Saapuneet ja miten saada se Organized

Tiedätkö kuinka monta sähköpostia on jammailua up your Saapuneet? Onko se 100, 1000, 5000, 10000! Numero kasvaa päivittäin ja sen mukana stressiä ja menetti aikaa. Haluat tyhjentää Saapuneet, mutta et ole koskaan omistaa aikaa. Kassalle uusia ominaisuuksia Outlook 2010, jotka tekevät järjestäminen Microsoft Outlook näyttävät enemmän mahdollista.

Menkää ja katsokaa numeroa postilaatikossa. Tuntuuko sinusta olet 100 punnan paino istuu hartiat tai sinä hymyilet, koska olet yksi harvat, jotka vain on tällä viikolla &'; s sähköpostit odottaa sinua käsitellä? Sähköpostiviestien määrä istuu Saapuneet vaikuttaa nopeuteen Outlook hakujen ja kuinka paljon aikaa tuhlaat rullata ohi samaa sähköpostiosoitetta uudestaan ​​ja uudestaan.

Avain saada kahva sähköposteja, parantaa vasteaika ja pysyä päällä kriittisten toimien ja aika herkkä tehtäviä on kehittää lähestymistapa käsitellä sähköposteja sekä tietokoneesta ja kannettavien laitteiden .

1. Synkronoida kaikki laitteet niin vain käsitellä sähköpostia kerran.
Pienten yritysten, jotka don &'; t on pääsy yrityksen palvelimelle, perusti Google yritystili ja käyttää Google-sovelluksia yhteyden Outlook, puhelin ja iPad käyttää sähköposti, kalenteri, yhteystiedot ja tehtävät kaikkiin laitteisiin. Voit jopa käyttää Gmail tilin mistä tahansa ja synkronointi päivittää Outlook seuraavan kerran olet tietokoneen ääressä. Jos haluat vain synkronoida sähköpostin puhelimeesi ja iPad, voit käyttää vapaa Gmail-tilin, (huomaa, että olet voittanut &'; t voi käyttää kalenteria, yhteystietoja ja tehtäviä).
2. Käytä Keskustelu Feature – Microsoft 2010, kun keskustelut on päällä, viestit saapuneista ja muut sähköpostikansiota voi järjestää keskustelun ja päivämäärä. Tämä on kätevää, kun on olemassa useita sähköposteja keskustelun, koska voit poistaa kaikki aiemmat sähköpostit ja vain pitää viimeistään keskustelu.

kytkeä päälle tai pois Keskustelut – Näytä-välilehden CONVERSATIONS ryhmässä, valitse tai tyhjennä Näytä CONVERSATION valintaruutu. Seuraavaksi valitse kaikista kansioista.

3. Määritä Toiminta ja viite kansiot
Toiminta kansiot – ovat sähköposteja, jotka vaativat toimia
Viite kansiot – ovat sähköpostit ilman toimintaa tarvita. Pidät näitä sähköposteja viitata niihin myöhemmin, ovat pysyvästi kirjaa tai ovat verotuksen ja oikeudellisia vaatimuksia.

Kun luot Toiminta kansioita, kirjoita ajan “. &Rdquo; edessä toiminnan kansion nimi. Lisäämällä aikana muuttaa lajittelujärjestyksen liikkuu sinun Action kansiot listan kärkeen ja teidän “ Reference &"; kansio alla Action kansioihin. Voit myös käyttää numeroita 01, 02, 03, 04 jos haluat järjestää Toiminta kansiot tietyssä järjestyksessä. Ehdotettu toimi kansiot:
..This Viikko (kaksi aikoja täällä)
.Delegated – Deb
.Leads
.Parked
.Projects
.Receipts Tulosta
.travel
.Waiting For /Odottaa

Voit luoda Reference kansioihin, luoda tärkein kansio nimeltä “ Reference &"; ja sitten toinen taso kansioita pääryhmään (esim. Accounting > Talousarvio 2012)

erottamalla toiminta ja viite sähköpostit auttaa sinua saamaan valvontaa mitä vaatii huomiota. Ei enää tuhlaa aikaa rullata viimeisen sähköposteja että Don &'; t vaativat huomiota.

Järjestä sähköpostit Keskustelu, alkaen – Outlook 2010, Näytä-välilehti, järjestelyssä ryhmässä, valitse yksi järjestelyn vaihtoehtoja. Yksi nopeimmista tavoista käsitellä sähköposteja on järjestää tekijänä Keskustelut.

järjestäminen Microsoft Outlookin sähköpostit on helppoa, kun muokata sitä miten haluat käsitellä sähköposteja. Nyt sinulla on uusi toiminta ja viite kansioita perustaa, voit käyttää seuraavaan neljä vaihetta käsitellä Saapuneet ja saada se maahan nolla tai lähellä nollaa riippuen etusija.

Käytä FAST Työnkulun päätöksentekoprosessi nopeasti päättää, mitä seuraavaksi toiminta on. Kanssa F.A.S.T. prosessi, sinulla on neljä vaihtoehtoa:

Tiedostojen – tiedosto sähköposteista Viite kansioissa, joilla ei ole toimintaa. Vedä ja pudota sähköposteja sopiva Reference kansio. Varoituksen sana, jossain vaiheessa sinun tulee puhdistamaan näitä kansioita tai siirtää ne omaan Arkisto-kansioon.

Act – nämä ovat sähköposteja, jotka vaativat siitä sinulle. Vedä sähköposteja, jotka edellyttävät toimia

Aikataulu – saat tapaamiset kalenteriisi ja tallentaa koko päivän tapahtuma tai tietyllä hetkellä. Jos pitää sähköpostin viitata klo nimittämistä, vedä sähköpostitse kalenterin ja kaikki tiedot tallennetaan tapaaminen. Poista sähköposti.

nakata – Lukea ja poistaa aina kun mahdollista. Armotta kanssa Delete-näppäintä. Voit perustaa oman Poistettu kansio poistaa sähköpostit manuaalisesti teitä, kuukausittain tai mitä ajassa haluat.

Jos sähköpostiisi on täynnä enemmän sähköposteja voit laskea ja järjestää Microsoft Outlook tuntuu pelottava hanke, täällä &'; sa nopea tapa saada Saapuneet lähelle maanpinnan nollatasoon nopeasti. Luo Toiminta kansio “ merkkijonoon .OLD sähköposteja. &Rdquo; Kaikki yli 7 päivää menee tähän kansioon. Tämä auttaa toimittaa joitakin nopeasti helpotusta, ja auttaa sinua saamaan motivoituneita selvittää kansioita. Muista ajoittaa aikaa järjestää vanhoja sähköposteja kansio!
.