Aikaa järjestää tietokoneen arkistointi System

Ensimmäinen tulee ajatus; sitten järjestäminen että ajatuksen, otetaan ideoita ja suunnitelmia; sitten muutosta nämä suunnitelmat todellisuutta. Alussa, kun voit havaita, on mielikuvitus. ~ Napoleon Hill

aikakaudella “ big data, &"; me kehotetaan hakea tietoja usein. Ottaa tietokone arkistointijärjestelmä voi olla suureksi avuksi. Pitää se mahdollisimman yksinkertainen auttaa myös.

Voit aina käyttää “ etsiä ja hakea &"; toiminto tietokoneeseen, mutta tietää, missä asiat ovat on paljon nopeampi.
Miten tiedoston sinun paperityöt? Luokkiin, ja sitten aakkosjärjestyksessä? Muulla tavalla? Jos näin haet paperityötä, se olisi helppo käyttää samaa järjestelmää (luokat ja sitten aakkosjärjestyksessä) järjestämisessä tietokoneen tiedostoja. Mitä enemmän käytät näitä samoja luokkia, sitä helpompaa on löytää asioita molemmissa paikoissa.

Yleensä yrityksesi automaattisesti otollisia ryhmiin esimerkiksi: asiakkaat, ostovelat, myynti, markkinointi, merenkulku, jne. Riippumatta näiden luokkien ovat paperin tiedostoja, käyttää samoja merkitä luokkasi, ja alikansiot. Kun olet nämä kansiot perustettu, voit vetää mitä sinulla on tällä hetkellä uuteen tietokoneeseen arkistointijärjestelmä.

kehitettävä tehokas nimeäminen strategia asiakirjoja. Sinun pitäisi pystyä kertomaan yhdellä silmäyksellä joka asiakirja on yksi etsit.

Muistatko “ vanhaan, &"; tiedostojen nimet oli rajallinen määrä merkkejä voit käyttää? Se &'; on niin mukavaa, että he &'; ve laajeni että. Nykyään, voit käyttää todella pitkä merkkijono. Voit laittaa asiat tiedoston nimi kuin kuvaus siitä, mitä tiedosto on noin, sen versionumero, luontipäivän, kuka sen loi – kaikki tiedot Käytät d tarve niin, että katsot nimi tunnistaa tiedoston ilman avaaminen ja sulkeminen se . Tämä voi olla merkittävä aikaa säästyy. Jos Käytät ikinä avannut kansion täynnä asiakirjoja ja teillä oli avata ja sulkea jokaisen asiakirjan löytää joka Käytät etsit, tiedät kuinka paljon aikaa voit tuhlata näin.

Päätä nimeämiskäytäntöä varten asiakirjoja, joita voit seurata jatkossa. Käytä että rakenne kaikki tiedostot, jotka luot; että tapa kaikki uudet asiakirjat järjestetään millä tavalla &'; s paljon helpompi itse löytää ne ja hakea ne myöhemmin.

Ja jos tai kun sinulla on aikaa, mene takaisin vanhempia tiedostoja, nimetä niitä kohti uutta nimeämiskäytäntöä, ja integroida ne uuteen tietokoneeseen arkistointijärjestelmä.
.