Taloushallinto 201 - Ongelmatilanteissa Tips

Kun olin opiskelija, sain "" minun Kirjanpito 101 ja 201 luokat. Sitten tulin "todellinen" maailma ja melkein upposi perheyritys, koska minulla ei ollut aavistustakaan, mitä olin tekemässä kanssa "todellinen" kirjanpito. Näet, esimerkkejä college oppikirja käytetään taloustiedot, jotka olivat oikeita. Tämä tarkoittaa, dollari määrät kirjanpitoon voitaisiin luottaa, ja oletettiin ajantasaista ja oikeaa.

"Real" World ...

No, kun otin keinu syötin kirjanpitotiedot Tein ison "Slinky solmu" sotku ulos Peachtree kirjanpito tiedosto. Hups. En oppinut kuinka korjata minun kirjanpito yliopistolla. Se olisi ollut hyödyllinen! Opin mitä tiedän putoamasta reikiä ja kiivetä pois niistä.

Koska liiketoiminnan konsultti, näen paljon taloudellisia raportteja. Useimmat niistä on muutama "Slinky solmua" niitä ... tilejä, jotka ovat vain väärässä. Tiedot tilinpäätös on johtuisi tietojen syöttöä. Minun konsultointi työtä, aloitan auttamalla asiakkaani saavat KFP - tunnettu Taloudellinen asema. Mennään kirjanpidon oikea. Se on ensimmäinen askel. Sieltä voimme nähdä vaikutuksen toiminnallisten, markkinointi ja myynti käyttäytymistä. Hyvä uutinen on, että voit aina parantaa taloudellista tilannetta, kun tiedät, mitä se on. Olen sellainen kuin Super Nanny. Minä näy, me yhdessä siivota kirjanpito ja laitamme yksinkertaisia ​​järjestelmiä, rutiineja paikka auttaa sinua yöpyä KFP.

Joskus me puhdas tavaraa ja sitten se saa sotkuinen uudelleen. Aivan kuten Super Nanny, minä menen pois kun minun konsultointi vierailun. Se on jopa minun asiakkaille säilyttää järjestelmien me käyttöön. Voin aina palata ja olen usein auttaa puhelimitse. Kuitenkin avain majoittuessaan KFP on halu oppia tarpeeksi kirjanpitojärjestelmät syöttää tietoja oikein ja korjata asioita, kun he saavat paljaina ylös.

Jos olet omistaja erittäin pieni kauppa, voit voisi olla talouspäällikkö yrityksesi (sekä huoltopäällikkö ja markkinointipäällikkö ja Myyjä, jne.) Niin se menee. Jos unelma on isompi kauppa, rohkaistua että jokainen suuri yritys oli kerran vain kokosi. Tie ulos ... on kautta. Ota vastuu ja tehdä hyvää työtä kuin talouspäällikkönä. Lopeta etsivät maaginen ratkaisu (osuus keiju?), Joka hoitaa kirjanpidon puolestasi. Lue, miten tehdä se itse ja dokumentoida perusmenettelyt. Tämä auttaa sinua käsi pois kirjanpidon tehtäviä onnistuneesti.

suuremmat kaupat, joskus kirjanpito tullit saada luovutettu ...

• Talouspäällikkö
• Toimistopäällikkö
• Omistajan vaimo, äiti, tytär (muu sukulainen) B • Kirjanpitäjä
• Sihteeri
• "Girl Office"

Mikä tahansa nimi, jos olet se, joka on vastuussa taloudellisen informaation yrityksessäsi, olen täällä auttaa sinua. Seuraavassa on muutamia vinkkejä ja niksejä löytää ja vahvistamisesta "Slinky solmu" sotkut oman kirjanpito-ohjelma.

Financial Fix Vinkkejä ja vihjeitä ...

• Se on luultavasti SINUA. Kuulen usein jotain tämänsuuntaista, "Se määrä ei ollut siellä eilen. Sen on oltava QuickBooks ongelma." Outoa dollarin summan omassa tilinpäätöksiin on todennäköisesti hyvin yksinkertainen selitys. Joku, ehkä, kirjoittanut nämä tiedot. Jokaisessa kirjanpito ohjelma on veloitukset ja hyvitykset. Joskus veloitukset ja hyvitykset eivät ole näkyvissä käskyn näyttö. Sinun täytyy tehdä joitakin kaivamaan. Seuraa tiedonkulku yhteys siihen tuloslaskelma (alias Voitto & Loss tai P & L) ja /tai taseeseen. (Minun pitkän uran, on ollut vain 2 tapauksessa, kirjanpito-ohjelma oli korruptoitunut. Mahdollisuudet ovat ... olet ongelma. J Aloita ongelmaton kuvaamista tämän oletuksen.)

