10 Vinkkejä Miten kirjoittaa Business Email

Sähköposti on osa jokapäiväistä toimintaa IT-ammattilainen. Se &'; s käyttää toimistoissa pääasiallisena viestinnän muotoja, ja jotkut organisaatiot käyttävät sitä paremmin kuin toiset. Löydät siellä on iso ero hyvän sähköpostia ja huono sähköpostitse. Joskus voimme poimia huonoja tapoja muilta yrityksiltä tai työntekijöitä, jolloin sähköpostit päästä “ huono email &"; luokka. On lukea nämä kymmenen vinkkiä siitä, miten kirjoittaa liiketoiminnan sähköpostit, joilla parannetaan kirjoittamista.

Käytä informatiivinen Aiherivi

aihe linja on aivan ensimmäinen asia, että henkilö näkee sähköposti. Yleensä he näkevät sen, ennen kuin avaat sähköpostin itse, koska riippuen sähköpostiohjelma, aihe ja vastaanottaja näkyy ennen koko viestin.

kohteena pitäisi antaa riittävästi tietoa sähköpostitse, jotta vastaanottaja tietää mitä se on noin ennen avaamista. Aihe kuten “ Näytä &"; tai “ Asiakirja &"; on erittäin epämääräinen ja doesnt &'; t auttaa paljon. Toisaalta, aihe kuten “ arvostelu Vaatimukset Document &"; on paljon tarkempi ja tarjoaa vastaanottajan lisätietoja sähköpostilla.

Greet Vastaanottaja Asianmukaisesti

Aloita sähköpostiosoitteesi tarjoamalla tervehdys - don &'; t vain heittäytyä sähköpostia. On olemassa useita tilanteita, joissa voit vastata sähköpostiviestillä nopea vastaus, mutta lähes kaikissa tapauksissa &'; s parempi olla tervehdys.

Miten käytät tervehdys sähköpostia? No, tämä sähköposti on muodollinen mutta ei niin virallisia kuin liikekirje. Hyödyntämällä “ Dear John &"; on liian muodollinen. Jotain vastaavaa “ Hei, &"; tai “ Hei, &"; tai “ Hei John, &"; on usein hyväksyttävä. Se täytyy muuttaa, kun on enemmän kuin yksi vastaanottaja. En yleensä sisältävät molemmat nimet jos on kaksi ihmistä, tai käyttää sanaa “ kaikki &"; jos on enemmän kuin kaksi. Esimerkiksi “ Hei John, Peter, &"; jos se &todellisten tuloste; s kaksi John ja Peter, tai “ Hei kaikki, &"; jos se &todellisten tuloste; s John, Peter ja toinen henkilö.

pitää se lyhyt ja tarpeellinen

Tässä maailmassa tietokoneiden ja teknologia, se &todellisten tuloste; s houkuttelevaa kääntää sähköposteja essee ja kirjoittaa mitään ja kaikki sisällä henkilö. I &'; en ole varma, jos Käytät ikinä saanut kauan sähköpostitse ennen, mutta jos sinulla on, miten jotka tekevät sinusta tuntuu? Tunsitko innostunut lukemista, tai ei se kääntää sinut pois joten se tuntuu se oli paljon työtä? Tiedän miltä minusta tuntuu, kun saan pitkä sähköpostilla - se &todellisten tuloste; s ei ole hyvä asia.

Joissakin tapauksissa valittaessa soveltuva viestintämenetelmää saattaa tarkoittaa sinulla ei' edes tarvitse säveltää sähköpostin. Toisaalta, jos et, vaikeimpia asioita, kun opettelu kirjoittaa liike sähköposti on tehdä se lyhyt ja ytimekäs. Sinun on voitava saada perille tehokkaasti, joutumatta liian paljon yksityiskohtia tai tarpeettomia tietoja. Se vie jonkin käytäntöjä ja kokemuksia, mutta yrittää ajatella itsesi vastaanottaja lukiessa sähköpostia. Ehdotusta, että mainitsen myöhemmin on tarkistaa sähköpostilla - tarkastanut, voit nähdä, jos se &todellisten tuloste; sa hyvä pituus.

