessa. Vain pyytää ihmisiä, jos niillä on suora panos kokoukseen tavoite, ja toivottua päätöksiä ei voida tehdä ilman niitä. Jos heidän läsnäolonsa tarvitaan vain kymmenen minuuttia, antaa heille ensimmäinen kymmenen minuuttia, ja sitten anna niiden armollisesti poiketa. Keeping muut, jotka ei ole kutsuttu ilmoittanut voidaan tehdä nopeasti sähköpostiviestin tai sisällyttäminen jakelulistan kokous muistiinpanoja tai pöytäkirjaa.

20. Vahvistaa kaiken. Olen usein saapunut kokoukseen ja toinen henkilö "unohti." Haluat ajatella aikuiset ovat kaikki vastuussa ja tekee mitä he sanovat he tekevät, mutta se on aina parempi kyhätä nopeasti sähköpostitse. "Innolla tapaamistamme (päivämäärä) (aika) (paikka). Haluaisin tietää, jos jotain tulee." En tee ihmiset vahvistaa, että asiat ovat oikein; Pyydän heitä minulle, jos on tapahtunut muutos. Varmista myös, että saat ohjeet ja kartta se pois hyvissä ajoin yrittää ajaa ulos ovesta. Katson kalenteri seuraavana päivänä ennen kuin lähden työn ja varmista olen valmis roll kaikesta. Vahvista osallistujia myös, kun on sinun kokous. Avaa alkuperäinen kokouspyynnön, valitse Toiminnot ja sitten Uusi viesti Osallistujat.

21. Lehti kokouksen toteaa. Monet ihmiset eivät tiedä, miten käyttää lehden ominaisuus Outlookin tai edes mitä se on! Jos olet joskus vahingossa napsautti sen, saat ponnahdusikkunan, jossa kysytään, jos olet varma, että haluat päälle lehdessä. Useimmat ihmiset älyttömästi ja valitse NO. Seuraavan kerran, valitse kyllä. Avaa uusi lehti merkintää, kirjoita ylös kokouksen muistiinpanot, laittaa päivä /aika kokouksen, ilmoittaa Yhteydet alalla, joka oli kokouksessa, ja valitse kategoria kokouksen nimi tai hankkeen. Kun valitset, että yhteyttä ja valitse Toiminnot-välilehti, voit nähdä päiväkirjamerkinnät (muistiinpanot) jokaisesta kokous- olet koskaan ollut kyseisen henkilön kanssa. Voit myös vetää teidän päiväkirjamerkintöjä luokittain tarkistaa kokoukseen muistiinpanoja niin pitkälle taaksepäin kuin haluat. TAI anna muistiinpanoja avustaja, hänet kirjoita ne ylös tekstikenttään alkuperäisen kokouskutsu, tallentaa ja lähettää viestin osallistujille (alle toimet).

22. Vältä kokouksia perjantaisin. Monet yksiköt ja joukkueet vain päättää epävirallisena politiikkaa ajoittaa kokouksia maanantaista torstaihin, jos suinkin mahdollista. Liian monet ihmiset yrittävät ottaa pitkät viikonloput tai ankka aikaisin, joten ajoitus ja maksuohjelmaa painajainen näinä päivinä, ja sinun lopulta paljon no-show. Yritän lähteä Perjantaisin avoinna henkilökohtaiseen tapaamisia. Minusta jos laitan lääkärin vastaanotolla välillä yritysten kokouksiin, jotain aina tapahtuu suistaa jompikumpi. On vaikea saada mielestäni kytketty eri ulottuvuuksissa samoin.

23. Lähetä aina tai pyytää asialista ja sisällyttää sen tekstiosassa nimityksestä ja sisältävät liitetiedostona. Basic esityslista tulisi sisältää lauselma tarkoituksesta (katso # 13), kaikki logistiset seikat, päätökset tehdään, luettelo aiheista keskustella (tärkeysjärjestyksessä), joka on vastuussa kyseisen kohteen, ja kuinka kauan olet allotting kullekin. Kysy osallistujilta, onko heillä muutoksia asiakohdat kertoa etukäteen kokousta, jotta voit tehdä muutoksia tarvittaessa. Kun olet päässyt kokoukseen, seuraa esityslista ahkerasti, joten voit varmistaa kaikki kohdat kuuluvat, päätökset tehdään, ja tavoite saavutetaan.

