Yhdenmukaistaminen Asiakirjan säilyttäminen ja riita Hold strategiat on avain puolustettavissa Data Deletion

Siitä hetkestä lähtien me istua alas meidän työpöytä meidän viime Smartphone tarkistaa ennen nukkumaan, olemme jatkuvasti muistutetaan valtava määrä sähköpostien ja tiedot ohjataan meitä. Vuonna 2010 keskiarvoja osoitti, että noin 294 miljardia sähköposteja lähetettiin kunakin työpäivänä. Tilastot vuodesta 2011 osoittavat, että tyypillinen liiketoiminta sähköpostitili lähettää tai vastaanottaa keskimäärin 105 sähköposteja päivittäin. (&Ldquo; Kuinka paljon tiedät Sähköposti? &Rdquo; www.dynamicbusiness.com.au 1. syyskuuta 2011) Lisää vaikea määrittää ovat yrityksen sähköisten asiakirjojen (raportit, taulukot, wikit, SharePoint merkintöjä, MS Office-asiakirjoja, jne .), koska määrä näiden riippuu yritys- ja teollisuuden pystysuora. Kuitenkin, trendi on selkeä ja tämä alati kasvava aalto tietojen on – tai pitäisi olla – valtava vaikutus henkilötietojen säilyttämistä ja riita pito strategioita, erityisesti ottaen huomioon bottom line.

Tietojen tallentaminen on kallista näin suuressa mittakaavassa ja on suora yhteys kustannukset riskienhallinnan, erityisesti yrityksille, jotka altistuvat riita tai valtion sääntelystä. Täysimittaiseen jalostus, lue ja tuotannolla voi olla riita kustannukset $ 2,70 $ 4,00 asiakirja. (Degnan D. Kirjanpito Kustannukset Electronic Discovery. Minnesota Journal of Law, Science & teknologia. 2011; 12 (1): 151-190.) Vaikka kukaan ei halua riskeerata seuraamuksia pilaaminen, selvästi se on yritys &' ; s paras etu defensibly vähentää miljoonia asiakirjoja, jotka ovat usein tarpeettomasti säilynyt. Paitsi että tämä käytäntö alentaa riita luovuttamalla tietoja, jotka ovat joko vanha, hyödytön tai ei yrityspalvelujen, se myös lieventää joitakin riskejä ja kustannuksia, joita saattaa aiheutua tarpeetonta säilyttämistä mahdollisesti haitallista tietoa vielä esitetyksi tai odotettavissa riita.

kohdistaminen yritys &'; asiakirjassa säilytyskäytäntö sen riita pidä strategia voi olla haaste, kun kilpailevien etujen olemassa. Saavuttaakseen kustannusoptimaalinen tasapaino näiden kahden suunnitelmia, lakiasiat ja IT-osastot on koordinoitava paremmin toimiaan. Riskienhallinta voi olla lopullinen tavoite molempien osastojen, mutta niiden näkökulmia eroavat riitä, että he eivät useinkaan arvostamaan toisiaan &'; n osuus toteuttamista tämän tavoitteen. Jotta voidaan muotoilla ihanteellinen asiakirja säilytyskäytäntö, nämä yksiköt täytyy luottaa toisiinsa &'; asiantuntemusta.

Kaikki asiakirjojen säilytyskäytäntöjä ovat valvonnan alaisia, jos riita tai valtion asetus tulee yhtälö. Tämä taso valvonnan perustuu kohtuullisuuteen Standard – on sinun asiakirja säilytyskäytäntö “ kohtuullinen &"; organisaatiosi &'; tarpeisiin ja altistuminen riita tai asetuksen? Arvioida tämän kynnyksen kohtuullisuuden, organisaatio tarvitsee kysyä itseään joukon kysymyksiä yritysten tarpeita, velvoitteita, alan standardeja, ja altistuminen riita. Vastatessaan näihin kysymyksiin, oikeudellinen haluavat kuulla IT. Samalla se täytyy luottaa Legal suhteen, minkätyyppisiä asiakirjoja suoritettava erikoiskoulutus säilytyskäytäntöjä.

