Opeta Asiakkaat Miten suojata liiketoimintaansa käyttäminen Services

Tässä eräänä päivänä olin puhua kollegani jonka talon kirjanpitäjä on viimeisten 16 vuoden aikana on kavaltamisesta rahaa hänen liike - varsin paljon rahaa paljon rahaa kuin se kääntyy pois. Varkaus rahaa ... varkaudesta varaston tai laitteiden ... varkaus tekijänoikeuksia. Kerralla tai toiseen, lähes jokainen pienyritys kokee jonkinlaisen työntekijä tai väärän.

Pienyritykset ovat erityisen alttiita näille huijauksia koska ne harvoin resursseja tai turvatarkastukset paikka pysäyttää heidät.
Esimerkiksi monet pienyritykset luottavat yksi henkilö suorittaa kaikki niiden kirjanpito ja kirjanpito liiketoimia. Tämä henkilö avaa sähköpostin, käsittelee tilejä, tekee talletukset, käsittelee laskut, ja valvoo käteiskassan. Vaikka useimmat ihmiset hoitaa tätä työtä täysin rehellisesti, tällainen vapaasta pääsystä tekee liiketoimintaa haavoittuva.

Kollegani luottaa hänen kirjanpitäjä täysin antaa hänelle täysi pääsy tilitietojen. Tämä yksilö avasi posti, oli pääsy verkkopankkiin tiedon, tarkista varastossa jne. kirjanpitäjien omien sanojensa mukaan hän alkoi "luoton" rahaa auttaa häntä täyttämään hänen kuukausittain laskuja. "Minulla oli vakaa aikomus takaisinmaksuun mitä otin, mutta kun kukaan ei huomannut, aloin ottaa vähän enemmän ja seuraava asia tiesin kirjallisesti tarkistaa itselleni joka viikko.
" Kollegani on päättänyt ole paina syytteet tämä henkilö, mutta hän on asettanut panttioikeuden vastaan ​​hänen kotiin ja täysin palanut tutkinta on käynnissä kokonaismäärän määrittämiseksi otettu. puute huomiota
kirjanpitokäsittelyyn prosessi on maksanut kollegani kalliisti - ei vain on hän käsittelee että hän on ryöstetty ja petetty, mutta se tulee maksamaan hänelle enemmän rahaa määrittämiseksi täysimääräisesti rikoksen.

Työntekijän varkaus ja epärehellisyys maksaa US yrityksille miljardeja dollareita vuodessa. Valitettavasti pienet yritykset on eniten menetettävää, koska kavalluksesta, varastettu liikesalaisuuksia, tai puuttuvat inventaario voi lamauttaa pieni yritys tai jopa laittaa sen lopettamaan toimintansa. Ainoa tapa estää tämä on laatia järkevää, tehokasta valvontaa kaikilla mahdollista altistumista ja sovellettava niitä johdonmukaisesti.

Tässä on muutamia ehdotuksia luomiseksi tehokkaan varainhoidon valvonnan, joka suojaa yrityksesi:

Säilytä tehtävät erillinen - ei yksittäinen työntekijä valvoa rahoitustaloustoimi alusta loppuun .
henkilö, joka kirjoittaa shekkejä pitäisi koskaan olla henkilö, joka allekirjoittaa shekkejä. Henkilö, joka avaa sähköpostin ei pitäisi merkitä myös saamiset ja sovittaa tilejä. Jakamalla vastuut, saatte vaikeampaa henkilö varastaa teiltä ja manipuloida rekistereiden peitellä sitä.

