QuickBooks neuvonantaja vinkkejä & temppuja - miten välttää samannimisiä?

Työskennellessään asiakas, joka on siirtymässä tietokoneistettu järjestelmä, törmäsimme kysymys liittyy päällekkäisiä asiakkaita &'; nimi tietokannassa. Nämä kaksoiskappaleet tapahtui ensisijaisesti puutteesta käsitys parhaiden käytäntöjen tullessaan tällaisia ​​tietoja. Tutkittuaan ja avustamalla siivota, QuickBooks neuvonantaja, joka oli vastuussa kyseiselle asiakkaalle, esitti joitakin vinkkejä, jotka tekee käskyn prosessin virkapukuinen jonka pitäisi vähentää verran päällekkäisyyttä tietokantaan ja helpottaa löytää asiakkaita tulevaisuudessa.

Käytä "ja" eikä "&"
– Tämä tapahtuu melko paljon, luota minuun tiedän. Esimerkiksi yhdessä tapauksessa asiakas, jonka nimi “ & Sopimusvaltion &"; listautui 4 eri variaatioita:
- & Sopimusvaltion
- & sopimusvaltion
- & Sopimusvaltion
- & sopimusvaltion
Kaikki nämä eri vaihtelut tekevät siitä monimutkaista paikantaa asiakkaan nopeasti, kun teet haun, pakottaa käyttäjät selata nimiluetteloa löytää nimi he etsivät. Noudattamalla tätä yksinkertaista sääntöä, jokainen käyttäjä olisi kirjannut “ ja sopimusvaltion &" ;. Kun mahdollista, epäilemme, että monet käyttäjät koskaan anna “ AandA sopimusvaltion &"; koska tämä vaihtelu nimi doesnt &'; t näyttävät luettavissa.

Ei lyhenteet kausien
– suosittelemme, että kun yritys on lyhenteitä tai nimikirjaimet nimensä sulje pois ajat ja tilat. Jotkut käyttävät sitä, toiset Don &'; t tullessaan se tietokantaan, joka voi aiheuttaa ihmisille ei voida löytää asiakkaalle he etsivät. Säännöllinen esimerkki on “ W.B. Mason &" ;. Tässä tapauksessa suosittelemme, että nimi ei voisi “ WB Mason &" ;. Tämä yksinkertaistaisi käskyn. Lisäksi ihmisille, jotka ovat uusia tietokoneita, vähemmän kirjoittamalla helpompaa se on heille. Tämä poistaisi myös kysymyksiä, joissa joku voisi tulla “ W. B. Mason &"; laittamalla välilyöntejä ennen aikoja, ja toinen käyttäjä saapumatta välilyöntejä. Enemmän tilaa, että käyttäjillä on muuttaa asioita sisällä asiakkaiden &'; nimet, sitä todennäköisemmin saat samannimisiä.

Älä käytä pika
– (Ellei se &todellisten tuloste; s hyvin yleistä). Monet asiakkaat että minun asiakas käsittelee ovat urakoitsijat ja rakennusliikkeet. Tämä johtaa jotkut ihmiset käyttävät lyhenteenä sanoista, kuten “ const. &Rdquo; tai “ jatk. &" ;, ja joskus “ con &" ;. Sen lisäksi, että hämmentävä (on &'; con. &Rsquo; lyhyt rakentamiseen, urakoitsija, mannermainen?), Se myös vaikeuttaa käyttäjien etsiä.

Anna niin paljon tietoa kuin voit saada
– Tämä yksi alkoi popping, kun omistaja halusi tehdä työntekijät tulevat asiakkaan tiedot tietokantaan, eikä vain käyttämällä yleisempää asiakkaiden nimiä. Tässä tapauksessa, päädyimme useiden asiakkaiden kanssa vain nimi “ Mike &"; ja puhelinnumero. 8 “ Mike &"; s listalla, se oli lähes mahdotonta sanoa mikä oli mikä. Lisääminen jopa sukunimi olisi auttoi paljon, mutta lisäämällä osoite olisi ollut vieläkin helpompaa (jos on useita ihmisiä, joilla on sama etu- ja sukunimi). Tietenkin tämä on yksi vaikeimmista voittaa, koska työntekijät saavat laiska ajan, kun se tulee tietojen syöttäminen tietokantaan.

Noudattamalla näitä muutamia ohjeita, sinun asiakaskuntaan tulisi selkeämpi kanssa kaksoiskappaleita, näin se on nopeampi ja helpompi löytää nykyisiä asiakkaita, ja antaa tiedot keräät paljon arvokkaampi.
.