Useimmat ihmiset näinä päivinä, pysyä mukana päivittäin hyökkäystä sähköpostin on suuri haaste. Itse asiassa, asiantuntijat arvioivat, että sähköposti on lisännyt ylimääräinen 1,23 tuntia keskimäärin henkilön työpäivä ( E-kirjoittaminen: 21st Century Työkalut tehokkaan kommunikoinnin
Diana Booher; hallitseminen Sähköposti
Christina Cavanagh). Jos kerrot 1,23 tuntia 5 päivää 52 viikkoa, keskimääräinen henkilö on menoja 320 tuntia vuodessa ylimääräistä aikaa käsittely sähköpostitse. Vau! Se on paljon käytetty aika sähköpostia. Ja asiantuntijat arvioivat, että menetetty aika sähköpostiin on aiheuttanut työntekijöiden ajella aikaa muualla, jolloin tuottavuus räsähdys.
mukaan Wall Street Journal
, keskimääräinen Yhdysvaltain työntekijä kuluttaa jopa neljä tuntia päivässä lähettää ja vastaanottaa sähköpostia. Kyseisen neljä tuntia, on arvioitu, että yhden tunnin joka päivä kuluu 36 prosenttia sähköpostiviestit, jotka ovat joko merkityksettömiä tai merkityksellisiä mutta eivät vaadi vastausta.
Joten miten sinun selviytyä päivittäin sähköpostia hyökkäys? Seuraavat vihjeet auttavat sinua hallitsemaan virtaa sähköposti:
Sammuta sähköposti hälytykset ja kehottaa kautta sähköpostin asetukset työkalu. Monet ihmiset ovat hälytyksiä ja kehotteita asettaa soimaan muutaman minuutin välein saapuessa sähköpostin heidän postilaatikkoon. Nämä jatkuvat keskeytykset tekevät ihmiset reagoivat kuin Pavlovin koirat joka kerta kun he kuulevat "Sinulle on postia" säestää. Sammuttaminen merkkiääni pitää sinut keskeyttämästä mitä olit tekemässä lukea sähköpostin keskellä muiden hankkeiden.
Suunnittele lukemista ja vasteen sähköpostin päivittäisen aikataulun. Luo ennakoiva tapa hoitaa sähköpostitse perustamalla kertaa teidän päivä omistettu sähköpostitse. Älä tarkista sähköposti ensimmäinen asia aamulla, tai olet vaarassa tulla reaktiivista. Sen sijaan, viettää ensimmäisen tunnin työskentelevät tärkein projekti tai suunnittelet päivä.
Arvioi aikaa vietät sähköposti nyt, ja leikkaa että aikaa puoli. Määräajat yleensä tehdä useimmat ihmiset tehokkaampia. Haluat ehkä viettää puolet jaetaan sähköpostin aikaa aamulla, ja toinen puoli lounaan jälkeen tai ennen olet lopettanut päivän. Aikaraja pakottaa priorisoida. Sähköpostit, jotka eivät saa vastata eivät todennäköisesti ole niin tärkeää ja näin ollen poistaa, tai arkistoidaan kansioihin myöhempää käyttöä varten.
Luo sähköpostiviesti kansiot, ja kanavoida sähköpostitse. Luo kansioita sähköpostijärjestelmää että peili paperi arkistointijärjestelmä vahvistaa säilytys ja haku tärkeitä tietoja. Lisäksi, luoda kansioita heijastaa Aktiivisia projekteja ja muuttaa sähköpostin asetukset suoraan sähköpostin, joka sisältää hankkeen liittyvää kieltä kuin kansioita postilaatikkoosi. Lisäbonuksena: monet sähköpostijärjestelmät asettaa rajoja postilaatikkoon kokoa, mutta ei kansioon.
Käytä tietokoneen varastointi kansioita. Sähköpostiviestejä, jotka on säilytettävä pidemmän aikaa, luoda sähköinen arkistointi kaappi, sähköinen kansioita luokkien nimet, jotka vastaavat fyysinen tiedostoja. Käytä Word tai mitä tahansa järjestelmää yhtiö hyödyntää ja varmuuskopioi usein.
Tallenna viimeisimmän vain. Poista aikaisemmin merkkijono sähköposteja ja pidä vain kaikkein nykyinen välttää säästää tarpeettomia sähköposteja.
Vain tallentaa liitteen. Jos sähköpostin on liitetiedosto ja että on kaikki mitä tarvitset, vain tallentaa liitteen.
ohjaamaan sähköpostin vaihto. Ihmiset usein tuntevat on vastattava sähköpostiin heti. Vie aikaa harkita vastauksesi ja hidastaa virtausta sähköposti välitöntä vastausta, jos tarpeeton.
olla lähettämättä merkityksetön sähköpostitse. Varo lähettää sähköpostia vain koska se on nopea ja kätevä. Sovelletaan samoja sääntöjä sähköpostin säännöllinen kirjeenvaihto - jos se ei ole sanottavaa, älä sano sitä.
Luo malleja. Jos lähetät usein saman tyyppisiä sähköpostiviestejä, luoda malleja, joita voit käyttää yhä (muuttamalla vain yksityiskohtia joka kerta).
Luo sähköposti rituaali. Joka perjantai ennen kuin lähdet toimisto, armoton noin poistaa sähköpostiviestejä ei enää tarvita, mikä säästää niitä tarvitset viikon tai kauemmin omat kansiot, säästää ne sinun enää Word, ja tarkistaa ne, omat kansiot poistaa kaikki ei enää ole tarpeen. Tee tämä viikoittain tapa ja sähköpostin on paljon helpommin hallittavissa. Voit myös tehdä saman lopussa joka päivä, jos niin haluavat.
Monet ihmiset tuntevat edellä vinkkejä, mutta harvat todella toteuttaa niitä, jolloin ne on reaktiivinen eikä proaktiivinen. Järjestää sähköposti, kuten mikä tahansa järjestää käyttäytymistä, voit olla tuottavampia ja paremmin hyödyntää aikaa ja energiaa. Joten lopeta hulluus, ja mitä se tekee hallita sähköpostiisi. Muista, sähköposti on tarkoitus olla sähköisen viestinnän työkalu, joka auttaa sinua, ei ajaa sinua hulluksi.
.
järjestäminen ja opetella järjestämään
- Järjestämällä Helppo tarkistuslista varautua Kun Emergency Strikes
- Sotkua 101: toimiin vähentää sotkua Good
- 10 Hyödyllisiä vihjeitä Valmistautuminen Your First Newborn
- Toimisto Organisaatio: 5 Steps perustamista ydin Systems
- Fall Kodinhoito Tips
- OrganoGold Uncovered
- Online CNA Kurssit on ilo ilmoittaa käynnistää niiden website
- *** Kevät Siivous yhden viikonlopun: Miten It
- Siivoustarvikkeet: Organisaation strategiat että Work
- Yritetään saada järjestetty? Ota se "linnun Bird'