Järjestä Business

tehtävä hakemuksen paperityötä on usein kaikkein vihasi ja välttää kaikki toimistossa. Sama pätee meidän sähköpostiisi! Hyvä uutinen on, että se ei ole niin vaikeaa kuin monet ihmiset ajattelevat luoda ja ylläpitää arkistointi kun koneessa.

Jos aloitat päiväsi istuu teidän sekainen työpöytä tai postilaatikkoon täynnä vastaamattomia sähköposteja, asetat itse jopa lisätä stressiä ja puute tuottavuus alusta päivä. Useimmille (myös meidän), omassa elämässämme ovat jo täynnä tarpeeksi stressiä; lisäämällä se ei motivoi meitä hommiin listallamme to-DOS. Ansaitset aloittaa päivä virkeänä ja luottavainen joten voit olla tuottava ja edistyä valmiiksi tehtäviä.

järjestäytyneen työtilan – fyysisten ja virtuaalisten – antaa sinulle luottamusta ja tunteen vaikutusmahdollisuuksia, kun taas sekainen desk tai postilaatikkoon voi tehdä sinusta tuntuu veltto ja sekava ja nitistää teidän luovaa energiaa!

Joten nyt Saatat ihmetellä, miten kasa sekavaa paperi voi aiheuttaa stressiä. Yksinkertainen vastaus on ei vain viivyttely; nämä paperille ja vastaamattomat sähköpostit todella lykätään päätöksiä. Jokainen pala paperia tai sähköpostitse pinossa on muistutus jotain sinun täytyy tukea, mikä väistämättä korostaa joka kerta näet. Jos et tee mitään, niin että pienet myyränmätäs paperia Käytät ve luoda kasvaa osaksi vuoret stressiä, jättäen sinut tunne ylityöllistettyjä ja epävarma mistä aloittaa.

sitoumus voittamiseksi tätä tilannetta, sinun täytyy tietää mistä aloittaa ja mitä töihin. Ensimmäinen askel on ymmärtää, miten yksinkertaista se voi olla. Tiesitkö, on vain kolme tiedostotyypit, jotka tarvitset? Tehokas luokitusjärjestelmä on vain kolmenlaisia ​​tiedostoja: toiminta, viite ja arkistointia. Anna &'; s katsomaan kolmenlaisia, ja muistaa nämä ovat sovellettavissa sähköpostiisi liian!

Toiminta tiedostot

toiminta-tiedosto on kaikki koskevat hankkeet, joissa olet työskennellyt, jotka ovat tiedostoja käytät usein. Varmista nämä tiedostot ovat lähellä toimistoon ja sinulla on helposti viitata niihin niin voit tehdä niitä uudelleen, kun ne on käytetty. Monet meistä säästää tämäntyyppisiä sähköisten tiedostojen meidän työpöydälle johtuen pelosta; mutta kun laittaa ne paikallaan organisaation, voit päästää irti pelosta!

Mitä sähköpostiisi, nämä toimet tiedostot voidaan merkitä tai merkitä sopivalla valmistumisajankohta kuin eräpäivä. Kuten hyvin, voit asettaa muistutuksen toimia etukäteen, jolloin pystyt hoitamaan tehtävää kohtuullisessa ajassa ilman puuttuu eräpäivää.

Viitetiedostot

Reference tiedostoja ei käsiksi niin usein kuin toiminta-tiedostoja, mutta ne ovat silti tärkeitä tiedostoja, joihin sinun täytyy roikkua. Tämäntyyppiset tiedostot ei välttämättä tarvitse olla omassa toimistossa, mutta ne eivät saisi olla liian kaukana helposti.

sähköpostiisi voidaan perustaa alikansioihin merkitty helposti tunnistaa tai viite nimet huomasi sivulle "tiedosto" sähköpostit haluat olla saatavilla tulevaa käyttöä varten.

Tiedostojen arkistoon

arkistoidut tiedostot ovat tiedostoja, jotka eivät ole välttämättömiä joidenkin säännöllisyys (tai ollenkaan ). Nämä tiedostot voidaan tallentaa varastoon tai muuallekaan, missä ne turvassa.

Useimmat sähköpostia sovellusten mukana automaattinen arkistointi ominaisuus. Sinun tarvitsee vain varmista, että olet ota se käyttöön ja soveltaa oikeat asetukset erityistilanne.

Kaikki kolme tiedostot ovat tärkeitä sinulle ja toimiston pysyä järjestetty ja päälle suoritettavat tehtävät. Mutta entä jakaa tiedot muiden ihmisten kanssa? Nykypäivän &'; n teknologia meillä on kyky jakaa sähköisiä tiedostoja ja fyysinen tiedostoja melko helposti. Yksi viimeaikaisen teknologisen organisatorista tukea ominaisuuksia on pilvi tiedostojen jakamisen. Edut, tietenkin, on lukuisia. Investointi riippuu erityistarpeisiin henkilön tai organisaation haluavat toteuttaa käytön pilvi tiedostojen jakamisen järjestelmä; ja kyllä, on jopa muutama "haitoista" osalta sähköisten tiedostojen jakamisen.

yrityksesi, sinun täytyy todella miettiä, miten paljon arvoa yhteinen rekisteröintijärjestelmä tuo ja miten se kasvattaa tehokkuutta sekä tehokkuutta. Pilvi tiedostojen jakaminen ei ole kovin erilainen kuin fyysinen liike resurssi kirjasto. Arvo se tuo riippuu siitä, kuinka paljon vaivaa ja ajattelin laittaa alkuperäisen asetukset ja ulkoasu. Ajattele: kuinka kauan olet tuhlata etsivät tiettyjä tiedostoja tai liiketoiminnan materiaalia? On helppo kuvitella, miten paljon tuottavampia kaikki jäsenet tiimisi voisi olla, jos he voisivat nopeasti ja helposti tiedostoja he tarvitsevat. Tämä on yksi niistä hetkistä, jolloin alkuinvestointeja aikaa ja resursseja tarvitaan järjestelmän tai organisaation työkalu todella olla hyötyä. Muista "Ellei Plan suunnittelee Fail" ja se ei ole koskaan enemmän totta kuin tässä tapauksessa.

Lisäksi liiketoiminnan huomaamaan, että tiimityö paranee, kun resurssit ovat helposti jaetaan kaikille tiimin jäsenille; ja kun tiimityö paranee, niin ei ulostulo koko joukkue – mikä johtaa kasvun kanssa tehokkuutta ja parantaa rivi taloudellisesti.

Lopuksi erinomainen tapa varmistaa menestyksen uuden organisaation arkistointijärjestelmä on saada niin monta ihmistä kuin mahdollista aluksella täytäntöönpanoon, joilla on kaikki tarjota ajatuksiaan siitä, miten prosessi on oltava, mitä erityisiä vaatimuksia tahansa joukkueen jäsen voi olla, ja jotta kaikki saisivat testata ja antaa palautetta matkan varrella.

ottaa elinkeinotoimintaa isn &'; t vain välttämättömyys Fortune 500-yrityksistä; se on välttämättömyys yrittäjän juuri aloittamassa yhtä hyvin. Sinun lopullinen menestys riippuu siitä, kuinka hyvin organisoitu olet alussa; enemmän järjestäytynyt olet, sitä enemmän motivoituneita olet tehtävien suorittamiseen ajoissa, mikä johtaa suurempaan menestykseen.

Kunnes seuraavan kerran, syleillä sinun sisäinen viisaus.

Namaste,
Karen
.