Hallinta Papers: Saapuneet, Lähtevät, ja kaikki Between

Määritä järjestelmä, joka synkronoi elinkaaren paperin.

Ei ole väliä kuinka järjesti loppuelämäsi toimisto voi olla, se &todellisten tuloste; s helppo tuntuu asiat ovat käsistä kun työpöytä on peitetty papereita. Vaikka olet ehkä kuullut huhuja, että niin sanottu “ paperitonta World &"; on saapunut, sinä ja minä molemmat tiedämme, että meillä on enemmän paperia tulossa meitä kuin koskaan ennen. Jos tuntuu paperi on kipu Butt, Käytät uudelleen ole yksin. Mutta hyvä uutinen on, jos laittaa oikea järjestelmät voit saada paperit omassa toimistossa hallinnassa.

Jotta keksiä strategioita miten käsitellä paperia, meidän on ymmärrettävä, että paperi on elinkaaren ikioma:

1. Paperit tulevat toimistoon – painettu tietokoneesta, postin kautta, tai ehkä tuotu kokouksiin tai konferensseihin.
2. Voit järjestellä paperit – laitat laskut yksi pino, aikakauslehtiä toisessa, vastaavuuksia sinun täytyy kirjoittaa kolmanteen.
3. Käsittelet papereita – maksat laskuja, lukea lehtiä tai kirjoittaa kirjeitä.
4. Voit arkistoida paperit – paperit Käytät uudelleen pitämällä pitkäaikainen pannaan tiedosto kaappiin tai laatikkoon.
5. Voit poistaa paperit – pudotat roskapostin roskakoriin tai silputa arkaluonteisia asiakirjoja.

Nämä viisi vaihetta – kaupungista, lajitella, käsitellä, arkisto, ja ulos – ovat yleiset puitteet paperin hallinta- strategia . Avain hallita paperin on oltava erillinen tila jokaisessa vaiheessa oman paperin &'; s elinkaaren: saapunut kaikki asiat, jotka ovat uusia; “ kuuma tiedostoja alue &"; käsitellä lajittelu- ja käsittelyvaiheet; arkistointiin alue kaikille paperit haluat pitää kiinni pitkällä aikavälillä; ja Lähtevät papereita, jotka lähtevät tilaa kokonaan. Anna &'; s näyttää jokaisen näistä hieman yksityiskohtaisemmin.

Ensimmäinen on postilaatikkoon. Tämä voi yksinkertaisesti olla kori, laatikko, tai tarjotin johon sijoitat kaikki saapuvat paperit – posti, tulosteet, jne .-- pitämällä se kaikki yhteen paikkaan niin, että se doesnt &'; t eksyä kaaos työpöytäsi. Kun se &todellisten tuloste; s aika voit itse istua alas ja käsitellä uusia papereita, et &'; t tarvitse tuhlata aikaa etsimällä tilaa. Sen lisäksi kerätä saapuvat papereita, tämä ensimmäinen vaihe on täysin toiminta ilmainen.

Tietenkin monet paperit eivät edellytä joitakin toimia teidän – allekirjoitus, vastaus, maksu. Tämä on suurin ihmiset &'; s on taipumus kaatua. Tyypillisesti siellä on “ tehtävälista &"; pino, mutta isn &'; t aina hyödyllisiä, koska meillä on yksinkertaisesti liian monia erilaisia ​​toimia meidän on toteutettava tiettynä paperilla. Mielestäni &'; s hyvä olla kuuma tiedostoja ala: Tämä voi yksinkertaisesti olla Työpöydän laatikko, ehkä 6 &"; 8 &"; syvä, joka on helposti saatavilla kaikissa toimistotarvikeliikkeestä. Sisältä tämä tiedosto laatikko olisit sarja roikkuu tiedostoja; Näin voit päästä eroon teidän To-Dos osaksi eri toimien sinun täytyy ottaa, tiettyjä sanoja kunkin toimen että paperit ovat – “ Call &"; puhelimen viestit, “ Kirjaudu &"; paperit, jotka edellyttävät allekirjoitusta, “ kalenteri &"; Tapahtumien sinun täytyy lisätä aikataulun, “ Kirjeenvaihto &"; kirjeiden, ja niin edelleen. Nyt, kun menet läpi postilaatikkoosi voit lajitella paperit osaksi erityisiä toimia, että jokainen paperi tarvitsee. Tämä tekee siitä paljon helpompaa, voit itse ottaa nämä toimet: Nyt voit napata “ Call &"; kansio ja tehdä kaikki puhelut kerralla, tai ottaa “ Kirjaudu &"; kansio ja allekirjoittaa kaikki asiakirjat kerralla. Sijaan menee läpi pinon To-Dos ja menee edestakaisin ja vaihteiden, nyt Käytät uudelleen virtaviivaistaminen miten Käytät uudelleen tekemisissä paperin. Luominen tämä järjestelmä pitäisi säästää paljon stressiä, paljon turhautumista, ja toivottavasti melko vähän aikaa.

Kun Käytät ve ryhtynyt toimiin paperit kautta kuuma tiedostoja alue, siellä on jotkut sinun täytyy pitää kiinni. Ne menevät arkistosta – tiedosto laatikko, arkistokaappi, tai tiedoston laatikon. Tämä on pitkäaikainen, kylmä varastointi alueella. Voit nimetä nämä tiedostot mitä haluat – mikä tekee eniten intuitiivinen järkeä sinulle.

Tietenkään ei jokainen paperin ryhtymään toimiin pitää tallentaa. Jotkin paperin täytyy kierrättää, silputtu, tai lähettää takaisin maailmaan. On hyvä olla roskakoriin ja silppuri vieressä, jossa uusi posti tai paperia tulee. Sillä papereita, jotka täytyy mennä takaisin maailmaan (lähtevän postin tai interoffice asiakirjoja), se &todellisten tuloste; s parasta olla vastaava lähteviin aivan sähköpostiisi. Tämä olisi jos kaiken, Käytät uudelleen ottaen takaisin ulos maailma elää kunnes Käytät uudelleen viemiseen.
.