Hanki tiliotteet henkilökohtaisesti - eivät anna henkilöä, joka on asemassa kavalluksen mahdollisuus tuhota tai poistaa todisteita väärinkäytöksistä.
Kun kyseessä kollegani hän teki pyynnöstä jäljennöksen tiliote kirjanpitäjä mutta syystä tai toisesta, tiliote on aina puuttuu sivuja tai koskaan toimitettu. Yrityksen omistaja tai ulkopuolinen tilintarkastaja olisi saatava avaamaton tiliotteet
ja peruttu tarkastuksia kuukausittain. Tarkista nämä huolellisesti. Tutki maksunsaajat, allekirjoituksia ja merkinnät kunkin tarkistaa.

läheisesti vartioimaan yrityksesi tarkastuksia
- älä huolimaton kanssa shekkejä. Pidä ne lukittu laatikko ja älä anna avain. Käyttää valmiiksi numeroitu tarkastuksia, ja tarkista puuttuvia sekkinumerot usein. On "kumotun check" -menettelyä, joka vaatii sinua (omistaja) vahvistaa kaikki pätevä kohteita. Älä koskaan allekirjoittaa avointa sekkiä.

Kirjaudu tai tarkistaa jokaisen palkkalistoilla tarkistaa henkilökohtaisesti
- tämä voi kestää jonkin aikaa, mutta se on yleensä sen arvoista. Tarkistaa tarkistaa, että he ovat ihmisiä, te tiedätte. Jos on nimi et muista, mene löytää tämä henkilö. Pidä viikoittain lasken määrä ihmisiä teidän palkkalistoilla, ja varmista, että määrä vastaan ​​tarkastusten määrä olet. Jos käytät suoraveloitusta Selkein palkkahallinnon yritykset tarjoavat joko varmista soitat palkkalistoilla itse tai tarkistavat palkkahallinnon raportit varmista, että ei ole yksi maksetaan et tiedä.

Varo saamiset tarkasti - on enemmän kuin yksi työntekijä mukana laskenta ja tarkastaa saapuvan kuitit.
Varmista, että kaikki saapuvat tarkastukset asianmukaisesti hyväksytty. Ostaa "vain talletettavia" leima tilisi numeroitu ja ovat kaikki tarkastukset suppeasti vahvistamista, kun ne avataan - tämä voi estää työntekijä lunastettaessa niitä. Henkilökohtaisesti tutkia asiakkaiden valituksia, että luotto ei ole saatu maksuja. Hanki kopio edessä ja takana asiakkaan tarkistaa, ja varmista, että se oli talletetaan yrityksesi tilille.

Tee kirjanpitäjä ottaa lomaa - työntekijä on embezzling sinulta joutua tekemään jatkuvaa pyrkimystä salata tällainen varastaa.
Monet pienyrittäjät ovat yllättynyt löytää työntekijä, joka näyttää uskollisia-he koskaan ottaa lomat ja koskaan jäädä kotiin sairas todella varastaa heiltä. Syy nämä ihmiset tarvitse olla toimistossa jatkuvasti on peittääkseen jälkensä. Vaadi, että työntekijä, joka suorittaa kirjanpito lomaa joka vuosi. Ihannetapauksessa loma pitäisi olla vähintään kaksi viikkoa pitkä, ja esiintyä kuukauden lopussa, kun kirjat suljetaan.
Käytä tätä aika on kirjoja uudelleen joku muu ja etsiä eroja.

Varmista, että asiakas ymmärtää Kirjoja - kavallukset yleinen, kun kirjanpito on huolimaton ja ilman valvontaa.
Koska yrityksen omistaja, te on tunnettava yrityksen kirjanpito ja arkistointi järjestelmän. Näin voit helposti tarkistaa kirjoja ja varmista mikään on vialla. Jos et ole "numeroita henkilö" on kirjanpitäjä viettää aikaa kanssasi näyttää, mitä etsiä, tai ottaa laskentatoimen tai kirjanpidon kurssin. luottaminen joku muu
valvomaan tämän tärkein osa liiketoimintaa vain avaa oven petos.

Suojaa kirjanpito ohjelmisto
- eivät salli luvattoman pääsyn kirjanpito-ohjelmiston, ja varmista, että jokaisella käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana. Älä jaa järjestelmänvalvojan salasana kenellekään muulle kuin sinulle (omistaja). On kunkin käyttäjän vaihtamaan salasanansa usein lukita ulos luvattoman tästä ohjelmasta.
.