• Pysy ajan tasalla kanssa taloudelliseen raportointiin. Suosittelen viikottain tase ja tuloslaskelma. Jotkut urakoitsijat Tiedän saada päivittäin raportteja. Sepä hienoa! Kerran vuodessa vero aikaa vain ei aio leikata sitä. Hanki KFP ja suorittaa taloudelliset raportit vähintään kerran viikossa. Se on niin paljon helpompi löytää ja korjata virhe, joka tapahtui viime päivinä kuin yrittää jäljittää jotain typerä kuusi kuukautta sitten. Myös, voit korjata virheen kuluvan kuukauden. Se on parempi kuin ottaa avata uudelleen edellisen kuukauden ja säädä se. Kun olen "lähellä" kuukausi, en pidä avata uudelleen.

• Go rivi riviltä alas tase ja tuloslaskelma ja etsiä "outo" asioita. Jos olet juuri aloittanut tämän prosessin, voin auttaa. Tai, kirjanpitäjä voi auttaa sinua oppia, mitä on "outo" ja mikä on oikein. Mikä loistava tilaisuus häntä lisäarvoa teidän suhdetta. KFP tarkoittaa, että jokainen tili on oikea. Se heijastaa mitä sinulla on Varat, mitä olet velkaa velkojen ja mitä omistat oman pääoman. Myynti huomioon olisi sama mitä olet myynyt kyseisen ajan. Kulut tulisi heijastaa mitä olet kuluksi, että aikaa. Taloudelliset raportit tulisi olla nykyistä ja totta. Tässä lista "outoja" asioita, jotka saattavat tarvita vahvistamista ...

O dollarin summa, jonka on positiivinen, kun se oli negatiivinen viimeksi (tai päinvastoin.)

O negatiivinen Asset. (Ellei sitä Kertyneet poistot tai poistot. Nuo luvut ovat "contra" tilit ja tarkoituksena on vähentää arvoa liittyvät varat.)

O negatiivinen vastuu.

&lahko; Kiinnitä erityistä huomiota palkkahallinnon velkoihin. Suosittelen käyttäen palkanmaksupalvelu kuten ADP: n tai Paychex. Numero yksi syy: palvelu käsittelee vastuu, joten sinun ei tarvitse. Palvelu kertoo, mitä kassatarpeet on maksettava joukkueesi ja Uncle Sam. He tekevät veronmaksun sinulle. Päiväkirjakirjaus syöttää Palkanlaskenta on paljon helpompaa, jos sinulla ei ole seurata asianmukaisten velat ja maksut. Kiinnitin näyte JE syöttämiseen palkkalistoilla. Seuraa virtaus veloitukset ja hyvitykset. Voit luoda näyte liiketoimen palkkalistoilla menettelyä ja viite sen joka kerta annat palkanlaskenta.

O negatiivinen Myynti tili (ellei se ole Asiakkaan Palautukset tai alennuksia ... vastatilejä.)

O negatiivinen kululaskelma. Nyt tili saattaa näyttää outo, mutta olla oikeassa. Esimerkiksi, jos annat hyvityksen vakuutus se näkyy negatiivisena kustannuksella kyseisen kuukauden. Poraa alas ja varmista.

O tilillä, joka on hyvin erilainen kuin viime viikolla tai viime kuussa. Jos yhtäkkiä teidän Mainonta kustannuksellaan meni noin $ 2,500 kuukaudessa $ 300,000 tässä kuussa, siirry alas. Jotain on saattanut koodattujen.

O Pidä kirjanpitäjä auttaa sinua tekemään outoja asioita oikealla sopivalla Päiväkirjakirjaus tai peruuttamista merkintä.

O selvittää, miten se sai outoa, jos voit, ja päivittää tiedot merkintä menettelyyn. Kirjalliset menettelyt ovat avainasemassa majoittuessaan KFP.

o Jos et tiedä miten se pääsi outo, ainakin saada se oikealle. Jos se on pieni dollarin summa, luoda säätämällä merkinnän ja katsella varmista, että se ei saa outo uudelleen. Jos se ... käydä läpi edellisen viikon liiketoimia kyseisen tilin löytää merkinnän. Tämä on kirjanpitoalan rikostekninen!

o Jos teet näin kerran viikossa, saat läheisesti perehtynyt kirjanpidon ja dollaria määriä. Sinusta tulee asiantuntija mitä näyttää oikein ja mikä näyttää "outo" ja miten korjata outoja juttuja.

