Kaksi askelta järjestäminen tietokoneen Files

Seuraavat kaksi yksinkertaista mutta huomaavainen vaiheet, tietokoneen tiedostoista on aina käsillä.

Aivan kuten meidän asiapapereihin, haluamme löytää, hakea, ja ahmia sähköisiä asiakirjoja nopeasti ja helposti. Vaikka useimmat tietokoneet ovat melko tehokkaita hakutoimintoja, että vielä isn &'; t yhtä tehokas kuin yksinkertaisesti tietää, missä tiedostot ovat.

Digitaalinen arkistointi järjestelmän tulisi peilata paperi arkistointijärjestelmä. Käsitteellisesti, laittamalla asiat päässä on sama, onko se &todellisten tuloste; s fyysisessä maailmassa paperi- tai virtuaalimaailmassa tietokoneen. On järkevää sitten käyttää samaan luokkaan nimet ja tiedostorakenteet Käytät luoneet oman paperin tietokone maailmassa. Mitä enemmän käytät samoja rakenteita ja kansio tyylejä, helpompi on löytää ja laittaa asioita pois molemmissa paikoissa.

Ihannetapauksessa haluat käyttää samaan luokkaan nimet tietokoneeseen teet paperin . Aloita luomalla tiedosto rakenne – luokat, kansioita, alikansioita – joka perustuu paperin arkistointijärjestelmä. Sitten avaa uuden ikkunan tietokoneeseen ja vedä nykyiset kansiot ja tiedostot uuteen rakenteeseen juuri luonut.

Label tiedostoja järjestelmällisesti. Paperi arkistointi ei ole täsmälleen sama asia kuin tietokone, mutta koska paperit don &'; t kukin tarvitsevat yksittäisiä nimiä – mutta tietokoneen tiedostot tehdä. Että &'; siksi se &todellisten tuloste; s niin tärkeää tehokkaita nimeäminen strategioita asiakirjoja. Haluat varmistaa, että nimeät asiakirjoja niin että avaat tiedoston täynnä kansioita, et &'; t on etsiä ja yrittää selvittää, joista yksi on varsinainen asiakirja Käytät uudelleen etsivät.

Useimmat tietokoneet nyt voit nimetä asioita todella pitkä merkkijono. Niin ottaa asiat tiedoston nimi kuin kuvaus siitä, mitä tiedosto on noin, versionumero, jolloin se luotiin, kuka sen loi – kaikki nämä asiat voidaan yleensä sovi tiedoston nimi itse. Kun nämä asiat ovat tiedoston nimi voit nopeasti avata kansio täynnä tiedostoja ja hyvin yksinkertaisesti ja helposti löytää yksi Käytät etsimme avaamatta ja sulje kunkin yksittäisen tiedoston. Tämä voi olla merkittävä aikaa säästyy. Jos Käytät ikinä avannut kansion täynnä asiakirjoja ja teillä oli avata ja sulkea jokaisen asiakirjan löytää joka Käytät etsit, tiedät mitä ajanhukkaa se on.

Luo nimeämistapa asiakirjoja, joita voit seurata jatkossa. Käytä että rakenne kaikki tiedostot, jotka luot; että tapa kaikki uudet asiakirjat järjestetään tavalla, joka tekee siitä paljon helpompaa itse löytää ne ja hakea ne myöhemmin. Kun sinulla on aikaa voit mennä takaisin vanhemmat tiedostoja ja nimetä ne ja integroida ne uuteen arkistointijärjestelmä.

Lisää suuri tuottavuus ja järjestää ideoita, käy www.CustomLivingSolutions.com ja lataa oma ilmainen erityiskertomuksen "7 Must-Have Tuottavuus Systems" - se on täynnä vinkkejä, et halua missata!
.