3 vaiheet Going Paperless

Yksi minun erityisosaamistaan ​​minun tuottavuuden ja järjestämällä konsultointi työ on paperi johto – auttamisesta asiakkaani määrittää parhaita tapoja käsitellä, hallita ja tallentaa paperin elämässään ja työssään. Olen itse nautin työskennellä paperilla ja tiedon käsittely (hei, I &'; ma ammatillinen järjestäjä, eikö?), Mutta tiedän useimmat ihmiset siellä yksinkertaisesti Don &'; t. Monet asiakkaat ovat vuosien varrella kysyi “ menossa paperittoman, &"; ilman todella tietää, mitä se tarkoittaa. Se &'; jotain I &'; ve aina ollut utelias, mutta tarvitaan tekosyy kokeilla ja toteuttaa.

Paperiton tarkoittaa käsittelyä ja varastointia vähemmän paperia kuin yksi oli aiemmin. Paperi-vapaa keinoja, hyvin, on täysin vapaa paperi – jotain mielestäni on aika kova tehdä silkkaa määriä paperia, jotka näyttävät virrata meidän postilaatikoihin mitä teemme. Going paperiton on kuitenkin täysin toteutettavissa, eivätkä kaikki, että kova, kuten I &'; ve löysi ensikäden.

Vuoden 2009 alussa aloitin vuoden melkoisesti paperin työhuoneessani - kolme tiedosto laatikkoa täynnä tärkeitä asiakirjoja, ja noin viisitoista sideaineita materiaalien seminaareja, luokat ja konferensseja. Joillekin muutama tiedosto laatikot paperia ja joitakin valikoituja sideaineet ehkä ole paljon ollenkaan, kun taas toisille, se voi tuntua vuori paperia! Minulle paljon, että paperi oli arkistointia, ja suuri ehdokas paperittomaan vähentämiseen. Joten tammikuussa, tein päätöslauselman mennä paperi-vähemmän kuin mahdollista, tavoitteena vähentää minun säilytetty paperi 75% tai enemmän. Mutta miten? Tässä ovat vaiheet käytin vähentää minun paperi:

Whittle se. I &'; m melko hyvä noin pitää tiedostot alas olennaiseen, mutta jopa minä pystyin selvittää noin 15% minun säilytetty paperi kitkeminen kautta vanha asiakirjoja ja poistamalla mikä ei ole enää mielekäs eikä. Se &'; helpointa työskennellä yksi laatikko (tai edes yksi osa laatikko) kerrallaan voidaan estää ylityöllistettyjä. Pidä roskakoriin ja pussi tai laatikko murskaamiseen kätevä, ja käydä läpi jokaisen tiedoston, kansio, sideaine tai asiakirjan kylmän, kova silmä ja pidä vain mitä todella tarvitset – ja nakata loput. Sinun tulisi jättää vain sinun keskeisiä asiakirjoja. Syrjään epätavallisia dokumentit kuten hallituksen virallista ilmoituksia (tekoja, syntymä /kuolema /avioliitto /avioero todistukset).

Scan se. Keeping paperin &'; s jäljellä yksinkertaisesti isn &'; t tarpeen, jos löydät vaihtoehtoisia tapoja tallentaa tietoja – se &'; s tiedot, jotka &'; n arvokkaita, ei välttämättä paperia. Erityisesti iän helppo hakuja tietokoneita, joskus on erittäin järkevää keskittää tietosi tietokoneellesi mahdollisimman paljon. Minulle, päätin, että vaikka suuri osa tiedoista halusin pitää oli erittäin arvokas, todellinen paperi piti mennä – joten skannaus oli vastaus. Helpottaa prosessia, päätin nopea skanneri /ohjelmisto ratkaisu Siisti Company, nimeltään NeatWorks ADF. Kun Käytät tekemässä merkittävä skannaus hanke kuten tämä, sinun on todella skanneri on suunniteltu skannata monisivuisia asiakirjoja, sekä ohjelmisto, joka voi auttaa helpottaa prosessia. Suosittelen ratkaisu, joka voi skannata PDF lisäksi oma tietokanta. Kun asiakirjat skannataan ja varmuuskopioidaan, voit silputa tai kierrättää alkuperäisiä.

Säilytä se. Muista epätavallinen docs me varattu aikaisemmin, kuten hallitus todistukset, asuntolainan docs, ja muut errata? Ehdottomasti skannata nekin, mutta ehdotan pitämällä alkuperäiset jonnekin turvallinen, kuten lockbox tai tallelokero. Vaikka voit saada niistä jäljennöksiä uudelleen virastojen vastuussa, se &todellisten tuloste; s yleensä paljon vaivaa tehdä niin, ja yksinkertaisesti helpompi pitää pieni määrä näitä papereita käsillä.

Tekemällä mitä minä &'; ve kuvattu, pystyin dramaattisesti vähentää paperin I &'; m varastointia. Itse asiassa kaikki on muokattu alas yksi Työpöydän laatikko noin seitsemän tuumaa syvä – että &'; s se. Ei iso tiedosto laatikot tai laatikot, ei pinoja papereita. Yksi laatikko, ei enempää – kaikki vanhat paperit ovat menneet nyt, tyhjä tilaa jäljellä niiden vanavedessä.

Mitkä ovat paperi vähentämisstrategioihin? Oletko kokeillut menossa paperittoman?
.