Käytännön Paper Management

johtaja, joka haluaa saada hänen ympäristön ja työelämän hallinnassa tulee sijoittaa useisiin yksilöidyt paperi- hallintajärjestelmiä. Taju liiketoiminnan henkilö arvostaa hänen aika, ja laskee kustannuksia hukkaan aikaa etsimällä puuttuvien asiakirjojen.
Keskimääräinen toimeenpaneva jätteet tunti päivä etsii tärkeitä papereita, yhteensä yli kuusi viikkoa vuosittain. Perustuu $ 40,000 vuosipalkasta, kustannukset tämä haku on $ 5,000. (1) B Välilliset haitallisia kustannukset (joka lopulta maksaa rahaa tai mahdollisesti työpaikka) ovat seuraavat:
Vaurioituneet uskottavuutta
Henkilökohtainen stressi
Ihmissuhteet jännitystä
Vähentynyt toimivaltaan
Epäluottamus
Esteenä tuottavuus
Kaikki resurssit ovat lahjoja hoidettava tarkoitukseen. Tämä sisältää aikamme, ympäristömme, meidän omaisuutensa, ja jopa asiakirjoja että ennätys ja heijastavat elämän toimintoihin. Se on harvinainen henkilö, joka on kokonaan haltuunsa niiden ympäristö, aikansa, ja niiden paperin. Virtaus, talteenotto, ja haku paperin aiheuttaa enemmän ahdistusta ja hämmennystä ihmisiä kuin mikään muu alue järjestää tarpeen.
Itse asiassa jokainen asiakas, jonka kanssa työskentelen tarvitsee apua hoitamiseen paperi, vaihtelevasti. Jotkut tarvitsee vain järjestelmä kaapata heidän saapuvan paperi. Jotkut puuttuu arkistointijärjestelmä, joten pysyvä paperit ei ole määränpää. Me kasa koska meillä don &'; t tiedosto.
Mieti aikaa vietät Perustetaan toimivia paperi liittyvien järjestelmien investointi järki. Se maksaa $ 30 oikein jättää asiakirja, $ 120 ylimääräistä työvoimakustannusten jos asiakirja on misfiled, ja $ 250 uudelleen menetetty asiakirja. (2) B-Yritysmaailmassa, I &'; ve havaittu, että on olemassa ainakin neljä paperi hallintajärjestelmät asiakkaani näyttävät tarvitsevan. Ne sisältävät paperi- käsittelyjärjestelmä, nykyinen tai vireillä hankkeita järjestelmä, siirtämisestä tai edustaja järjestelmä, ja arkistointijärjestelmä. En voi korostaa tarpeeksi tärkeää räätälöintiä kunkin järjestelmän rooleihin, ajatusmalleja, tavat, ja työ tyyli kunkin asiakkaan. Olen laajasti haastatella kunkin asiakkaan omassa ainutlaatuisessa ympäristössä löytää omiin tarpeisiinsa. Järjestelmät, jotka otetaan käyttöön ovat osaltaan esteenä henkilö &'; tuottavuutta, ja voivat lopulta luovuttiin. Järjestelmät, jotka ovat intuitiivisia yksittäisten ovat helppo asiakas käyttää ja ylläpitää.
1. Toteuta Paperi Processing järjestelmä
järjestelmä antaa sinulle paikka esilajitella sähköpostin ja saapuvan paperi. Se on yleensä parasta, jos se on luokiteltu kannekelpoinen kohdetta (TEHDÄ, lukea, TIEDOSTOON päättämään, kutsumaan jne). Kuitenkin jotkut ihmiset ovat enemmän paikallisesti suuntautuneita, ja heille, otan ajankohtainen paperi käsittelyjärjestelmän rakentuu niiden erityiset roolit (taloudellisia, hallinnollisia, markkinointi jne) Kyseinen järjestelmä olisi sijaitsee työpöydällä, hyvin lähellä käyttäjä ja voi kestää useita muotoja, riippuen tarpeista, ympäristö, ja visuaalinen toleranssit käyttäjä.
2. Perustaa Nykyinen tai Vireillä järjestelmä
