Running Mielekäs Meetings

Kuten tiedätte, ei ole mitään tylsempää kuin istua läpi kokouksessa, että on turha tai epätarkka. Se &'; s yhteinen aika tuhlari. Kokoukset ovat myös hyvin kalliiksi aikaa ja tuottavuutta. Joten jos Käytät uudelleen kehotettu juosta kokoukseen, ensimmäinen kysymys sinun pitäisi kysyä itseltäsi on, “ Onko tämä kokous todella tarpeen vai voinko suorittaa mitä on tehtävä entistä tehokkaammin &" ;? Jos sinulla on parempi vaihtoehto, käytä sitä. Tänään Sähköposti, faksit, konferenssi puhelut, puhelinkokous, ja tietoverkkoja, sinulla on useita vaihtoehtoja. Mutta jos Käytät ve päätti, että henkilökohtaista kokouksessa on paras valinta, sitten suunnitella tulevaisuutta huolellisesti.

Ennen kokousta, sinun täytyy asettaa tavoitteita. Mikä on se, joka on päätetty? Mikä on paras mahdollinen lopputulos tästä kerääminen? Kirjoita tavoitteesi niin sinulla on ne käsillä.

Haluatko yhden kokouksen tai useita kokouksia suorittaa oman aikeista? Mitä valmistelu ei osallistujien täytyy suorittaa etukäteen? Haluatko nimetä ennalta kokouksen työryhmän tai hankkia tiettyjä asiakirjoja tai on osallistujia Sähköposti sinun asialista ideoita tai ongelmia voidaan ratkaista? Historiallisesti, miten tuottava ovat tapaamisia tämän ryhmän olleet? Mikä tyyli kokous toimii parhaiten tämän ryhmän kanssa?

Kokoukset on tarkoitus olla ajatustenvaihtoa ja /tai tietoja. On yleensä viisi tarkoituksiin kokouksia: ilmoittaa, juna, innostaa, ratkaista ongelmia, tai ratkaista konflikteja. Mikä on tarkoitus sinun kokouksen? Onko realistista käsitellä usean tarkoituksiin tämä kokouksessa?

Toiseksi vie aikaa analysoida osallistujille. Huomioon kaikki ihmiset, joiden pitäisi osallistua tähän kokoukseen ja miksi. Enemmän osallistujia usein pidempään kokouksia, joten pidä luetteloa minimiin. Mutta myös varokaa seurauksista näkymät ihmisiä, jotka pitäisi olla siellä. Arvostelu henkilökunta luettelosta, että olet kutsunut kaikki avainhenkilöt.

Jos he ovat vieraita, seuraa yleisö analyysi ohjeita, joiden avulla voit valmistautua. Jos osallistujat ovat ihmisiä tiedät, niin mieti, miten ne vaikuttavat toisiinsa. Onko suunsoittaja ryhmässä, joka häiritsee kokouksia pitkä monologeja? Jos näin on, olet vastuussa puuttua konsernin &'; s puolesta. Onko se hiljainen ryhmä? Sitten, suunnittelu toimintaa saada ihmiset vuorovaikutuksessa ja yhdessä.

Onko tämä ryhmä, joka toimii hyvin yhteen vai onko märkivä ristiriitoja, jotka on levinnyt? Mieti osallistujaa yksityiskohtaisesti: niiden tunnelmia, heidän työtavat, kykyjään, heidän vatsanväänteet, niiden paineet, niiden resursseja, niiden monimuotoisuus, jne. Sitten suunnitella muodossa, joka takaa, että tämä ryhmä voi täyttää tavoitteensa.

Myös miettiä tarkasti missä ja milloin kokouksen. On paikka kätevä kaikille? Onko huone mukava ja yksityinen? Onko huone masentavaa tai houkutteleva? Olisiko hyödyllistä kokouksen olla pois toimistosta? Onko sinulla oikeat välineet? Kuinka &'; s valaistus? Mihin aikaan päivästä on paras ryhmä? Olisiko välipaloja olla voimavara?

Kolmanneksi, sinun täytyy kirjoittaa ylös esityslistan ja jakaa sen osallistujille etukäteen ja pyytää täydentäviä ehdotuksia. Kuten olette vastuussa, sinun on päätettävä, mitä esityslistalla sopivaksi ajassa.

Ajattele, jotta Agenda aiheista. Haluat ehkä sijoittaa helpompi esityslistalla ensin, jotta ryhmä kokee menestystä varhain. Jos sinulla on paljon asialista kattaa, voit huomata aika siirtolapuutarha vieressä kunkin kohteen. Kriittinen esityslistalla on tehtäviä.

Lopussa laadun kokouksen puheenjohtaja on luetella tulokset ja tehtäviä jokaiselle osallistujalle. Jos voit &'; t ratkaista ongelman kokouksessa, määrittää tutkimuksen ryhmä hahmotella kysymyksiä tai Lähetys osallistujille. Kuvailla selvästi mitä päätöksiä on tehty ja mitä toimia toteutetaan ja kenen toimesta. Keskustele ryhmän kanssa irtonaiset päät ja jakaa joko toisen kerran tai henkilö hallita niitä. Toistaa päätelmät vakuuttaa sopimukseen ja päättyy ajoissa.

Ihmiset kunnioittaa johtaja, joka on huomaavainen ajastaan ​​paineet ja aktiivisesti helpottaa asiat sitä, että on olemassa näkyviä tuloksia. Jakaa kirjallinen kokouksen yhteenvedon ryhmän neljänkymmenenkahdeksan tunnin ja seurannan tutkimusryhmissä ennen seuraavaan kokoukseen varmista, että ne ovat valmiita oikeaa tietoa. Armed näitä työkaluja, voit hyödyntää kasvumahdollisuuksia ja lisätä lisäarvoa organisaation.
.