Tärkeitä vinkkejä työskentelee Administerative Assistant

Job luonne hallinnollinen avustaja

suuri murikka työn pyörii asiakirjojen käsittelyn, kirjeenvaihto jne. Syynä on se, että johtajat tai korkeamman esimiehet eivät on aikaa, tai on keskityttävä muualla, eikä perustyötä. Siksi jotkut ydintoimintojen pyörivät sanottuna noin henkilökohtaiseen työstä henkilön listalla.

Esimerkiksi jos Executive on soittaa ja tarvitsee asettanut tapaamisen, hän siirtäisi tehtävän hänen Johdon assistentti. Sihteeri sitten katsoa kalenteria ja varmistaa saatavuus ja lukitse aikaa näköpiirissä puhelimessa. Saatat ihmetellä, miksi &'; t Executive tehdä se itse?

Useimmiten koska sitä pidetään ristiriitaisia ​​toimeenpanotehtäviä tila eli “ pikkumainen työn &"; kuten kurkistaa koko kalenterin. Joten, jotkut keskeisiä näkökohtia hallinnollinen avustaja työnkuva ovat käsittelyn henkilökohtaisen kirjeenvaihdon ja aikataulu johtoon.

Koulutus, tutkintojen ja työkokemus, joka vaaditaan

kätevä viiden vuoden kokemus on jotain mainitsemisen arvoista on hallinnollinen avustaja saatekirje, kun etsit komea hallinnollinen avustaja palkka paketti. Kuitenkin useimmat keskitason rooleja pyytää vähintään 3 vuoden kokemus yleensä toimiston johto ja menettelyjä.

Mitä tutkinto, perinteinen 4 vuotta tutkinnon tarvitaan yleensä järjestöt tällaisia ​​työpaikkoja. Mielenkiintoista, Belgia on maa, joka todella tarjoaa “ Alempi Office Management &" ;.

Yhdysvalloissa, “ National sihteereille Association &"; perustettiin vuonna 1942, jotta voidaan edistää ammattitaitoa poikki kentän. Nykyään tämä järjestö tunnetaan International Association of hallinnon ammattilaiset (IAAP).

Tieto & Kyvyt
tietokonelukutaidon

osaamista työ ilmeisesti edellyttää on tietokone ja teknologian lukutaito. Maailmassa hallitsevat tietojen siirto sekuntia, kirjoituskone operaattori doesnt &'; t on todella paljon mahdollisuuksia.
Viestintä

Edelleen, hallinnollinen avustaja jatkaa myös erittäin hyvä kielitaito, puhutaan ja kirjallinen. Usein koska henkilö toimii siltana sisäistä virallisten elementtejä, ja välistä virallista elementtejä.
Tuntemus Contemporary Toimistotarvikkeet

Lisäksi etukäteen toimistolaitteiden standardeja, yleistä tietoa toimivien monikäyttöinen puhelinjärjestelmät, faksit, kopiokoneet jne. on oltava kädessä.

Core tehtävät ja työn vastuu

suuri murikka hallinnollinen avustaja työnkuva edellyttää asiakirja-suuntautunut työ lisäksi avaamista, lajittelu ja jakelu saapuvat asiakirjat henkilöstölle.
Esittävät yleinen kirjoitusvirhe tehtäviä, kuten kirjanpito, kopiointi, faksaus, postitus ja arkistointi.
Koska yritys kirjeenvaihto käsittelee lähettää markkinointimateriaalia etsintään luetteloihin, työ voidaan sekoittaa että markkinointi avustaja toimenkuva tai henkilökunnan avustaja työnkuva kuitenkin , että ei ole.
Myös osa hallinnollinen avustaja työnkuva on perustamisen tai muuttamisen virallisten asiakirjojen, kuten työntekijä kirjaa, laskut, raportit, muistiot jne. Tästä syystä apulaishallintovirkamiehiin tänään, on hallittava Uusimman tekstinkäsittelyohjelma sovelluksia, kuten Microsoft Office tai QuickBooks.

korkean tason tehtävät
Osallistuu ja äänitetään kokouksia

Joskus työ voi vaihdella toimisto-tyyppinen työ korkean tason työ. Esimerkiksi, kokouksiin osallistumisesta ja tallennus minuuttia-of-kokouksen. Ennätys on oltava tarkka ja täsmällinen, koska osa tiedoista jälkeen on esitettävä osakkeenomistajille tai levitetään työntekijöille myöhemmin.
Tours ja Trip koordinointi

Myös ajoittain laaja matkat suunnitellaan mukaan hallinta. Hallinnollinen avustaja on koordinoida näitä retkiä, kuten varaus ja varaukset tehtäviä, ja sen jälkeen lähettää tiedot takaisin touring henkilöstölle. Pohjimmiltaan, aseta liput käsissään ja kertoa heille, että he &'; uudelleen valmiina!
.