Jokainen tarvitsee paikka laittaa paperit, joihin ne viittaavat usein. Se doesnt &'; t järkevää laittaa nämä “ kuuma &"; paperit osaksi arkistointijärjestelmä, jossa he asuvat keskuudessa pitkän aikavälin tai viittaus papereita. Nämä paperit voivat olla nykyisten hankkeiden että on mentävä odotuskierroksessa kunnes päätös on tehty. Tämä järjestelmä olisi räätälöitävä yksilön, ja sen paperit ovat erillään tehtävälistaa, että on yleensä useita vaiheita, useita kohteita, tai toistuva tarve saada tietoja.
3. Luo Lisätietoja tai edustaja järjestelmä
Yritysjohtajat yleensä kumppani työnantajan, ikäisensä, ja alaisten, ja on tarve kommunikoida monella tasolla näiden tahojen kanssa. Toinen järjestelmä tarvitaan kaapata tietoja ja paperi liittyvät nämä ihmiset ja kaikki yhteistyöympäristöt. Sen sijaan, jatkuvasti itsensä keskeyttämättä, joille aika johtajan tulee kaapata sähköpostit, artikkeleita, tarkasteli asiakirjoja, ja muut tiedot, jotka liittyvät näiden ihmisten tai yhteistyöhankkeita, ja laita se yhteen paikkaan myöhemmin siirtää henkilö. Katso paperit ovat ne, jotka liikkua ylös tikkaita työnantaja tai sivusuunnassa ikäisensä. Valtuutettu paperit ovat ne, jotka voidaan periytynyt – tai delegoitu – joukkueen pelaajia. Tämä järjestelmä on myös erinomainen syömällä kokouksen tiedot, erityisesti toistuvia henkilökunnan tai osastojen kokouksissa.
4. Perustaa pysyvä Viite arkistointijärjestelmä
Mikään järjestelmien edellä kestää jos paperit poimittu niistä pysyviä ei ole pysyvää “ kotiin. &Rdquo; Yksi suurista virheistä ihmiset voivat tehdä on laiminlyödä tätä osaa paperin hallintaa, luultavasti koska se vie pisimmän perustaa, ja vaatii monia päätöksiä. Paperi nukka-up on oire myöhässä päätöksiä.
Asianmukainen arkistointijärjestelmä otetaan huomioon toimeenpanovallan &'; s roolit ja ovat yksinkertaisia ​​ylläpitää. Se luodaan ympärille ainoastaan ​​tiedot, jotka toimeenpaneva vastaa, kun taas muut asiakirjat siirretään tai ulkoistaa.
Toimeenpanevan &'; s roolit ja materiaalit, suuret luokat (3-6 on paras) tullaan löydetty. Kussakin kategoriassa alaluokkia havaitaan, ja yksittäisiä asiakirjoja löytää kodin sisällä alaluokkaan, sisällä luokka.
Hakemuksen yleensä on perustettu tiedoston takit ja /tai roikkuu tiedostoja, mutta sen ei &'; t on olla. Se voidaan sijoittaa sidonta, pystysuorilla desktop-tiedostot, harmonikan tiedostoja, kannettavissa säiliöissä, tai lukemattomia muita mahdollisuuksia.
Tiivistelmä
Kun ajattelee sitä, meidän paperi kuvastaa henkilökohtaista ja ammatillista toimintaa. Se dokumentoi saavutuksista, hankkeita, ja tavoitteet. Kun meidän paperi on jalostettu ryhdytään, ja varastoidaan, alamme hyötyä meidän investointeja. Paitsi että meistä tulee paremmin itsensä johtajia, mutta me tulee myös kunnioitetaan enemmän, ja yhteistyöhön työkavereiden kanssa. Voimme laittaa käsiimme, mitä haluamme, kun me haluamme sitä. Me ajatella selkeämmin meidän roolit ja vastuut. Tämän seurauksena, alamme tehdä valintoja että kunnioitamme painopisteitä.

Alaviitteet
(1) Chicago Sun Times, 11 marraskuu 2000
(2) Toimisto World News, syyskuu, 1996

Vicki Norris
© palauttaminen Tilaa ® 2002
.