Järjestäminen Conference - Osa 1

Järjestetään konferenssi voi olla pelottava ja aikaa vievä tehtävä. Useimmiten vastuussa tapahtuman järjestämiseen on PA tai sihteeri ja sellaisena on monia muita velvollisuuksia. Useimmiten ne ovat velvollisia järjestämään yhden tai kaksi tapahtumaa tämänkaltainen vuodessa ja vaikka monet heistä tekevät niin varsin tehokkaasti, on joitakin, jotka kamppailevat tehtäväksi. Tämä artikkeli yrittää auttaa niitä, jotka tarvitsevat ohjausta saattaa tämän tehtävän. Se kattaa monia kohtia pidettävä hankkimasta kokouspaikka lähettää konferenssiin palautetta. Se kattaa eri alueita eri artikkeleita ja vanhemmat artikkelit löytyvät selaamalla arkistoja tai etsivät artikkeleita, joiden otsikot ovat "organisointi konferenssin".
Nämä artikkelit on kirjoitettu Etelä-Afrikkalainen näkökulmasta, mutta ovat myös merkityksellisiä muihin maihin, joissa periaatteita konferenssin järjestäminen ovat samat.
Tämän viikon artikkelissa käydään läpi talousarvion hankinnassa kokoustilana.
Jos lukijat haluavat tietoa tai artikkeleita julkaistaan ​​erityisaloilla, ota rohkeasti yhteyttä kirjailija ja nämä otetaan huomioon.
sourcing kokouspaikka Etelä-Afrikka
VIIKKO 1
On useita kohtia harkitsemaan hankinnassa kokouspaikka Etelä-Afrikassa. Tällä viikolla me kattaa talousarviosta.
1. Talousarvio
Mitkä ovat paikat kustannukset ja tehdä ne sopivat budjetti konferenssiin? Kun soitat lainauksia paikat pitäisi olla varovainen, että kaikki piilotetut kustannukset otetaan huomioon. Joitakin kohtia huomata soitettaessa kurssit pitäisi olla: -

) Älä hinnat sisältävät tai eivät sisällä arvonlisäveroa? Useimmat konferenssipaikoista Etelä-Afrikka veloittaisi, mukaan lukien ALV, mutta on olemassa muutamia, jotka lainaavat ilman arvonlisäveroa. Voit kompastua alv osa ulos vastaamaan yrityksen budjettia, koska tämä määrä on tavallisesti ex alv.
B) Onko ne sisältävät laitteet vaatimukset vai onko tämä ylimääräinen? Useimmat paikat ovat standardin laitteet niiden hinnat. Varmista, että tiedät, mitä Vakiovarusteisiin kuuluvat ja vaativat hinnat lisälaitteita voi vaatia. Suurempien konferensseja ehkä erikoistuneita laitteita, jotka voivat joutua ulkoistettu ulkopuolisella yrityksellä.
C) Siinä tapauksessa, että valtuutetut vaativat majoitus, tiedustele jos kaikki ateriat on sisällytetty tai on akkommodaatioaste noteerattu yksinkertaisesti sängyllä ja aamiainen pohjalta. Jotkut hotellit lainata huone vain hinnat, tai bed and breakfast hinnat. Varmista, että tiedät mitä he lainata olet ja mitä aterioita se sisältää.
D) Onko päivän kokous korko ovat kaikki virvokkeita, paikka vuokraus jne? Päivä Kokouspaketti Luokitus tai DCP yleensä sisältää kaikki teetä ja kahvia, lounas käyttö paikka, käyttö vakiovarusteena ja alv. On parempi lainata DCP korko, joka sisältää kaikki tämän kuin on ilmoitettu per teetä /kahvia istunto, lounas huone palkata jne mahdollisuus odottamattomia piilossa aiheutuvilla on vähemmän. Myös pakattu määrä on yleensä hieman pienempi kuin osiensa summa.
E) Will hinnat lisätä ennen konferenssia? Usein konferenssi järjestetään kuukautta ennen päivämäärää. Varmista, että paikka lainausmerkit sinun hinnat sovellettavista aikaan vuodesta sinun Konferenssi pidetään eikä nykyisiä maksujaan, jotka voidaan asettaa vuotuiset korotukset.
F) Älä hinnat sisältävät Matkailu maksun? Matkailu maksun on valtion vero kannetaan majoitusta. Se kannetaan 1% majoituksen osan korko.
G) Kun valtuutetut yöpyminen ja majoitus tarvitaan, se on parempi saada täysin inclusive korko tai 24 tunnin pakattu korko. Tämä yleensä sisältää kaikki ateriat, majoitus, kokoustila vuokraus, vakiovarusteena, alv, matkailu maksu jne. Jotkut paikat Lainaan illallinen, bed and breakfast korko ja DCP erikseen. Toiset voivat lainata bed and breakfast korko ja DCP korko mutta voi tahattomasti sulkea illallinen korko. Varmista, että olet budjetoitu illallinen asuva valtuutettujen ja tietää tarkalleen, mitä saat oman korko.
H) järjestäessään konferenssin, jossa valtuutetut maksavat omat majoitusta, mutta järjestäjät järjestää kuljetukset paikka, pitäisi aina vähintään kolme virallista hotellit vaihtelevat 5 tähden majoitusta 3 tähden majoitusta, jotta saadaan sopiva majoitus monenlaisia ​​edustajia. On myös otettava huomioon etäisyys nämä hotellit: kokouskeskus, jotta voitaisiin rajoittaa kuljetuskustannukset.
.