Tapoja viettää vähemmän aikaa Processing Paper

Koska Certified Professional Organizer, olen oikeastaan ​​nautin työskennellä paperilla – Tiedän, I &'; m outo! Jopa niin, en &'; halua viettää liian paljon aikaa sitä; kuten sinä, minulla on monia muita tehtäviä minun tehtävälista. Eräs iso tavoitteet 2009 on vähentää paperin määrää, että minun täytyy käsitellä. Seuraavassa on muutamia tapoja tehdä se:

Don &'; t tulostaa sähköposteja. Oikeasti, mitä aiotte tehdä, että sähköposti juuri tulostettu? Tallenna se, ehkä? No, se &todellisten tuloste; s jo tietokoneessa tai palvelimella, joten se &todellisten tuloste; s on jo tallennettu. Jos Käytät uudelleen huolissaan menettää tai se on poistettu, varmuuskopiot arkisto tietokoneen tai ulkoisen levyn. Parempi vielä, käytä online-varmuuskopiointi palvelun kuten Mozy ja voititte &'; t tarvitse huolehtia varmuuskopioinnista, he &'; ll tapahtua automaattisesti. Jos Käytät uudelleen tulostamalla sähköpostia käyttää viitteenä tulevasta matkan tai tapahtuman, aloita pieni tiedosto matkan, ja kun se &todellisten tuloste; s yli, pilkkovat tai kierrättää koko juttu.

Don &'; t tulostaa web-sivuja. Monet meistä tulostaa verkkosivut myöhempää tarvetta varten, mutta vaikka hyvistä aikeista, voimme koskaan valvoa näitä asiakirjoja. Tulostamalla nämä pois, me &'; ve käyttää mustetta ja paperia, vietti aikaa odottaa sivun tulostaa, ja nyt uusi pala paperia meidän työpöytä, että meidän on käsiteltävä – asiakirja, emme saa koskaan edes käyttää, tai voi olla vanhentunutta mennessä saamme takaisin se! Sen sijaan tulostus, kokeile luoda kansioita selaimessasi aiheittain, ja kirjanmerkki sivujen Käytät Haluaisitko palata myöhempänä ajankohtana. Jos Käytät uudelleen huolissaan siitä, että sivu ei voi enää olla siellä myöhemmin, kokeile sivun kaapata työkalu, kuten ilmainen Evernote Web Clipper, jonka avulla voit kaapata ja tallentaa koko web-sivuja myöhempää tarkastelua varten – tulostamatta niitä.

Don &'; t tulostaa faksit. Ja tarkoitan don &'; t tulostaa yhden Käytät uudelleen lähettämisen tai yksi Käytät uudelleen vastaanottaa. &Ldquo; Mutta Josh, &"; sanot, “ minun täytyy tulostaa sen voidakseen lähettää se, eikö? &"; Useimmissa tapauksissa ei ole. Jos sinulla on tulostin /skanneri /faksi monitoimilaitteen, tai faksi /modeemi rakennettu tietokoneen, voit yleensä “ Print &"; suoraan faksitoimintoon (tarkista omistaja &'; käsikirjan). Muutoin tämä ohittaa todellinen tulostin ja lähettää asiakirjan suoraan faksitoiminnon, koskaan käytä mitään paperia. Lisäksi se vie vähemmän aikaa, koska faksi doesnt &'; t on skannata asiakirjan, ja laatu on parempi vastaanottajan &'; s loppuun. Sikäli kuin faksien, kokeile käyttää Internet-pohjainen palvelu, kuten eFax jossa voit katsella saapuvat faksit tietokoneeseen ennen kuin päätät, onko se &todellisten tuloste; s arvoinen tulostusta.

Scan paperiasiakirjoja. Kun Käytät uudelleen lopettanut kanssa asiakirjan tai tiedoston, tutkimukset osoittavat, että kun se &todellisten tuloste; s tiedosto laatikko, se &todellisten tuloste; s hyvin epätodennäköistä, että Käytät menossa käyttää sitä uudelleen. Jos tämä &'; s tapauksessa asiakirjoja, eikä arkistointi, kannattaa skannata niitä sen sijaan. Työkaluja kuten NeatDesk voi skannata jopa 50 sivua kautta automaattinen syöttölaite, ja voi muuntaa ne asiakirjoja haettavissa PDF-tiedostoja. Mitä pidän tästä on se, että niin monet meistä ovat tottuneet tekemään hakuja verkossa, että se tuntuu todella luonnollista etsiä oman asiakirjojen – mutta tämä voidaan tehdä vain, kun ne &'; uudelleen meidän tietokone jollakin tavalla, joko koko asiakirja tai indeksi. Olen henkilökohtaisesti sitä mieltä skannauksen ja automaattisen muuntamisen PDF on helpoin tapa.
.