Miten säilyttää kirjanpitoa Organized

Ihmiset vain on liian paljon paperia käsitellä – vaikka tietokoneet olivat auttaa meitä tällä alueella – se vain ei ole tapahtunut useimmille meistä. Aion tarjota sinulle nopeita vinkkejä, joiden avulla pitääkseen kirjanpitoa ja kuitit järjestetään ympäri vuoden.

1. Kuukauden liiketoimet. Olen huomannut, että tämä järjestelmä toimii hyvin monien pienten yritysten omistajat. Luo kansioon tammikuusta joulukuuhun. Pidä kaksi kuukautta työpöydällesi (tammikuu – helmikuussa, huhtikuussa – toukokuuta) alueella, joka on helppo päästä – värillinen kansioita todella auttaa myös. Kun teet online ostaa, tulostaa kuitin ja aseta se kansioon merkitty kyseisen kuukauden. Sama pätee näiden tiemaksujen tulot tai lounaan ostit kun tapasit potentiaalista asiakasta. Kun luottokorttisi tiliotteessa tulee, ja kun olet maksanut laskun, aseta julkilausuma yhdessä teidän kuukauden lopussa pankin lausuman kansioon. Nyt voit joko lähettää tiedoston kirjanpitäjä tai jos olet nimetty kirjanpitäjä, kun olet sovittanut tilit tiedosto valmistunut kuukausi pois tiedoston kaappiin.

2. Asiakkaan laskut. Kun asiakas lasku valmistetaan, tulostaa ylimääräinen kopio ja tiedoston sen laskun tiedoston merkitty kyseisen vuoden. Lopussa vuoden joudut kirjaa kaikista tuloista olet laskuttaa. Jos tietokoneen kiintolevy kaatuu, ainakin sinulla on ennätys verotuksessa.

3. Mittarilukema Log. Voit helposti luoda mittarilukema lokin Excel seurata matkoja asiakkaalle kokouksiin, käynnissä paikalliseen toimistoon tarjonnan tallentaa ostaa mustepatruunan että loppui juuri tai ehkä ajaa postilta postikulut tai postitus ehdotuksen uusi asiakas. Emme voi &'; t unohtaa verkostointitapahtumien että olet läsnä osana oman tehostettava markkinoinnin suunnitelma. Taulukkolaskenta pitäisi olla sarakkeen päivämäärä, matkamittari alku /loppu, yhteensä mailia, ja kuvaus.

4. Kulukorvaukset. Niille käteismaksuja teemme koko vuoden – kahvia lentokentällä, tietulleja maksetaan kokoukseen, tai nopea lounas seminaarissa, pitää nämä kuitit värillinen kirjekuori merkitty vuosi ja seurata kustannuksella Excel. Voit sitten kokonais joko kuukausittain tai neljännesvuosittain ja korvattava itseäsi ne kulut. Muista käsi pois kuitit ja taulukkolaskenta teidän kirjanpitäjä vuoden lopussa.

5. Tax File. Luo vero tiedostokansio alussa jokainen uusi vuosi. Koko vuoden, aseta verotusalan kustannuksella kyseisessä tiedostossa kuten lääketieteen kuitit, lääkemääräykset, kuukausittain tai neljännesvuosittain investointien lausuntoja, kiinteistövero laskut, ja vuoden lopussa pankkikorot lausuntoja. Lopussa vuonna, kun olet kerätä paperityötä teidän kirjanpitäjä, suurin osa tiedoista on jo siellä teidän kirjanpitäjä ja voititte &'; t olla miettimättä, jossa voit sijoittaa veronpalautuksen ilmoituksen saamasi huhtikuussa.

6. Tiliotteita. Niille, jotka eivät saa kuukausittain tiliotteet postissa, ehdotan luot tiedoston kansio tiliotteet tietokoneellesi. Joka kuukausi, lataa tiedosto pankkien verkkosivuilla ja tallentaa tämän kansion. Voit perustaa kansio salasanalla suojattuja tiedosto, jos muut ihmiset käyttävät tietokonetta. Lopussa vuoden, polttaa kaikki kuukausittaiset lausuntoja CD- ja tallentaa teidän tuloveroa vuodelta. Useimmat pankit vain pitää 18 kuukauden lausuntoja, jotkut vain 12 kuukautta niiden palvelimella. IRS vaatii sinua pitämään 7 vuotta tiliotteiden tapauksessa tarkastuksen. Kun CD on luotu, voit poistaa tietokoneelta ja luo uusi kansio uutta vuotta.

Toivottavasti löydät näitä vinkkejä apua ja pian ei tunne niin ylityöllistettyjä alussa uusi vuosi yrittää saada kaikki tiedostosi, jotta veron valmistelu. Jos olet kiinnostunut saamaan tietojensäilytysmenettelyjen Aikataulu että IRS suosittelee yrityksille, lähetä sähköpostia minulle [email protected] ja mielelläni toimittaa sen pitkin teitä.

Hyvää järjestäminen!
.