24. Älä anna Outlook valita pituus kokouksen. Oletusarvo on yksi tunti, joten se miten paljon aikaa ihmiset yleensä ajoittaa kokouksia! Sen sijaan, vastaavat pituus kokouksen tarkoitus. Jos olet tehnyt esityslista (ks # 23), ja olet määrittänyt sinun tarvitsee vain neljäkymmentä minuuttia, sitten ajoittaa siitä. Aika laajenee täyttää aikaa käytettävissä. Jos olet luvannut ihmiset voit olla pois sieltä, ihmiset yleensä työtä kohti tätä tavoitetta. Jos on lakon, enemmän seurusteluun luonnollisesti tapahtua ja tunnin varmasti tottuu. Jotkut ihmiset yrittävät rakentaa "puskuri" aika - älä luolaan tätä tapaa. I määrätietoisesti alle suunnitellun aikataulun ja ilmoittaa tavoite alussa, joten kaikki on aktiivisesti eteenpäin.

25. Pidempään kokouksessa, anna tarpeeksi taukoja. Anna tauko ainakin yksi tauko joka tunti ja 15 minuuttia, max. Anna osallistujille tietää aluksi, mitä odottaa. Jos pidät sokkeloinen päälle, ja he eivät ole varmoja, kun he saavat bio tauko, ne vain alkaa saada ylös satunnaisesti ja hiippailla ulos. Jos selvästi alussa, "Tapaamme nyt vasta 10.00, ja sitten me murtaa kunnes 10:10," jne. On myös tavallista, kohteliaisuus, että jos tapaat yli ruokatunnilla tarjota ruoka.

26. Ole huomaavainen kuin muilla aikavyöhykkeillä. Jos olet länsirannikon aikaa, ja jotkut kokouksen osanottajat vaativat idästä, 02:00 kokous asettaa heidät lähtöaikaa. Ymmärrettävä, että ihmiset voivat olla lastenhoitoon liittyviä sitoumuksia lopussa päivän; iltapäivällä kokouksen (tai päinvastoin aikaisin aamulla länsirannikolla) voi vakavasti haittaa ihmisiä ja vähentää kertoimella läsnäolo.

27. Löydettävä tasapaino, kun ajoittaa kokoukseen. Jos tapaamista liian kaukana, saat kasan peruutuksia ja pyyntöjä uudelleenjärjestelystä kun lähemmäksi - tai voit vain saada tekaistuja joku ylempänä. Jos odotat ajoittaa kokoukseen, kunnes viime hetkellä, on vaikea löytää korttelin jolloin useimmat ihmiset ovat helposti saatavilla. Joten kannattaa ajoittaa noin yksi-kolme viikkoa etukäteen. Mitään ennemmin kuin tai pidemmälle on täynnä aikataulutus ja konflikteja.

28. Anna kokouksen johtaja niin pian kuin olet tietoinen ristiriidassa suunniteltua kokousta. Jos sinulla on muutoksia kalenterissa mutta eivät halua "keikuttaa venettä," sinä haittaa enemmän ihmisiä kauemmin odotat. Se vie vaivaa työajat noin tapaamisia, niin pian kuin tiedätte, nostaa lippu. Tuoli voi määrittää, jos he voivat tehdä sen ilman sinua tai jos kokous olisi siirrettävä.

29. Näyttää useita Outlook ikkunoita kerralla. Ehkä haluat nähdä kalenterin kun katsot sähköpostia. Vaikka Saapuneet hiiren kakkospainikkeella kalenterissa (joko Kansioluettelo tai kuvake) ja valitse "Avaa uudessa ikkunassa." Outlook avaa Kalenteri erillisessä ikkunassa, jossa voit muuttaa ja siirtyä missä se sinulle parhaiten sopii, kun vielä pystyy siirtyä takaisin Saapuneet. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos sinulla on suuri Monitor tai Dual-näytöt.

30. Muokkaa Kalenteri valintasi. Älä tyydy standardin kalenteri kaavoista - tee se itse! Esimerkiksi, voit automaattisesti lisätä juhlapäiviä kalenteriisi. Työkalut-valikosta Asetukset ja sitten Kalenterin asetukset, ja valitse sitten Lisää Holidays. Viikonloppuisin myös pakattu oletuksena. Jos haluat näyttää lauantaina ja sunnuntaina erillisinä laatikot, oikealla napsauta Kalenteri ja valitse Muut asetukset. Poista rasti ruudusta, jossa sanotaan Pakkaa viikonloppuna. Kun olet siellä, muuttaa oletusasetusta 30 minuutin aikaväliä 5, 6, 10, 15, tai 60 minuutin lähtö (käytän 15). Usein aikataulu ihmisten kanssa toisella aikavyöhykkeellä? Sekaannusten välttämiseksi näyttämällä toiseen vyöhykkeeseen. Työkalut-valikosta Asetukset. Valitse Asetukset-välilehdestä Kalenterin asetukset, aikavyöhyke, ja "Näytä aikavyöhyke" -valintaruutu. Valitse haluamasi aikavyöhyke ja OK pois sieltä.

Tee se tuottava päivä! (TM)
.