Anthony Ricigliano - sähköisen liiketoiminnan Communications

IT parhaat käytännöt ovat nopeasti siirtymässä hyviä ideoita oikeudellisia vaatimuksia, yritykset ovat havainneet, että säilyttää ja arkistointi liiketoimintaan liittyvä viestintä on välttämättömyys eikä mukava-to-on. Oltava selkeä, arkistointi ei ole sama kuin varmuuskopioinnin sähköpostipalvelimelle. Varmuuskopiointi on yleensä vain käytetään palauttamaan järjestelmän kun vika tai palata takaisin aiempaan tilaan. Arkisto on puolipysyvät varastointi kriittisten asiakirjoja ja muita sähköposteja, joita tarvitaan pidettävä sääntelyn noudattamisesta tai muista syistä. Anna &'; s ottaa tarkemmin tätä yhä enemmän huolta:

alan sääntelyyn

Tietyt teollisuuden laki vaatii pitämään kirjaa tietyt liiketoimet hyvin määräaikoja tai kasvot tiukkoja rangaistuksia. Mutkistaa asiasta, yksittäisten yritysten voi kohdata eri joukko määräyksiä paikallisten, valtion, liittovaltion, ja jopa kansainvälisellä tasolla. Vaikka nämä lait Don &', T viittaavat yleensä sähköposteja erityisesti, tämä väliaine on nyt tunnustettu standardi mekanismi kaupan tietoja ja asiakirjoja. Sen sijaan pankkien arkistokaappi havaitut viime aikakausi, yritykset tiukat Anthony Ricigliano Teollisuus sääntelyn vaatimusten olisi nyt säilyttää pankki palvelimia omistettu paitsi säilytykseen liiketoimintakriittisten sähköpostit, mutta myös tarjoaa nopean ja helposti löytää ja hakumenetelmä.

Yritykset että Don &'; t noudattaa sääntöjä, kun se tulee säilyttää kopiot oikeudellisia asiakirjoja ja liiketoimia vaarassa määräämät seuraamukset järjestöjen, kuten Securities and Exchange Commission, Sarbanes-Oxley, ja monia muita valtion virastoja. Ei vain voi nämä virastot tiukat sakkorangaistukset, he voivat myös pysäyttää yrityksen toiminnan monissa tapauksissa.

muita oikeudellisia ongelmia

Vaikka suurin osa yrityksistä eivät kuulu varjossa valtion sääntelystä, joka yrityksen vaarassa oikeustoimia yleisenä liiketoiminnan kustannuksia. Nykyään jopa kaikkein moitteettomasti hoidettu yritys on käytännöllisesti katsoen mitään mahdollisuuksia pysyä pois oikeussalista ikuisesti. Kuten edellä mainittiin, sähköposti on tullut hyväksytty standardi sekä yritys- ja henkilökohtaista viestintää. Tämän evoluutio, tuomioistuimen määräämässä löytö liikkeet ovat alkaneet pyytää kopiot sähköposteja enemmän ja useammin.

Jos organisaatio voi todistaa, että se on tiukkaa aina poistamisesta pysyvästi sähköpostiviestejä tietyissä olosuhteissa, kuten jälkeen tietyn ajan, he voivat vakuuttaa tuomioistuin että sähköpostiviestit yksinkertaisesti ei voida toistaa. Kuitenkin, jos on edes yksi poikkeus tähän sääntöön, yritys voi olla rangaistava, ja jopa menettää, jos ne eivät tuota pyytänyt todisteita aikana löytö aikana. Tietenkin, eettinen yhtiö ei ole mitään menetettävää tuottamalla pyydetyn sähköposteja, ja asiakirjat voi ansaita tuomion niiden hyväksi. Ilman heitä, se voi olla hyvin erilaiseen lopputulokseen.

Arkistointi ja haku Issues

Vaikka useimmat yritykset ymmärtävät, että Anthony Ricigliano arkisto ja haku kysymykset liiketoimintakriittisten sähköpostia viestintä on välttämätöntä, monet Haven &'; t toteuttanut tarvittavat toimenpiteet toteuttaa tehokas järjestelmä. Jotkut yritykset luottavat yksittäisille käyttäjille ylläpitää omaa järjestelmää säästää tärkeitä sähköposteja. Historiallisesti ne ovat perustaneet koko rajoituksia käyttäjätason postilaatikoihin pakottaa yksilöille tiedostoon kriittiset viestit ja poistaa merkityksetön viestinnän ajoissa tai ongelmia käsittelystä niiden saapuvat ja lähtevät viestit. Kuten asiakirjan koko on kasvanut dramaattisesti, tämä menetelmä ei ole läheskään yhtä tehokas kuin se kerran oli niin käyttäjät viettävät kohtuuttomasti aikaa hoitamiseen postilaatikot.

tehokkaampi menetelmässä automaattinen arkistointi, joka avoimesti siirtyy sähköpostit arkisto palvelin jälkeen tietyn ajan. Vaikka tieto ei enää fyysisesti tallennettu käyttäjän &'; ensisijainen postilaatikko, ne edelleen pystyä käyttämään sähköposteja ajoissa kautta haku prosessi. Käyttäjä &'; s ei enää tuhlata aikaa hoitamiseen postilaatikko, yritys on luotettava arkistointi menetelmä paikallaan, ja kaikki oikeudelliset vaatimukset kuuluvat.

Yksi haittapuoli tässä menetelmässä on se, että monet yritykset näkevät dramaattinen kasvu varastoon vaatimukset. Tämän ongelman torjumiseksi, uudempia menetelmiä erillinen kriittisiin liiketoiminnan asiakirjoja kokouskutsut, day-to-day viestintää, ja henkilökohtaisia ​​viestejä tarvitaan. Ohjelmoinnin sijaan nämä monimutkaisia ​​politiikat arkistointia rutiini, omistettu postilaatikot voitaisiin perustaa pitämään oikeudellisia asiakirjoja ja muita tärkeitä viestinnän.

Jos haluat suojata yrityksiä lainsäädännön ja sääntelyn vaikutuksia, tehokkaat menetelmät sekä arkisto ja hakea liiketoimintakriittisten sähköpostit on pantava täytäntöön. Laiminlyömällä tämän tärkeän tehtävän, yritykset vaarassa seuraamusten, sakkorangaistukset, ja menetti riita.
.