Tietää Bulk Document Scanning Services - Miten se Works

Seurauksena siirtyminen paperittomaan on helppo arvostaa. Sähköiset asiakirjat on helppo tallentaa ja löytää. Ne voidaan jakaa, joten kustannukset asiakirjan tallennuksen, turvallisuuden, vuodelta yksinkertainen, helppo hallita ja poistetaan tarvittaessa. Kuitenkin se näyttää huoneet täynnä Records pelottava tehtävä muuntaa. Tässä muutamia perusasioita avaat Office Document Skannaus projekti on aloittaa.

Miten skannata?
Ensimmäinen askel saada hankkeeseen projektin laajuutta. Standardi tiedosto laatikko 2500 sivua tuumaa ympäri ruumassa hylly mahtuu noin 200 sivua. Nämä hankkeet voidaan arvioida moninkertainen keskiarvo on tarkempi, sivumäärä per tiedosto arvioida ja vertailla tiedostoja arvioida. Useimmille yrityksille eivät halua skannata jokainen pala paperia säästyy.

Yritys tarkistaa tietonsa vastaan ​​säilyttäminen aikataulu ja ei ole enää tarpeen pala. Selvitä, mitä on yleisin ja tarjoavat suurimmista eduista digitaalinen. Yhteinen ratkaisu tähän mennessä skannauksen. Kaikki skannatut asiakirjat skannataan toistaiseksi, nuori, vanha, kaikki on vain skannataan, kun näytetty. Tämä ratkaisu vähentää tarvetta hitaasti muuntaa vanhoja asiakirjoja digitoitu.

koko skannattujen asiakirjojen
yleisin muoto sähköisiä asiakirjoja Portable Document Format on. Se on laajalti käytetty ja helppo jakaa ja puolustaa. Muut valinnat Tag Image File Format ja RAW-kuvatiedoston ovat. Digitaaliset kuvat myös optinen ohjelmisto voidaan käsitellä. Tämä teksti asiakirjat ja digitaalisia valokuvia on suljettu. Kun voit etsiä avainsanoja asiakirja on tekstitiedostona.

Asiakirja valmistelu
Tuotanto skannerin automaattinen rehun kirjeen ja Legal-kokoiset asiakirjat on suunniteltu. Ne ovat nopeita skannauksia 10000 sivua tunnissa. Valmisteluprosessin poistaa kaikki niitit ja siteet. Odd-kokoisia asiakirjoja vakiopaperille nauhalle. Valokuvat ja asiakirjat väri olisi käsiteltävä erikseen. Jos asiakirjat remounted skannauksen jälkeen.

Electronic Document Management
Kun asiakirjat on skannattu, ne tarvitsevat asianmukaisen varastoinnin. Se on yhteinen niitä levylle, mutta se vähentää huomattavasti niiden käyttökelpoisuutta. Ainakin, niitä olisi tuettava etäältä. Parempi ratkaisu on sähköinen asiakirjojen hallintajärjestelmä tallentamatta niitä. Helpottaa löytää asiakirjoja ja hallinta erityisesti tiedonsaantia. Järjestelmä kotona tai cloud computing palvelu voidaan hallita.

arvo skannauksen
Asiakirjan skannaus projekti nykyinen henkilöstö tai skannaus palvelu voidaan ulkoistaa. Päätös perustuu pitkälti koko hankkeen. Muutama tuhat sivua tai vähemmän, se on halvempaa tehdä työtä kotoa.

Jos ulkoistaa työtä leikata kustannuksia niin voit ottaa tämän askeleen. Koti valmistautua skannauksen ja säästää rahaa. Myös järkeviä, mitä haluat skannata. Jos se ei ole todennäköisesti tarpeen tulevaisuudessa säästää rahaa myöhään paperimuodossa. Toivottavasti nyt sinulla on selkeä käsite skannata että miten se toimii ja miten se on tärkeää.
.