Kommunikoida nopeasti ja Easily

Nykypäivän &'; s työpaikka tiedotuksen ja viestinnän ylikuormitus, me vastaamaan monien ihmisten kautta monia tiedotusvälineitä joka päivä. Tämä artikkeli antaa vinkkejä kommunikoida muiden kanssa nopeasti ja helposti tavalla, mikä johtaa hallita paremmin aikaa ja viestinnän.

Mail liikkuu maan, ja postinumerot siirrä posti - hyvin, ehkä ei enää. Kuitenkin useimmat saamasi viestit, olipa sähköpostin, fakseja, tai muistioita, vaativat vastausta. Nopeammin ja helpommin vastaat, parempi päivä, viikko, ura, ja elämä on - ja enemmän voit olla hallita omaa aikaa. On monia vaihtoehtoja sinulle nopeasti käsittelyyn vastausmahdollisuus.

Mitä haluat lähettää ja miksi?

Jos olet myyntiin tai tyyppi asemassa, jossa voit aloittaa yhteyttä potentiaalisiin asiakkaisiin tai asiakkaita, sitten sähköpostin ja viestit ovat ennakoivaa luonteeltaan. Olet lähettämässä tietoja tai kirjallisuus suunniteltu saada toiselle osapuolelle kiinnostunut siitä, mitä voit tarjota heille tapa tavaroita tai palveluja. On todennäköistä, että suurin osa tietojen ja viesteissä lähettää muille edustaa vastatessaan he ovat tehneet, tai velvoite, että sinun täytyy täyttää.

Kirjeenvaihto nopeasti

Monta kertaa kirjeenvaihto haluat puuttumaan viipymättä laskee kelkasta; sinun täytyy hoitaa liian monia muita asioita. Avain aikaa säästävä elementti vastatessaan viesteihin on tämä: Kun vastaus ei edellytä muodollista liiketoiminnan protokolla (eli kun tiedät toisen osapuolen hyvin), tai kohde vain ansioiden lyhyt huomioon, on olemassa monia tapoja käsitellä kirjeenvaihto nopeasti.

1. Jotkut käyttävät valmiiksi painettu viestejä kuten "Anteeksi epävirallisuus, mutta minusta se on enemmän tärkeää vastata nopeasti kuin tarjota enemmän virallista vastausta, joka kestää paljon kauemmin."

Kysy ihmisille, miten he tuntevat, kun he saavat tällaisia ​​vastauksia, ja valtaosa samaa mieltä, että he mieluummin saada nopeasti, epävirallinen vastaus, joka vastaa niiden kysymys, kuin odottaa viikkoa virallista vastausta.

2. Säilytä palautusosoite tiedot kirjekuoret posti saat. Sen jälkeen voit käyttää osoitteita osoitteesi etiketti heille takaisin, ja välttää harjoittaa tulostimen, kopiokoneen tai etiketti paperi. Tällaiset osoitteet voidaan leikata tai revitty ulos hallitsijan reunaa.

Kun saan paketin joku, minä ClipArt etiketti niiden kirjekuoreen ja kiinnitä se asiakirjoihin mukana sisältä iso paperiliitin tai irrotettava nauha. Kun olen valmis tekemään vastauksen, osoitetarra osapuoli on jo saatavilla.

Usein kun et voi saada vastausta muilta, se on koska he ovat ylityöllistettyjä - ne eivät ole kehittäneet järjestelmiä helposti vastata tietoa ja viestejä he saavat. Usein niiden vaikenee ajoissa (tai ollenkaan) on vähän tekemistä ansio pyyntösi. Se on seurausta henkilökohtaisen tehottomuus tai niiden organisaation tehottomuus.

3. Tilaa kumi stamper teidän toimistossa tarjonnan tallentaa, että sanoo "Speed ​​Vastaa." Minulla on niin stamper. Se on ylimitoitettu ja tulostaa kirkkaan punainen. Kun saat kirjeen, joka ansaitsee nopean vastauksen, leima se "nopeus vastaus," ja tarjota vastauksen tilaa alareunassa kirjeen. Vaihtoehtoisesti voit tulostaa tarroja, joissa lukee "nopeus vastauksen" ja kiinnittää ne sivulle.

Deep, rohkea, punainen muste näkyy musta annettuja kautta faksi, joten sinulla on mahdollisuus faksauksen kirjeen. Voit jopa kopioida ja lähettää kirjeen. Tällaiset tekniikat ansiosta saat vastauksen toiselle osapuolelle nopeasti, ja antaa sinulle kirjaa kirjeenvaihdosta, joka on lähetetty. Tällainen vastaus on hyödyllinen vastaanottajalle samoin, koska se samanaikaisesti esittelee viesti ja vastauksesta. Ajattele, kuinka monta kertaa olet kirjoittanut joku, ja he vastasivat, mutta et muista miksi olet aloittanut kirjeenvaihdon.

