Toimitusjohtaja Sisäinen Sähköposti Overload

lähettää ja vastaanottaa kymmeniä työperäisten sähköposteja päivittäin. Viestit – usein ne, jotka ovat sisäinen viestintä – väkijoukon meidän postilaatikoihin ja aikamme. Mutta kuinka moni näistä saapuvat sähköpostit ovat todella tarpeen ja tärkeää? Milloin määrä käytetyn lukeminen ja vastaaminen kollegansa &'; sähköpostit tullut kielteisesti? Nämä kysymykset on noussut, kun yritykset ovat alkaneet tutkia uusia tapoja parantaa tehokkuutta ja lievittää niiden työntekijöitä päivittäin tulvia tarpeeton viestejä. Tässä postitse aion keskustella yhden toimitusjohtaja &'; n lakaistaan ​​muutosta sisäisen viestinnän hänen seurassaan – plus muutama pieni tapoja, joilla voit parantaa sähköpostin tekniikoita joukossa oman työtovereiden.

Sähköposti on tullut niin välttämätön osa sisäistä viestintää, että on vaikea kuvitella luopumista sen kokonaan. Silti yksi toimitusjohtaja on tehnyt juuri niin: viime kuussa, Thierry Breton, toimitusjohtaja Atos, tietotekniikan palvelualan yhtiö, ilmoitti täytäntöönpanoa yhtiön laajuinen sisäinen kielto alkaa tänä vuonna. Tämä ei ole pieni feat, kuten Atos on 80000 työntekijää ulottuu 42 maahan.

ilmoitus aiheutti kohua niin yrityksen sisällä ja median, mutta Breton voimakkaasti puolusti päätöstään aikana haastattelussa BBC joulukuussa. Hän selitti, että perusteet sisäisen sähköpostin kielto oli “ parantaa laatua työolojen &"; kaikkien 80000 työntekijää, jotka ovat säännöllisesti hukkua sähköposteja. Toinen huolenaihe oli hänen laadukkaasta yrityksen, joka käytti “ liian paljon aikaa sisäiseen sähköposteja ja ei ole tarpeeksi aikaa johdon. &Rdquo; Lisäksi ulkopuoliset sähköpostit edelleen ensisijainen yhteydenpitoa asiakkaisiin.

Mitä sitten ovat vaihtoehtoja tehokasta sisäistä viestintää, varsinkin sisällä yritys, jossa työntekijät ulottua useita mantereilla ja aikavyöhykkeillä? Breton mainittu erilaisia ​​työkaluja, Atos on alkanut sisällyttää ja toteuttaa edelleen tulevina kuukausina, mikä Breton itse nyt käyttää täysin yli sisäisessä sähköpostissa. Vaihtoehdot ovat pikaviestit, sisäinen sosiaaliset verkostot (kuten hölistä, josta voit lukea lisää aiemmassa blogi), cloud computing, ja mikro bloggaaminen. Niistä suosikkini Vaihtoehdot ovat dokumenttien jakamiseen sivustoja, jotka leikata sähköpostin liitetiedostoja ja tarjota online-foorumi, jossa kollegat voivat lähettää kommentteja ja kysymyksiä asiakirjoja.

Useimmat yritykset eivät ole valmiita poistamaan sisäisiä sähköposteja. Jopa Breton ennustaa se on 10-15 vuosi ennen kuin kaikki liike antaa tällaisia ​​menetelmiä. Sen sijaan, tässä on muutamia ehdotuksia siitä, miten leikata alas oman sähköposteja – ja vapaasti jakaa niitä työtovereiden!

- Aloita kuvaileva vielä suppea otsikkokenttään. Jos otsikkokenttään todetaan selvästi tarkoitus, se auttaa sinua vähentämään tekstiä runkoon sähköpostitse.

- Ennen “ Vastaa kaikille &"; tai CC muut sähköpostin, harkitse onko kaikki vastaanottajat todella tarvitse nähdä sähköpostin. Se vie aikaa lukea pitkiä sähköpostia ketjuja ja on tehotonta ajankäyttöä jos keskustelu ei ole merkitystä vastaanottajalle.

- Jos olet aikeissa vastata sähköpostia yksinkertaisia ​​“ kiitos, &" ; pohtia ensin, jolle haluat lähettää sen. Jotkut ihmiset arvostavat päätös- sähköpostia kiitollisuuden; toiset pitävät tarpeettomana ja ajanhukkaa ja kokoustilaa.

- lukemaan uudelleen ja muokata sähköposteja ennen kuin lähetät ne. Työ sähköpostit tulisi olla tiivis ja ytimekäs, ja joka kerta luet löydät lisää sanoja poistamiseksi. Tämä on erityisen tärkeää sähköposteja lähetetään mobiililaitteeseen.

Jos sinulla on muutamia kohtia keskustella, hajottaa sähköpostista bullet pistettä. Tämä järjestää ajatuksiasi erittäin selkeästi, ja vastaanottaja arvostavat lukemalla muutaman bullet pistettä sijasta pitkäveteinen kohdat.
.