Laita tärkein kysymys johdantolauseessa

Yhdessä yrittää pitää sähköpostin lyhyt ja ytimekäs, on jotain muuta pystyt tehdä auttaakseen vastaanottajalle ja saada vastauksen sähköpostitse. Voit laittaa pääsyy sähköpostin alkaa lauseen. Tämä kohta voisi olla pyyntö (kuten “ I &'; Haluaisitko oman hyväksyntänsä seuraavat toimet &"; tai “ Voisimmeko tavata puhua suunnitelmat uuden työntekijän? &Rdquo;) tai jopa vain tietoja (kuten “ Alla lisätietoja palvelimen katkos viikonloppuna &";).

Tämä auttaa vastaanottaja lukea sähköpostia ja parantaa tapaa sähköpostia käytetään. Tarkemmin sähköpostia voi mennä alle, tukemaan tätä kohtaan.

olla tietoinen Vastaanottajan &'; s Knowledge

suuri osa miten kirjoittaa liiketoimintaa sähköpostia IT-markkinoilla on kuilu tiedon työntekijöiden välillä. On tietenkin paljon teknistä tietoa eri aloilla IT - ja kaikki eivät tiedä, mitä se kaikki tarkoittaa. Tämä on varmasti jotain ajatella, kun kirjoitat sähköpostia muille henkilöille.

Voisi olla OK kun kirjoitetaan osana oman joukkue tai kun tiedät henkilö on tietoinen sähköpostin aihe. Kuitenkin, kun kirjoitat muille, se &todellisten tuloste; s tärkeää olla tietoinen vastaanottajan &'; s tietoa. Tämä tieto voi olla kahdella alalla - tuntemusta sekä tietoa liiketoiminnan yhteydessä.

tuntemus teknologian koskee kaikkia IT jutut me tiedämme ja rakkautta - palvelimet, verkostoituminen, ohjelmointi, tietokannat, kokoonpano - kaikki jutut. Tällaisia ​​asioita muiden IT ihmiset todennäköisimmin ymmärtää, mutta ei aina. Vain koska joku on tietoinen siitä, miten kytkimet ja reitittimet perustettu verkosto, doesnt &'; tarkoita he tietävät tietokantaan kokoonpanoissa. Saatat joutua selittää tavoitteena sähköpostiosoitteesi, niin ne ei-teknisiä termejä.

tuntemus liiketoiminnan yhteydessä kuuluu ohjelmistoja, liiketoimintaprosesseja ja tiimityö että isn &'; t merkitystä teknistä osaa sähköpostiisi. Vastaanottaja voi nähdä, miksi haluat muuttaa kokoonpanoa palvelimella hyväksymään uuden hakemuksen, mutta he eivät välttämättä tiedä mitä sovellus on tai miksi se on hyväksyttävä. Tämä on vain yksi esimerkki, jossa selitetään tilanne tai pyynnön yhteydessä auttavan kohdemaan.

Don &'; t Käytä Kaikki isolla tai teksti Puhu

Käyttämällä kaikkia maaottelua sähköpostia tekee Näytät huutavat. Toki, ehkä sinulla on sitä vahingossa, mutta varmista, että olet tarkistaa sähköpostin tarkistaa. Ainoa poikkeus isot on lyhenteiden tai alkukirjaimet - että olisi käytettävä säästeliäästi. Pidä sähköposteja lauseen tapauksessa - ikään kuin Käytät uudelleen kirjoittaminen lause.

Lisäksi Don &'; T käyttää “ tekstin puhua &"; sähköpostitse. Lyhenteet ja sanat, jotka voitaisiin hyväksyä vuonna tekstiviestejä, kuten LOL tai PLZ, ei pitäisi sisällyttää sähköpostissa. Jos uskot joudut käyttämään niitä, Käytät uudelleen ei kirjallisesti tehokas liike sähköpostia. Pidä se täyteen sanoja tarpeen mukaan.

käyttää Oikea kieliasun

Oikeinkirjoitus ja kielioppi on tarpeen sähköpostia - se &todellisten tuloste; s odotettavissa, että se on oikein. Joukko ihmisiä ehkä huomaa virheellisiä kieliasun, mutta monet ihmiset, huono oikeinkirjoituksen ja kieliopin erottuu. Se voi todella pilata tulos sähköpostiosoitteesi ja saa sinut näyttämään vähemmän ammattilainen.

Varmista käytät oikea kieliasun varten sähköpostia Käytät uudelleen kirjoittamista. Sähköpostiohjelman pitäisi tehdä järkevää työtä korjata kieliasun, mutta sinun ei pitäisi &'; t riippuvaisia. Erityisesti työskentelevät teknisen ympäristön, se voi yrittää kääntää tai “ virheettömät &"; asioita, jotka Ei olisi &'; t korjattava. Jos Käytät uudelleen epävarma, pyydä kollegaa käydä läpi se tarkistaa, että se on oikein.

