Tuottavuus Valmennus - Sähköposti Tehokkuus & Etiquette

Ehkä eniten käytetty ja väärin viestintävälineenä olemassa tänään on sähköpostiosoite. Kykymme työskennellä tuottavasti olisi vähentänyt dramaattisesti jos me didn &todellisten tuloste; t on pääsy sähköpostiin. Kuitenkin, koska meillä on pääsy sähköpostiin elämäämme keskeytyy jatkuvasti, usein hyödyttömiä paloja tiedot.

Avain saada irti sähköposti tekee varmasti löytää järjestelmä, joka auttaa sinua pysymään päälle asioita asianmukaisesti ja myös suodattaa ei-tärkeitä kohteita, jotka voivat aiheuttaa voit switchtask.

Seuraavassa on muutamia sääntöjä thumb TimeGym asiakkaat ovat löytäneet erittäin hyödyllistä tehdä sähköpostitse siunaus eikä kirous:

1. Kopio tai CC säästeliäästi
. Kuulin äskettäin työntekijä pahentaa hänen pomo pisteen hänen saada potkut. Yksi tottumukset hän oli ollut lähes aina kopio hänen pomo lähetettäessä sähköpostia – ehkä yrittää näyttää kiireinen. Kun lisäät ihmisiä kopion, varmista että tiedot on todella arvokas pintansa ja on tarpeen, jotta ne tehdä työnsä kunnolla. Jos et tarvitse päivittää työkaveri siitä mitä olet tehnyt, tallentaa sen viikoittain sähköpostiviestin sulattaa tai henkilökohtaista kokouksessa.

2. Ole hyvin varovainen käyttämään “ Vastaa Kaikki &";
. Vastaa Kaikki painike lähettää sähköpostia vastauksen kaikille “ Voit &"; ja “ SERT &"; Luettelo alkuperäiseen sähköpostiviestiin. Yleensä vain lyödä “ Vastaa Kaikki &"; kun sähköposti oli tarkoitus olla ryhmäkeskustelu, ja vain, jos vastaus on arvokas ja merkityksellinen joka toinen sähköpostiviestissä luetellut. Muuten olet vaarassa tukkeutumisen sähköposti postilaatikoihin muita, jotka eivät tarvitse tai halua nähdä vastaustasi.

3. Käytä “ Blind Carbon Copy &"; tai “ BCC &"; koostuvien ryhmien
. Olemme kaikki saaneet hauska tai heartwarming sähköpostitse toimitettu meille rakkaansa. Jos kuitenkin päätät ehdottomasti ei voi vastustaa lähettää kuvan kissanpentu pukeutunut Kapteeni Jack Sparrow, muista lähettää sen ulos vastaanottajille käyttäen “ Piilokopio. &Rdquo; Tämä suojaa sähköpostin identiteettien saaneiden sähköpostin ja auttaa minimoimaan roskapostin.

4. Rajoita viestejä sähköpostilla
. Oletko koskaan lähettänyt sähköpostia joku joukon kysymyksiä vain löytää ne vastasivat vain kolme seitsemäntoista pisteitä vaivalla kattaa? Aina muistaa tämä laki sähköposti: lyhyempi sähköpostin, sitä todennäköisempää on luettava.
Yrittää rikkoa eri käsitteitä eri sähköposteja. Jos sinulla on useita viestejä yksi sähköpostiosoite, yritä rikkoa niitä lyhyiksi pieni ajatuksia. Ainakin, muista käyttää bullet pistettä tai kappalevälit eri käsitteitä.

5. Käytä tehokas aiherivit
. Usein näen aihe linjat, jotka ovat tyhjiä tai eivät liity lihan sähköpostitse. Vaikka tämä saattaa vaikuttaa nopeasti tai nokkela, se aiheuttaa ongelmia myöhemmin kun vastaanottaja yrittää etsiä keskustelun. Huonosti kirjoitettu aihe linjat myös vaikeuttaa henkilön vastaanottaa sähköpostia ymmärtää, mihin toimiin ne täytyy tehdä. Ole erityisen tietoinen aiherivi jos sähköpostia keskustelu muuttuu tietenkin. Jos keskustelu siirtyy mainoskampanjan tekemään uusi vuokraus, hetki muuttaa otsikkokenttään. Tämä auttaa sinua ja lukija välttää sekaannuksia ja tehdä sähköpostin haku helpompaa tulevaisuudessa.

6. Jätä historia sisällä sähköpostiisi.
Jotkut ihmiset haluavat poistaa osoittaa edellisen henkilö &'; s sähköpostia historian, ehkä yrittää vähentää sana sotkua. Ongelma on tämä vaikeuttaa joku seurata lanka keskustelun. Esimerkiksi, jos kirjoitat takaisin sähköpostitse lyhyt vastaus kuten “ kuulostaa hyvä idea &"; mutta ei ole ollut keskustelun siitä tulee hyvin vaikeaa, että vastaanottaja tietää tarkalleen, mitä olet viittaavat. Vastaanottaja sitten voi olla uhrata ylimääräistä aikaa ja vaivaa mennä sähköpostiaan historiaan, ja paikantaa mikä ajatus oli ne lähetetään ensimmäinen paikka. Vaikka se saattaa näyttää sekavalta, jätä aina historiaa ja älä poista lähettäjän &'; aiempaan sähköpostia.
.