13 Avaimet Johtava erittäin tehokas Meetings

On yleisesti hyväksytty, että pahin aika tuhlari liiketoiminnan tänään on, että kaikkialla kokous. Me kaikki tiedämme, että jos kokous oli tuottavaa että aika olisi kannattavaa. Mutta tyypillisesti se ei ole. Useimmat kokoukset johtajat eivät koulutettu johtaa kokouksia.

Seuraavassa esitetään 13 keskeiset linjaukset opastaa johtavissa kokouksia. Voit parantaa kokouksia dramaattisesti käyttämällä näitä näppäimiä. Jokainen ohje on tehokas, kun sitä käytetään itse. Kuitenkin, kun käytät useimmat tai kaikki yhdessä, tosissaan, odottaa hyviä tuloksia. Takaan, että kokouksessa osallistujat nauttia kokouksia paremmin ja saat paljon enemmän aikaan.

1) Suunnittele kokous niin se on alku, keskikohta ja loppu. Suunnittele kokous on alku, joka sisältää yhteydessä (“ kehystää &";). Yhteydessä tulisi sisältää: “ miksi &"; Tämän erityisen kokouksen, kokouksen tavoitteet ja mitään rajoituksia (kuten aika). Kokouksen olisi tehokas siellä on oltava päättyy joka kattaa jonkinlainen yhteenveto (lue tehdyt päätökset, ideat, tiedot toimitettu ja toimintasuunnitelma), arviointi (ks Key # 10) ja päätelmä (esimerkiksi, ovat kukin henkilö valtion yksi sana tiivistää niiden näkökulmasta kokous).

2) Ole selkeä tuloksista kunkin esityslistalla ja toimitettava lopputulos osallistujille kokouksessa. Vietä aikaa luoda mitä haluat saavuttaa kunkin oman esityslistalla. Selkeämpi ja tarkempi olet tehokkaampia kokous. Haluatko päätös tehty? Jos on, minkälainen päätös? Ehkä haluat osallistujat tietää erityistietoja. Mikä on, että tieto ja miksi haluat ne tunnettava? Haluatko ideoita? Millaisia ​​ajatuksia ja mitä loppuun? Toimitettava osallistujille näiden tulosten. Kokouksessa mielekkäämpää ja tarkoituksenmukaista osallistujille kun ilmaisemaan selvästi tulokset kunkin esityslistalla. Kokous ilmestyy kuin se on suunta, ja siksi hyvä aika.

3) Käytä asianmukaisia ​​prosesseja ja työkaluja. Käytä tarkkoja menetelmiä ideointia (esim Aivoriihi), päätöksiä (esimerkiksi käyttämällä päätös matriisi), konfliktien ratkaisemiseen (esimerkiksi pelisäännöt) ja ratkaista ongelmia, jotka ovat selkeitä kaikille. Osallistujat sitten olla varmempi siitä, että tavoitteet kokouksen saavutetaan. Näin he voivat paremmin keskittyä “ mitä &"; (Tehtävä käsin) ennemmin kuin “ miten &"; (prosessi).

4) ideoimaan kun ideoimaan; päättää, milloin päätät; esitellä kun esität. Kolme keskeistä toiminta tapahtuvat kokoukset ideointia, päätöksentekoon ja esittää tiedot. Usein kokouksiin näiden toimintojen menevät sekaisin. Yksi henkilö on ideointia, toinen on jakaa tietoa, ja vielä toinen tekee päätöksen. Tämä ei toimi, koska jokainen näistä toiminnoista on se omat sääntönsä, jotka eivät rinnalla tuottavasti yhdessä. Toisin sanoen, teko päätöksenteossa ei sekoitu psykologisesti hyvin teko ideointia. Tehdä selväksi osallistujille mitä toimintaa käytät.