4. Jos olet postituksen vastauksena toiselle osapuolelle, aseta yksi oman osoitetarrat. Tämä auttaa toinen osapuoli pitää yhteyttä sinua. Liitteenä osoitteeni etiketti lähes kaikessa kirjeenvaihdossa I mail. Jos ennakoida enemmän kosketuksissa toisen osapuolen, saatat jopa haluta sisällyttää ylimääräisiä osoitetarrat.

Tämän jälkeen voit alkaa onneksi huomata, että saat vastauksia toisen osapuolen nopeammin, ja että ne " uudelleen käyttämällä osoitetta tarrojen oli antanut heille. Tämä kertoo, että he ovat ostaneet omaan järjestelmään. Olet onnistuneesti koulutettu kirjeenvaihtaja olla taitavia yhteydessä sinua, joten nyt molemmat sinun ja toisen osapuolen etu.

5. Tilaa kumileimasin tai luo tarra, joka helpottaa faksisi vastauksia samoin. Tällainen Stamper tai etiketti kuuluisi nimesi, puhelin, ja faksinumero. Sinun olisi leimattava tai kiinnitä tämä etiketti kirjeenvaihto saat. Tämä toimii hyvin ja välttää käyttämällä vastaanottajan faksi paperi.

Kun saat fakseja vapaasti seisova faksi, puolet ajasta toinen osapuoli kuluttaa koko sivun ilmoitti, että faksi on tulossa, sitten käyttää toinen sivu lähettää sinulle kuusi tai kahdeksan linja viestin. Koko tiedonanto olisivat voineet kolmasosa sivun.

Kun aloitat merkintäjärjestelmä, annat toinen osapuoli tietää, että olet kunnioittaa heidän aikaa ja resursseja. Lisäksi sinun pitää kustannukset kurissa. Se maksaa paljon vähemmän kolmasosa tai puolet faksata sivu mennä yli johdot kuin kaksi sivua.

Jos käytät faksimodeemi, sovelletaan samoja periaatteita. Pidä faksi tunnistetiedot tiivis ja yläosassa ensimmäisen sivun. Pidä viesti lyhyt. Tämä pitää siirto maksaa alas ja todella lisää mahdollisuuksia vastausta. Monet teidän kirjeenvaihtajien jo liian monta viestiä, ja he todennäköisesti vastata niihin, jotka ovat lyhyt ja ytimekäs.

6. Pidempään paperilla kirjeenvaihtoa, käytä takaisin sivun reunassa saat. Tee kopio edessä ja takana oman paperilla tiedostoja tarvittaessa. Joskus voit yhdistää kirjeenvaihto olet saanut, näin vahvistaa kirjeenvaihto lähetät. Jos joku lähettää sinulle kahden sivun kirjeen, mutta sinun tarvitsee vain vastata yksi keskeinen kohta, ClipArt kyseisessä kohdassa, kuuluu se yläosassa teidän siirto, ja tarjota vastauksen alla.

7. Voit vapaasti numeroon pistettä kirjeenvaihdossa olet saanut, ja käsitellä jokainen piste vastauksesta. Tämä vähentää aikaa ja energiaa kuluu voit tarjota vastauksen. Muuten saat kiinni ottaa kirjoittaa, "Perustuu tiliotteessa kohdassa kaksi ... sanoit XYZ, mielestäni ... ABC. Kappaleessa neljä sanoitte, että ... JKL."

Kun numero pistettä kirjeenvaihdossa saat, voit yleensä käsitellä kaiken yhdellä sivulla. Vaikka yritysten ja muiden organisaatioiden protokolla usein vaatia virallista vastauksia, sinun tehtäväsi on yrittää tarjota niin paljon epävirallisia vastauksia kuin voit. Muodollinen toimia, joissa otetaan kaksi sivua tai enemmän, vaativat copy-editointi. Myös silloin, kun uppoaminen niin pitkäveteinen kirjeenvaihdon, aika imetään poissa päivän ja elämän.

8. Ole hakevat tapoja yhdistää faksilaite tai faksimodeemi, tulostin, ja kopiokone, nopeasti ja tehokkaasti luoda sopivia ratkaisuja saamasi viestit, pikemminkin kuin kerroit kirjeenvaihto kasa ylös.

9. Suunnittelu muodostaa hoitamaan normaaleja viestintää. Parempi vielä, onko joku omassa toimistossa on jo luonut sellaisessa muodossa, tai siirtää tehtävän jollekin. Monet toimisto-myymälöissä kuljettaa kirjoja ennalta suunniteltu kirjeenvaihto muotoja. He hyvin arvoinen $ 10-15, koska olet todennäköisesti säästää tarpeeksi aikaa ensimmäinen päivä käytät tällaisia ​​muotoja yli perustella ostaa.

aikakaudella tiedon ja viestinnän ylikuormitus, liikaa ura ammattilaiset osoittavat, että he tarvitsevat enemmän aikaa saada työnsä tehnyt. Tällainen ajattelu pitää sinut Enslaved kellon. Enemmän aikaa ei ole tulossa, eikä se ratkaisu, jos et ole jo toimii tehokkaasti.
.