Paperi arkistointi Systems

• Tiedoston ja etsiä asiakirjoja nopeasti
Ainoa syy tiedostoon paperit on antaa heille paikka kunnes tarvitset niitä uudelleen. Hyvä arkistointijärjestelmä pitäisi vie hyvin vähän aikaa tiedostoon tai löytää asiakirjoja. Don &'; t viettää aikaa luoda kehittää järjestelmä, ja Don &'; t automaattisesti tiedostoon kaiken tulee haluamallasi tavalla. Tutkimukset osoittavat johdonmukaisesti, että 80 prosenttia paperit jätetty koskaan viitataan taas!
On &'; s kukaan paras arkistointijärjestelmä. Paras järjestelmä sinulle riippuu siitä, millaisia ​​asiakirjojen tiedoston ja miten voit ajatella etsiä niitä. Suunnittele oma järjestelmä niin huomaat, mikä toimii parhaiten sinulle. Ja mikä toimii parhaiten voi olla yhdistelmä järjestelmiä. Tässä muutamia ideoita saada sinut ajattelemaan.
&Bull; Pidä luokat laaja
Hakemuksen luokittain tarjoaa looginen rakenne tiedostoja, koska samanlaisia ​​aiheita on koottu yhteen. Jos valitset toinen väri kullekin luokalle, se &todellisten tuloste; s helppo nähdä, missä he &'; uudelleen sijaitsee heti avaat tiedoston laatikon. Pyri luokan tarrat riittävän laaja, että useimmat uudet asiakirjat sovittaa yksi heistä. Luo uusi luokka tarvittaessa mutta älä &'; t tekevät niistä niin erityisiä, että luot uuden tiedoston jokainen uusi pala paperia.
Esimerkiksi Pienissä yrityksissä, siellä &'; n ei tarvitse jakaa luokasta “ Oikeudellinen &"; osaksi luvat, lisenssit, tavaramerkkirekisteröinnit, jne Olet juuri don &'; t tarvitse olla kyseisen; yksi tiedosto on runsaasti. Jos se on tekemistä oikeudellisissa asioissa, pudota se; jos sinulla on hakea se myöhemmin voit selata tiedosto, kunnes löydät oikean asiakirja. Toisaalta, luokka nimeltään “ Asiakkaat &"; uskaltaisi &'; t tarpeeksi tarkkoja. Olisi epäkäytännöllistä laittaa kaikki yksittäisen asiakkaan kansiot yhdeksi roikkuu tiedosto; Käytät d haluavat erilliset tiedostot kustakin yksi, luultavasti aakkosjärjestyksessä. Ja Käytät d haluavat ne kaikki olla samaa väriä, niin tiedät heti, että tiedosto, joka &'; s keltainen, esimerkiksi, on asiakas tiedosto.
Ihannetapauksessa kun uusia tietoja Käytät ll laita se edessä tiedoston, mutta en &'; t usko, että se &todellisten tuloste; SA iso ongelma, jos sinulla ei' t. Tiedostoja ei pitäisi &'; t olla niin paksu, että se vie enemmän kuin hetki tai kaksi löytää mitä Käytät etsimme missä se on tiedostossa. Jos tiedostot ovat liian täynnä, subcategorize tai karsia vanhentunutta tietoa.

• Etsi tiedostoja perustuu käytön toistuvuus
Pidä tiedostot, joita käytät koko ajan mukavin paikalla, aivan kuten ne olisivat mitä muita toimisto työkalu. Pidä niitä käytät harvemmin vähän kauempana – ehkä huoneen poikki, ja itse olet harvoin käyttää myös kauempana, ehkä varastointi komerossa.
&Bull; Tiedoston rutiini lausunnot kuukausi
Mieti, miten nopeasti ja helposti arkistointi olisi, jos yksinkertaisesti pudonnut kaikki laskut nykyisestä kuukauden yhdeksi tiedostoksi ja tehtiin kanssa arkistointi! Vaikka useimmat meistä oppivat aineistoon myyjän – puhelinlaskut yhdessä, luottokortin lausuntoja yhdessä, jne., Se &todellisten tuloste; s paljon helpompi jättää kaikki laskut tammikuusta yhdessä, kaikki laskut helmikuusta yhteen, ja niin edelleen. Arkistointi kuukausittain ehkä hieman enemmän vaivaa, jos haluat löytää tietyn laskun, koska Käytät d tarvitse arvailla Alustava aikataulu ja ehkä tarkistaa muutama eri tiedostoja. Mutta suurimman osan ajasta, emme koskaan katso ohi laskuja joka tapauksessa, joten arkistointi aikaa olet varmasti säästää edessä enemmän kuin korvaa aika voit viettää myöhemmin.
Se &'; sa hyvä ajatus pitää kahden vuoden kuukausittain tiedostojen , pyörivä kuluvan vuoden taakse kun vuosi päättyy ja tuo viime vuonna &'; s tiedosto eteenpäin. Kuten laskut tulevat uuden vuoden, tarkistaa mitä &'; s tiedoston kaksi vuotta sitten, ja jos et enää tarvitse sitä, silppua se. Jos tarvitset sitä, voit siirtää sen pysyvä “ kategoriasta &"; tiedoston tuolloin. Ei vain tämä tekniikka nopeaa ja helppoa, se pitää automaattisesti tiedostoja tulemasta täytettyä vanhentunut paperilla.
.