• Suorita tapahtuma rekisteri raportti ja etsiä veloitukset ja hyvitykset. Eri kirjanpito-ohjelmat kutsuvat tätä mietintöä eri nimillä. Etsi yksityiskohtaisesti koetaseen tai Pääkirja lehden löytää "sisua" jokaisen liiketoimen. Double kirjanpidon perustuu yleisen lain "mitä menee noin tulee noin." Jos jokin menee ylös, jotain muuta menee ylös tai menee alas vastaavalla määrällä. Veloitukset ja hyvitykset ovat mekaniikka kirjanpitojärjestelmään jotka aiheuttavat dollaria määriä mennä ylös ja alas ... ja taseen pysyä tasapainossa. On veloitukset ja ov takana jokainen tietojen syöttö -näyttö. Voit myös vaikuttaa tilit suoraan luomalla Päiväkirjakirjaus. Kiinnitin "huijata sheet" pankki- ja Credit sääntöjä. Olen viittaavat tähän useita kertoja viikossa.

• Etsi ennen ja jälkeen erot. Jos et ole varma, mitä tapahtuu tietyllä tietojen syöttö kohta, kokeile tätä:

O Suorita tase ja tuloslaskelma.

o Anna yhdestä liiketoimesta. Suorita tase ja tuloslaskelma uudelleen ja katso jos voit nähdä, missä dollaria määriä päätyi. (Varmista, ettei kukaan muu on kirjanpitojärjestelmä, kun teet tämän.)

o Tämä on katu fiksu tapa tutustua "perustaa" takana tietojen syöttöä näytön.

&bull ; Recode, poistaa tai kääntää tapahtuman? Se riippuu kirjanpito-ohjelma. Perus off-the-shelf ohjelma, kuten QuickBooks, MYOB tai Peachtree, voit porautua tapahtuman, joka on kiinteä ja recode sitä. Tai, voit poistaa tapahtuman kokonaan ja yritä uudelleen. Entistä kehittyneempiä toimialakohtaisia ​​ohjelma, kuten Successware, Ergos jne saatat joutua antamaan liiketoimi kääntää alkuperäisen tapahtuman ja sitten palata liiketoimi kunnolla.

• Ole varovainen oman alkuperäisen yritys perustettiin. Siellä on paljon kulissien takana kirjanpito on luotu. Jos kirjoitat Service myynti- ja dollarin summa on näy kuin huoltosopimus myynti voi olla "kohta" tai muu perustaa opetusta, joka lähettää tiedot väärään myynnin osuus. Mene yhtiö perustaa tai kohteet luettelosta ja tehdä joitakin tutkia. Selvittää oletuksena veloitukset ja hyvitykset ja jotka tilit ovat vaikuttaneet. Päivitä "perustaa" ja katso jos se korjaa ongelman.

• Hanki määräilevä kanssa ohjelmistonne joukkue. Soittaa apua, kun tarvitset sitä. Jos et ymmärrä, mitä he kertovat sinulle tehdä, kysy uudestaan ​​selkeämpää esitystä. Jos he haluavat korjata jotain sinulle, istua kuten he tekevät korjauksen jotta voit "seurata flow" veloitukset ja hyvitykset ja oppia kokemuksista. Mitä enemmän tiedät erityisesti taloushallinnon ohjelma vähemmän pelotella sinut mukaan kirjanpito prosesseja.

• Ole itsevarma kanssa CPA tai vero käsittelijä. Lopussa kunkin vuosineljänneksen vie aikaa varmistaa, että taloustiedot samaa mieltä taloudellisten tietojen CPA lähettää Setä Sam. Yhdessä tulla vuoden lopussa päiväkirjamerkintöjä tarvitaan tuo kirjanpito jopa tarkka.

• Oppia luottamaan intuitioon. Kuten ymmärrystä kaksinkertaisen kirjanpidon kasvaa, luota gut tunne, että dollarin summa on väärä tai "outo." Niin usein, minä auttaa jotakuta korjata "Slinky solmu" ja he vastaavat ", ajattelin, että voisi olla ongelma!" Jos sinulla on, että ajatus, seurata sitä ja katso mitä paljastaa.

Jos se on sinun vastuullasi saada taloudellinen "Slinky solmu" Uudenkaupungin, hengittää syvään ja tietävät tämän: Voit tehdä sen. Saatat tarvita apua. Ota yhteyttä jos sinusta tuntuu ylityöllistettyjä ja me perustaa aikaa käydä puhelimessa. Tämä kirjanpito tavaraa ei vain ole niin kova kun opit mongerrus ja kirjanpidon perusasiat. Yksi älykkäin talousjohtajat Tiedän työskentelee 8. luokkien opetusta.

Kun saat kahva niitä, voit siirtää kirjanpidon tehtäviä. Se on siunaus tehneen osuus itse, koska et koskaan pidä panttivankeina oman kirjanpitäjä (tai "tyttö toimistossa.") Voit valmentaa joku on jopa parempi kuin olit peruskirjanpidon tehtäviä. Ja ymmärrätte tase ja tuloslaskelma niin paljon parempi kokemus.
.