Getting Sähköposti Alle Control

hallinta tulva sähköpostiviestejä, että useimmat meistä täytyy vuorovaikutuksessa päivittäin on kasvava haaste.
Kukaan &'; n määrä on vähenemässä. Että “ peto on karannut tallista, &"; ja me &'; uudelleen aio pystyä työntää sen takaisin!
Joten, saada otetta sen hyvä systemaattinen lähestymistapa on kriittinen pysyä järjissään.

Jos olet pieni vähemmistö ihmiset tällä hetkellä pysty ylläpitämään vähemmän kuin näyttö täynnä sähköpostia suurimman osan ajasta (koska äänenvoimakkuus on alhainen ja /tai käsittelet niitä nopeasti ja johdonmukaisesti), järjestelmä on todennäköisesti hieno sellaisenaan. Jos säännöllisesti on paljon enemmän kuin että (satoja, tuhansia?) Asuvat sähköpostiisi-ruutuun Käytät uudelleen vaarallisesti kohdistua jännityksiä ja puutuminen suhteessa digitaalisen viestinnän maailma.

Koska tilavuus erillisten viestit ja nopeus, jolla ne näkyvät, sähköposti näyttää olevan ainutlaatuinen demoni,
kanssa elää omaa elämäänsä. Pohjimmiltaan kuitenkin, sähköposti ei ole erilainen kuin työpöydällä-lokeroon tai puhelinvastaaja – se &'; s yksinkertaisesti kokoelma laatikko saapuvat yhteydet ja tiedot, jotka on arvioitava, käsitellään, ja järjestetään tarvittaessa. Ja ohjaamalla sähköpostia liittyy sama haaste kuin hallita fysikaalinen lokeroon – usein liian paljon tavaraa, että me don &'; t ole aikaa tai haluja käsitellä ja järjestää kuin se tulee. Joten se tulee helposti suolla “ lavastettu &"; tai “ vireillä &"; kohdetta – vilkaisi, ehkä jopa lukea, mutta ei päättänyt siitä tai tehokkaasti organisoitu (Olen paljastui peräti 7000 sähköpostit edelleen märkivä vuonna asiakas &'; s-lokeroon).

suuri haaste

Koska sähköposti on yksinkertaisesti in-box, se on tyhjennettävä säännöllisesti olevan mahdollisimman toimiva. &Ldquo; Tyhjä &"; ei tarkoita viimeistely kaikki työt upotettu sähköposteja – se tarkoittaa päätöksenteossa, mitä kukin tarkoittaa ja järjestää sen mukaisesti. Samoja menettelyjä sovelletaan kaikkiin in-box – olipa se &todellisten tuloste; s tarjotin pöydällä tai puhelinvastaajaan. Ne olisi käsittely asemia, ei varastotilat. Koska äänenvoimakkuus tietokoneen on paljon suurempi kuin ääni tai paperilla “ kaupungista, &"; Kuitenkin saada se nollaan vaikuttaa erityisen pelottava. Mutta ei ole valoa tunnelin päässä, jos olet vain kerroit asioita kasaantuvat sinne. Se vie vähemmän vaivaa aloittaa joka päivä tai kaksi nollasta teidän in-box kuin se säilyttää “ amorfinen läiskä &"; kertynyt ja järjestäytymättömiä “ kamaa &"; että on jatkuvasti lukea uudestaan ​​ja uudelleen, mitä ne tarkoittavat.

Perusteet

Olemme nähneet satoja ainutlaatuisia tapoja, joilla ihmiset ovat keksiä hallita sähköpostiaan, ja monet toimivat hienosti – niin kauan kuin mitään ei ole menetetty, inventaario ei jatkavat kasvuaan, ja joku voi helposti nähdä sähköposteja he tarvitsevat ryhtyä toimiin. Tässä muutamia perusmenettelyt että yleisesti toimi kaikille:

Käytä DELETE-näppäintä!
Helppous, jolla me roskakoriin asioita meidän fyysinen posti doesnt &'; tunnu kääntää tietokoneeseen monille ihmiset – ehkä siksi sähköpostit Don &'; t vie paljon fyysistä tilaa ja ne ovat niin helposti pysäköity jonnekin että &'; s ei välittömästi meidän kasvot. He &'; uudelleen aloittamisesta psyykkinen tila, kuitenkin, ja poistamalla kaikki, että me don &'; t todella tarvitsevat, koska kohtaamme sen, on keskeinen merkitys pyrittäessä hallitsemaan tulva. Jos olet epävarma, heitä se pois. Jos Käytät ve anna sähköpostit kasaantuvat, huuhtelua on ensimmäinen asia tehdä. Joskus on helpompi puhdistaa talon napsauttamalla “ alkaen &"; -painiketta, joka lajitella ne niiden lähde – voit usein dumpata useita kerralla niin.

