Miten DMS apua yhteistyötä työpaikalla?

dokumenttien hallinnan järjestelmä auttaa organisaatioita säästämään aikaa ja tilaa ja parantaa tuottavuutta työpaikalla merkittävästi. Aiemmin jakaa tiedostoja ja kansioita tietoja tehtiin fyysisesti, nyt läpi asiakirjojen hallintajärjestelmä monet ihmiset voivat käyttää samaa tiedostoa samanaikaisesti asiakirjojen hallintajärjestelmä helposti. Yrityksiltä täytyy tallentaa asiakirjoja turvallisen ympäristön, yritykset, jotka tarjoavat DMS on palvelu nimeltä työnkulkuratkaisut Matrix, tämä auttaa vähentämään aika paikallistamiseen ja hallinnoida hankkeita ja niiden asiakirjat.

Yhteistyö on luontainen ominaisuus DMS, hierarkia yleensä hallitsee organisaatio, tiedostot on varastoitava ja jaettu mukaan näitä tasoja organisaation sisällä. Asiakirjojen hallintajärjestelmä auttaa mahdollistaa pääsyn tiettyjä tiedostoja käyttämällä työnkulun ratkaisu matriisi, pääsy voidaan ottaa käyttöön tai pois käytöstä eri osastojen tai työntekijöiden organisaation sisällä. Toisinaan useita henkilöitä, voivat käyttää yhden tiedoston, useita ihmiset voivat käyttää ja tallentaa nämä asiakirjat. Muunlaisella yhteistyötä, tiedosto saa muuttaa ja tiettyjä muutoksia ei ehkä näy, kun käytät asiakirjojen hallintajärjestelmä eri versioita tiedostosta olemassa eri muutoksia, tuloksena lopullinen asiakirja olisi kaikki korjaukset lueteltu.

Prosessi ottaa useita versioita samasta tiedosto on nimeltään versiointi; tämä toiminto on hyödyllinen niille yrityksille, jotka muokata tiedostoja usein. Yksityishenkilöt voivat palata eri versioita päivittää tiedostoja tarpeen mukaan. Eri yksilöiden saman organisaation voisi tehdä näitä versioita; DMS auttaa lisäämään yhteistyötä. Ottakaamme tilanteessa, jossa on useita käyttäjiä käyttämästä sanaa asiakirjan, tämä tiedosto luotiin yksittäinen ryhmä yksilöitä on annettu pääsy samaan tiedostoon, joka muokkaa ne on tallennettu ja eri versioita tallennetaan. Nämä muokkaukset voitaisiin tehdä minun useita toimittajat eri päivinä ja paikoissa.

Workflow ratkaisuja matriisi on palvelu on osa tiettyjen asiakirjojen hallintajärjestelmiin; se auttaa organisaatioita saada arkistoon, joka auttaa Tallennus, haku, järjestäminen ja reititys asiakirjoja verkossa. Tyypillisesti asiakirjat luodaan järjestetty ja ryhmitelty, yksilöt saadaan sitten näihin tiedostoihin kautta valvontaluettelo. Tämä sitten avulla käyttäjät voivat etsiä tiedostoja; he voivat tilata näitä tiedostoja ja saada ilmoituksia kun muutoksia tehdään. Nämä tiedostot voidaan nyt jakaa ja muokata eri yksilöiden kommentit voidaan lisätä, versiot voidaan tehdä ja raportit voidaan luoda perustuu lopulliseen jäljennös asiakirjoista.

Työ on tehtävä järjestelmällisesti organisaatioiden yhteistyö on avain menestykseen organisaation, se auttaa lisäämään tuottavuutta vähentämällä vietetyn ajan täytön ja tiedostojen etsimiseen. Dokumenttien hallinta järjestelmät voivat digitalisoida asiakirjoja organisaatioiden; nämä voivat olla oikeudellisia asiakirjoja tai toiminnallisia piirustukset tiettyjen teollisuudenalojen. Digitointi palvelut voivat auttaa asiakirjat jäsennelty; ne skannataan kautta OCR, jonka jälkeen ne tallennetaan ja järjestetään. Nämä tiedostot ovat sitten indeksoitu niin yksilöt voivat paikantaa näitä tiedostoja Workflow ratkaisuja matriisi.

DMS auttaa yhteistyötä työpaikalla jäsentää asiakirjoja, jotka ovat joko skannattuja tai tallennettuja edelleen työnkulun ratkaisuja matriisi. Sisällä työnkulun organisaatio voi antaa pääsyn tiettyjä tiedostoja valittuun yksilöiden organisaatiossa. Asiakirjat voidaan tallentaa turvallisesti ja pääsee useilla paikkakunnilla useiden käyttäjien samanaikaisesti. Aiemmin jakaa tiedostoja oli vaikeaa, koska ne olivat fyysinen, nyt nämä asiakirjat voidaan skannata ja jakaa useiden käyttäjien kesken vahingoittamatta paperi. Haetaan säästö ja hakemiseen nämä asiakirjat nopeammin nyt käyttämällä asiakirjojen hallintajärjestelmä.
.