asianmukainen asiakirja säilytyskäytäntö myös ottaa huomioon perussäännön rajoituksia tai lainsäädännön vaatimuksia, jotka hallitsevat säilytysajat tiettyjen asiakirjoja. Kunkin asiakirjan, mukaan lukien sopimukset, henkilövahinko /tuotevastuu, vero, Sarbanes-Oxley, EPA ja OSHA liittyvät asiakirjat olisi säilytettävä ja hävitettävä sen mukaisesti. Esimerkiksi riippuen toimivaltaa, ajanjakso, jonka aikana sopimus riita voidaan tuoda vaihtelee kolme-kaksikymmentävuotta mitattuna alkaen rikkomisen. Kuitenkin useimmat sopimusriidat tuodaan voimassaoloaikana kyseiseen sopimukseen tai vain päättymisen jälkeen, jolloin yritykset voivat suppeasti räätälöidä sopimus koski asiakirja säilyttämistä. Paras asiakirja säilytyskäytäntö on myös menettelyt koskevat varmuuskopiointi nauhat ja muut syvemmän arkiston varastointi, koska korkean kustannukset tunnistaa, päästä ja tuottaa tiedot näistä.

Milloin painopiste siirtyi asiakirjasta säilyttäminen ja velvollisuus esittää riita pitoon paikallaan? Velvollisuus säilyttää kiinnittyy kun puolue on ensimmäinen laittaa ilmoituksen mahdollisia riita. &Ldquo; Kun osapuoli kohtuudella ennakoi riita, se on velvollinen keskeyttämään rutiini asiakirja säilyttämistä /tuhoamisen politiikkaa ja toteuttaa &'; riita pito &'; säilymisen varmistamiseksi, että asianomaiset asiakirjat. &"; Goodman v. Praxair Services, Inc., __ F.Supp.2d __, 2009 WL 1955805 kello * 14 (D.Md. 07 heinäkuu 2009) (lainaus Zubulake IV, 220 FRD 218). On joitakin ilmeisiä (ja lisää hienovarainen) “ liipaisutapahtumia &"; jotka voivat edellyttää riita pitoon. Haasteita, tuomioistuin määräsi tuotanto, saatuaan prosessin tai kantelun ovat selkeitä indikaattoreita, että sinun ja organisaatio on velvollisuus säilyttää asiaa koskevat tiedot. Lisäksi uhkia riita työntekijä, asiakas, tai sopimuksen kumppani, kuten kysynnän kirjeitse tai sähköpostitse, myös velvoittaa yritys turvata olennaiset tiedot vastaan ​​pilaaminen. Valitukset työvoiman liittyvissä asioissa työntekijä, kuten vihamielinen työympäristö, seksuaalinen häirintä, ja ikäsyrjintä myös käynnistää riita pidossa liittyvien, asiaan liittyvät asiakirjat.

riita pito prosessi voi olla erittäin vaikeaa, aikaa vievää , ja kallis toteuttaa täysin löytö sääntöjen ja oikeuskäytännön. Onneksi yhdessä leviämisen sähköisesti tallennettuja tietoja viime vuosikymmenen aikana, useita Software as a Service (SaaS) -ratkaisut ovat käytettävissä avustamaan tämän hankala prosessi. Nämä työkalut auttavat ulkopuolella neuvoja ja talon Päälakimies nopeasti lähettää riita pito muistioita asianmukaiset omaisuudenhoitajien ja sitten seurata hyväksymistä pitoon tapaukset.

Collaboration, kohtuullinen käytännöt ja toimintatavat, ja vaihtelevia säilytysajat eri asiakirjat ovat kaikki väline ennaltaehkäisevästi vähentää yrityksen &'; s riita viettää. Paitsi että kustannukset varastointi vähenee, mutta kun tulee aika tarkistaa ja tuottaa näitä asiakirjoja, yrityksesi on todennäköisesti kokea merkittäviä säästöjä. Edelleen tehokkuuden maksimoimiseksi, yhtiö voi sisällyttää uusia teknologioita, off-asettaa pelottava tehtävä noudattamiseen oikeudellinen pitoon. Vaikka jatkuva virta sähköposteja, raportteja, taulukoita ja muita tietoja, hallintaa oman asiakirjan säilyttämistä ja riita pito täytäntöönpano ei tarvitse olla ylivoimainen.
.