Tiedosto!
Käytä yksinkertaista varastointi järjestelmä tavaraa haluat säilyttää arkistot ja tukitietoja . Jos Käytät uudelleen “ jos on epävarma, pitää se &"; henkilö, joka &'; s hieno, mutta älä &'; t on se tukkeutumisen sinun in-lokeroon. Viitata kansioita navigaattori baari ja tiedostojen tuollaiset sähköposteja tuolla. Se &'; sa paljon helpompi kadottaa niistä joukossa 500 tai 1000 oman in-box kuin kansioon voit nimetä. Ja hakutoimintoa voi helposti löytää useimmat mitään avain sana. Vältä sisäkkäisiä kansioihin, sinun täytyy klikkaa auki löydä tiedostoa. Yksi yksinkertainen alfa-järjestetty lista – aiheittain, teeman, tai henkilö – riittää yleensä ja helpompi käsitellä pakomatkalla. Puhdistaa niitä, kun sinulla on vähän ikkunat aikaa mitään parempaa tekemistä.

Täytä < 2 minuutin niistä!
Surullisen 2 minuutin sääntö on ratkaisevan tärkeää sähköpostin hallintaan. Mitä voit käsitellä alle 2 minuuttia, jos Käytät uudelleen koskaan aio tehdä sitä ollenkaan, pitäisi tehdä ensimmäistä kertaa näet sen. Se kestää kauemmin lukea se, sulje se, avaa se, ja lukea sen uudelleen kuin se olisi sen valmiiksi ensimmäisen kerran se näyttää. Raskas sähköpostia ympäristössä, ei olisi epätavallista olla vähintään kolmasosa heistä tarvitsevat vähemmän kuin 2 minuuttia lähetystä.

Järjestä sähköpostiviestit, jotka edellyttävät toimia ja seuranta!
Jos Käytät ve poistettu, jätetty, ja lopettanut < 2 minuutin sähköpostit, Käytät uudelleen jäljelle vain kahdenlaisia: (1) ne, jotka vaativat yli 2 minuuttia käsitellä ja (2), jotka edustavat jotain Käytät uudelleen odottamassa muilta. Yksinkertainen ja nopea tapa saada valvontaa on luoda kaksi kansioita Navigator Bar – “ Toiminta- ja" ja “ odottaa &"; ja tiedosto niitä vastaavasti. Nämä kansiot tulee visuaalisesti erillään viittaukseenne kansiot ja pitäisi istua yläreunassa kansion luettelon, joka voidaan toteuttaa tekemällä ne kaikki korkit etuliite välimerkkejä kuten @ symboli tai viiva (kumpi lajitella kansiot alkuun ).

Jos Käytät ve poistettu, jätetty, päättynyt, tai lajitella sähköposteja teoiksi-muistuttamalla kansiot, Käytät uudelleen jää tyhjiksi-lokeroon. Nyt, ainakin, se on paljon helpompi tarkastella ja arvioida enemmän täydellisen luettelon työsi käsillä; ja Käytät ll löytää se &todellisten tuloste; sa paljon helpompi keskittyä – sähköpostin tai jotain muuta.

käynnissä Challenge

Sinun täytyy jatkuvasti tarkistaa kannekelpoinen sähköposteja. Kun saat in-lokeroon nollaan, se tuntuu fantastinen. Mutta voit &'; t sivuuttaa erän ACTION sähköposteja Käytät ve järjestetty. Ongelma tietokoneiden muistutus työkaluja on out-of sight-out-ofmind oireyhtymä. Jos Käytät uudelleen ei arvioida niitä säännöllisesti tarpeeksi, ne alkavat nakertaa teidän psyyke, luo entistä välttäminen ja huonoja tunteita. Ihmiset jättävät sähköpostit niiden in-lokeroon aluksi samasta syystä ne kasaantuvat asioita työpöydän, ajattelu, “ Jos se &todellisten tuloste; s edessäni, Voittoni &'; t menettää tai unohtaa se. &Rdquo; Tietenkin, että näennäisesti käytännön tapa visuaalisen cuing heikentävät tilavuuden ja epäselvyys siitä, mitä &'; s paalut. Ne luovat tunnottomuus sijasta selkeyden. Se &'; s paljon helpompi arvioida työmäärä käytännöllisiä sähköposteja järjestetään yhdessä paikassa. Mutta se edellyttää hyvää tapana tarkistaa niitä säännöllisesti tuntea OK mitä Käytät uudelleen ei tee niitä tällä hetkellä.

Kaikki tämä vie aikaa ja henkistä energiaa. Teeskentelemällä, että voit saada sähköpostia kurissa ilman omistaen tarvittavat henkilökohtaiset resurssit tehdä se johtaa turhautumiseen ja stressiä. Nämä parhaat käytännöt auttavat tehdä prosessista mahdollisimman tehokas, mutta vapaus, joka tulee ottaa ne kurissa vielä ole vapaa. Aivan kuten ihmiset ovat oppineet hyväksymään työmatkan aikaan kuin jäsenmaksut he maksavat asua ja työskennellä missä ne &'; d mieluummin, ne on sisällytettävä aikaa ja energiaa käsitellä sähköpostia heidän elämäänsä ja työn tyyli.

