Business Report Writing Tips

Oletetaan, että sinun täytyy kirjoittaa asiakirjan työskennellä tai opiskella. Sinun ohjeet koostuvat otsikko, että olet käyttää ja mitään muuta. Voisitteko – vain otsikon oppaana – kirjoittaa sopiva asiakirja?

yksiselitteisesti vastaus on ei.

Miksi? Koska et ole vielä kerrottu sellaisia ​​asioita kuin WHO asiakirja on tarkoitettu, miksi he haluavat sitä tai mitä he jo tietävät (tai en tiedä).

Ilman tällaisia ​​tietoja, se on erittäin epätodennäköistä, että olet " ll vain sattuvat kirjoittaa asiakirja että oikein suunnattu näihin kysymyksiin kuka, miksi ja mitä.

TIP # 1: Lukijat – yhtä paljon kuin aihe asiakirjan – selvittää, mitä kirjoitat.

Tässä artikkelissa käsitellään näitä keskeisiä kysymyksiä ja auttaa sinua oppia lisää lukijoita ja heidän tarpeensa.

Kuka lukee tämän asiakirjan?

Ennen kuin alat kirjoittaa, tee parhaasi tunnistaa kuka lukea asiakirjan. Onko se vain yksi henkilö, tai ehkä se on kulunut noin muille?

Jos kirjoitat yksittäisen lukija, olet onnea. Tämä tekee se suhteellisen helppo kohdistaa kirjallisesti hänen erityisiä odotuksia ja osaamistaso.

Jos kirjoitat useita ihmisiä, vaikka ne voivat olla erilaiset odotukset ja tietojen taso. Jos näin on, voit tunnistaa yksi heistä pääasiakirjana lukija: henkilö, jonka kiinnostaa sinua eniten on täytettävä?

Jos voit, se voi olla parasta kirjoittaa asiakirjaa Jos kirjoitat vain tämä tärkein lukija. Yritetään tyydyttää useita erilaisia ​​lukijat kerralla voi olla hyvin vaikeaa. Olet vaarassa päätyä asiakirja, joka yrittää olla kaikkea kaikille vielä päätyy mitään kenellekään.

Joskus se voi olla mahdollista poimia esille lukija on tärkein lukija. Saatat joutua kirjoittaa useita eri lukijoille (tai ryhmien lukijat), ja se voi olla tärkeää tyydyttää niitä kaikkia. Tällaisessa tapauksessa se voi olla parasta kirjoittaa kaksi tai useampia erillisiä asiakirjoja, jokainen tiiviisti räätälöity erilaisiin tarpeisiin erityinen lukijan tai ryhmä.

TIP # 2: Ennen kuin alat kirjoittaa, selkeästi kenen olet kirjallisesti. Miksi lukijat haluavat tämän asiakirjan?

Yksi arvokkaimmista kysymyksiä, voit kysyä lukijat on miksi he haluavat asiakirjan. Mitä he haluavat tehdä tiedot he saavat?

Valikoima mahdollisia vastauksia on yhtä monipuolinen kuin erilaisia ​​mahdollisia lukijoita. Esimerkiksi:

• Lukija voi lukea kattavan johdannon aiheeseen ennen kuin hän päättää, jos ja miten käyttää tietoja edelleen.

• Lukija B halutessasi käyttää tietojasi suostutella asiakkaan tai parempi tietty toimintatapa.

• Lukija C halutessasi käyttää tietojasi arvioida ajatus oman.

• Lukija D halutessasi käyttää tietojasi arvioida idean joku muu.

• Lukija E voi olla kaveri asiantuntija, joka haluaa tarkistaa muita lausuntoja aiheesta; i.e.yours.

• Lukija F halutessasi lyhyt ja yksinkertainen yhteenveto, jotta hän tietää juuri tarpeeksi ei olla hämmentynyt, kun aihe on keskusteltu.

VINKKI # 3: Ennen kuin alat kirjoittaa, selkeästi mitä lukijat odottavat asiakirja.

Mitä minun lukijat jo tietää?

Kuvittele, että kollega kysyy neuvoja ostopäätökseen – olipa kyseessä PC, auto, talo tai lemmikki. Ihannetapauksessa, miten yksityiskohtaisesti olisi annat vastauksesi?

. Olin piki vastaukseni hyvin teknisellä tasolla. He voivat aina selvittää, mitä se tarkoittaa myöhemmin.

b. Olin piki vastaukseni on hyvin yksinkertainen tasolla ollakseen varma, että se ei mene pään yli.

c. Olin piki vastaukseni kohtuullisella tasolla ja toivomme, että tämä oli oikea.

d. Olin piki vastaukseni tasolla, joka on kätevä minulle.

e. Ei mikään yllä olevista. Tarkastellaan vaihtoehtoja ja b. Jos annat hyvin tekninen vastaus, olet vaarassa pitching vastaus liian korkea, ja työtoverisi eivät ehkä ymmärrä neuvoja. Vastaavasti, jos annat yksinkertainen vastaus, olet vaarassa pitching vastaus liian alhainen, ja työtoverisi oppii vähän tai ei mitään. Se voi olla houkuttelevaa valita vastaus c ja sanoa, että se on järkevää pitch vastauksesi kohtuullisella tasolla; näin se on todennäköisesti noin oikeassa. Mutta mistä tiedät millä tasolla työtoverisi löytävät kohtalainen? Jos olet asiantuntija aiheesta, sinun arvaus siitä, mitä tarkoittaa kohtalainen on todennäköisesti liian korkea. Ja jos työtoverisi tietää enemmän kuin arvaatkaan, se voi olla liian alhainen.

Me ohittaa vastaus d ilman lisäkommentteja. :-)

Olemme vasemmalle, kuten ehkä epäillään, ja vastaukset e. ihannetapauksessa, sinun piki vastaus täsmälleen oikealla tasolla sopivaksi kollegalle nykyinen osaamistaso. Tietenkin, et voi tietää, mitä tämä on ensin kysyä, kuinka paljon kollega jo tietää.

TIP # 4: Ennen kuin alat kirjoittaa, tunnistaa kuinka paljon lukijat jo ymmärtää.

Joten, ennen kuin aloitat kirjoittaa, että seuraava kertomus, kysy itseltäsi seuraavat kolme kysymystä:

• Kuka lukea tämän?
&Bull; Miksi he haluavat tämän tiedon?
&Bull; Mitä he jo tietävät?

Kun olet vastannut näihin kysymyksiin, voit seistä hyvät mahdollisuudet esittää raportin, joka on sekä hyödyllinen ja hyvin vastaan.
.