Say Ole hyvä ja kiitos

Jos Käytät uudelleen pyytää ihmisiä ryhtymään toimiin, se &todellisten tuloste; s järkevää käyttää sanoja “ miellyttää &"; ja “ kiitos &" ;. Se &'; jotain, että olemme oppineet alussa koulupäivää, ja meidän vanhempien - käyttäen ota ja kiitos on kohtelias ja muut ihmiset kunnioittavat sinua siitä. Se isn &'; t mikä on hiljaista sähköpostitse, joten jos erikseen mainita “ miellyttää &"; ja “ kiitos &"; se todennäköisesti arvostaa.

Sisällytä Soveltuu allekirjoitus

lisääminen allekirjoitus bottoom sähköpostisi on luultavasti suurin asia et voi tehdä kun etsit miten kirjoittaa liiketoimintasuunnitelma sähköposti. Se &'; s up siellä sähköpostin aihe olennaisena osana sähköpostia. Tämä on merkittävä muutamia syitä:

Se sisältää yhteystiedot sinulle, joten vastaanotin pystyy sinuun yhteyttä.
Se voi tehdä sinusta näyttää ammatillinen. Ottaa vain nimesi lopussa sähköposti on yksi asia, jonka allekirjoitus kaikkien tietosi on askel edellä.
Se mahdollistaa toisten ottaa sinuun yhteyttä, jos he olla tietoinen sähköpostin tulevaisuudessa, tai jos se &todellisten tuloste ; s ketjun sähköposteja.

On olemassa useita asioita, sinun pitäisi sisällyttää allekirjoitus - koko nimesi, roolisi, osastosi, ja puhelinnumerosi. Et &'; t on myös sähköpostiosoitteesi, koska vastaanotin voi paina Vastaa. Pysy kaukana lainauksia tai kuvia allekirjoitus - siellä &'; s ole syytä sisällyttää kaikki tämän ja se vain täyttää allekirjoitus.

Lisäksi jotta voit lähettää sen ulos jokaisen sähköpostin lähetät. Paljon sähköpostiohjelmat sisältävät toiminto heti sisällyttää sähköpostin allekirjoitus, ja ehdotan käytät sitä. Se tarkoittaa et &'; t unohtaa lisätä sen ja se &todellisten tuloste; s yksi vähemmän asia ajatella.

tarkastella ja muokata ennen lähettämistä

viimeinen vaihe ennen tuottaa liiketoiminta sähköposti on tarkistaa sen . Sinun täytyy tarkistaa sähköpostitse muutamia syitä:

Varmista kieliasun on tarkka.
Tarkista, että piste sähköposti toimitetaan.
Varmista sähköposti ei ole liian pitkä.

Voi olla houkuttelevaa vain luoda sähköpostia ja lähetä se. Jos viettää minuutin uudelleen käsittelyyn ja tarkistaa sähköpostin, voit löytää asioita, joita sinä et &'; t ennen, ja sen pitäisi johtaa laadukkaampia sähköpostia. Se voi myös auttaa parantamaan työn laatua - jos muut ajattelevat sähköpostit ovat aina tarkkoja sitten ne pitäisi olla hyvä käsitys oman varsinainen työ.

Bonus vihje siitä, miten kirjoittaa Business Sähköposti

Kyllä, minä &' M sisältää bonus kärki - pisteen numero yksitoista.

Tämä ylimääräinen kärki on vain lähettää sähköpostia niille, jotka sitä vaativat. Se voi olla houkuttelevaa, ja melko helppoa näinä päivinä, lisätä valtava määrä yhteystietoja ja Kopio alalla sähköpostitse. Kuitenkin, sinun täytyy olla varovainen tämän. Se &'; s numero yksi syy sähköposteja tukkeutumisen ihmistä &'; s postilaatikoihin - lähetetään sähköposteja että he eivät &'; t tarvitse nähdä.

On parasta vain lähettää sähköpostia niille, jotka täytyy nähdä se. Riippuen sähköpostin ja sisältö, ja joukkue työskentelet, tämä on mikä tahansa määrä ihmisiä - mutta vähemmän ihmisiä paremmin.

Toivon, että nämä viitteitä siitä, miten kirjoittaa liike sähköposti ovat arvokkaita sinulle ja auttaa miten voit kirjoittaa sähköposteja.
.