5) Varmista samansuuruisen summan. Antaa mahdollisuuden kaikille kokoukseen osallistumaan kokoukseen. Tämä tarkoittaa, että kun on esityslistalla, että puhelut on ryhmä ideoida varmistaa, että kaikki ideat kuullaan. Kun keskustella asiasta, jokainen saa sanoa. Näin kun teet päätöksiä, sinun hyödyntää parhaan ajattelu kaikkien kokoukseen. Tämä ei ole vain olemisesta “ oikeudenmukainen, &"; vaan hyödyntämällä kykyjä ja näkökulmia olette tuoneet yhteen.

6) Tallenna ideoita, päätöksiä ja tuloksia. Tallenna kokouksen tuloksia siten, että kaikki jäsenet voivat kirjaimellisesti nähdä työt. Muutoin tämä antaa myös visuaalista keskittyä ryhmään. Käytä fläppitaulu ja määrittää tallentimen.

7) perustaa kokous- pelisäännöt. Koska ryhmä on osallistujien kanssaluoda suuntaviivoja tai pelisäännöt, miten kukin henkilö tulee kohdella toisiaan ja ideoitaan. Nämä ohjeet tekevät selväksi, mitä odotetaan toisistaan. Esimerkki ohjeena voi olla "vain yksi henkilö puhuu kerrallaan."

8) Käytä lämmittelyissä ja paimenet. Meillä on taipumus liikaa pakata kokouksia ja päätyä vähän aikaa asettaa vaiheessa suuri osallistuminen ja yhteistyö. Jos otat aikaa tarmoa ja mehua oman ryhmän, Käytät ll saada parempia tuloksia: enemmän luovia ideoita, parempi osallistuminen, erilaisten näkökulmien, enemmän energiaa, ja parempia päätöksiä.

9) laadittiin toimintasuunnitelma. Lopussa kokouksen varmista, että joitakin toimia johtaa. Kysy “ kuka tekee mitä ja milloin? &Rdquo; Vaikka tehdään keskellä kokouksen on parasta tiivistää kokouksen laadittiin toimintasuunnitelma.

10) Arvioidaan kokouksessa. Varmista, että otat aikaa lopussa kustakin kokouksesta on osallistujille antaa palautetta. Kysy “ mikä toimi? &Rdquo; ja “ mitä on parannettava? &"; Näin voit jatkuvasti parantaa kokouksia.

11) Hyväksy ja arvo monimuotoisuutta tietoa, ideoita ja tyylejä. Varmista, että kaikki ideat, tieto ja tyylejä omaksuneet. Etsi tapoja saada tiimin jäsenet paitsi olla avoin ja kunnioittava mutta todella arvostaa eri näkökulmista. Vahvistaa hyvä kuunnella. Hyvä joukkue kuuntelija kuuntelee tarkkaavaisesti ideoita ja näkökulmia he eivät &'; t: n kaltainen. Hyvä idea tulee usein eri.

12) Tunnista introverts ja extroverts. Sisällytä prosessit keskityttävä sekä introvertti lähestymistavat (“ yksin aikaa &"; sillä ideointia) ja ulospäinsuuntautunut lähestymistapoja (“ ryhmä aika &"; sillä ideointia). Jotkut ihmiset ajattelevat tehokkaammin itse ilman häiriötekijöitä, ja jotkut pitävät stimulaation muita ihmisiä. Useimmat meistä tarvitsevat molempia.

13) Pace kokouksessa. On tärkeää olla tietoinen vauhdista kokouksen. Jos siirrät liian hitaasti, Käytät ll synnytti tiimisi jäsenet ja mahlaa joidenkin energiaa. Jos siirrät liian nopeasti, Käytät ll menettää useimmat tiimisi jäsenet tai he tuntevat ahdistunut. Pysy joustava ja saada palautetta nopeudesta. Oikea tahdistus vaihtelee ryhmästä toiseen. Hyvä nyrkkisääntö on lisätä vauhtia, kun ideoida ja hidastaa, kun teet päätöksiä.

tarkemmin ota rohkeasti yhteyttä Bruce Honig, Honig IdeaGuides ([email protected]).
.