Räätälöidyt Approaches

Koska henkilötietojen hallinnan ohjelmistoja on edelleen kehittyä, sekä standardin työpöydälle sekä lukemattomat luovan pieniä sovelluksia ja apuohjelmia, mahdollisuudet vaihtelut miten hallita sähköpostia runsaasti. Ne voidaan koodata, värillinen, ja automaattisesti jätetty. Ne voidaan lajitella priorisoitujen lähettäjiltä. Ne voidaan lykätä haku myöhemmässä aikoina. Ne voidaan siirtää ja sulautuivat tehtävä ja tehtävälistan johtotehtäviin muualla ohjelmisto.

Jos perustaa ja alkaa tottua yksinkertainen kansioon järjestelmä käytännöllisiä sähköposteja, saatat löytää erikoistunut alaluokat hyödyllinen. &Ldquo; Read /Katsaus &"; voi olla kansio FYI-tyyppi sähköpostit (vaikka painetun pitkiä ovat helpommin hallittavissa kuin ruudulla). &Ldquo; Print &"; voi olla hyödyllinen, jos et ole tulostimen säännöllisesti. Jotkut ihmiset kokevat, että kun aika muokata aiherivit oman tallennetaan sähköposteja vastaamaan erityistoimia ne täytyy tehdä, on hyödyllinen.

Parhaat käytännöt

Mutta ei väliä kuinka säädät sitä tai miten siistiä ainutlaatuisia ominaisuuksia ja hyvää temppuja on, että saatat tutkia ja jopa integroida yhdenmukaisina toimintoja omaan henkilökohtaiseen järjestelmään, perusperiaatteita hyvän työnkulun hallinta on noudatettava edistämiseksi rento valvonnan peto:

Säilytä käytännöllisiä ja nonactionable sähköposteja eri paikoissa.
Se &'; liian monimutkainen ja stressaavaa aivoille jatkuvasti tarvitse uudelleen lajitella sitä joka kerta se näyttää sitä. Järjestelmä toimii paljon paremmin kuin teidän psyyke siitä. Sähköpostit jätetty viite kansiot ovat edelleen asioita tuottaa ahdistusta; ja sähköposti in-lokero, tarvitaan vain haettavissa tiedot sumentaa sinun keskittyä. Koska useimmat ihmiset don &'; t on hyvä toiminta-muistutus järjestelmä sinänsä, he yrittävät tehdä viittaus kansiot järjestelmä muistaa mitä tehdä, ja joka ei koskaan todella toimii. Jos viite ja toiminta muistutukset ovat erillisiä asioita, se mahdollistaa paljon enemmän vapautta ja helppous pitää niin paljon vertailuaineisto kuin haluat. Se vain tulee kirjasto.

Pidä se puhtaana.
Jäännös näyttää itse tuottaa, mutta sen ei &'; t itsetuhomekanismia! Poista mitä voit aluksi, ja puhdistava viitetiedostojen säännöllisesti, koska asiat saavat vanhentunut ja menettävät arvonsa sinulle.

Pidä ne uudelleen.
Kuten kaikki toiminta-muistutus järjestelmä, jos et &'; t lue ja uudelleen muistutuksia toimien ehkä ottaa, mielesi vie takaisin työhön; ja se doesnt &'; t tehdä työnsä hyvin. Käytät ll sitten Vältä katsomasta järjestelmä ja ei oikeastaan ​​luota mihinkään Käytät tekemässä takia piilotettu sopimuksia itsesi Käytät ve laiminlyöty neuvottelemaan.

Ole hyvä näppäimistö.
Olisimme saamaton ei muistuttaa teitä yksi tärkeimmistä tekijöistä sähköpostin hallinta – kuinka nopeasti kirjoitat ja miten helppo olet kanssa pikanäppäimiä ja koodeja. Ei vain huono kirjoitusnopeutesi tehoton, se luo vastus kytkeytymään sähköpostia, joka heikentää kaikki parhaat aikomukset saada sen päälle. Jos Käytät uudelleen ei aina vähintään 50 sanaa minuutissa, sinne hyvän kirjoittamalla tutor voisi tehdä valtava ero.

Suosittelemme käyttämään yksinkertaisinta voit tulla toimeen, noudattamalla näitä perus parhaat käytännöt, varsinkin jos Käytät uudelleen hieman tyhjästä saada tällä alalla hallinnassa. Jos olet suhteellisen kehittyneitä sähköpostiosoitteesi hallintaan jo, ja perustamalla monimutkaisempia menettelyjä itse on tosiasiallisesti yksinkertaisempaa, että &'; s loistava. Haasteena kuitenkin on pitää se virta, täydellisiä, ja johdonmukainen – ja jotka eivät tarvitse lisää aikaa ja ajattelin kuin kannattaa loppuratkaisu voit saada. Sinun prosessi on oltava niin perus-ja lähes automaattinen, että voit ylläpitää sitä, vaikka sinulla ei' t huvita tehdä sitä.

Sähköposti, kuten mikä tahansa tehokas työkalu, voi olla siunaus tai kirous. Ja jos työkalu menee työ, sinun täytyy investoida mitä se tekee käyttää sitä viisaasti ja turvallisesti. Se on valtava tuottavuuden tehostajana, mutta kun se saa sinulta pois, se &todellisten tuloste; sa vaikea ammattitauti.
.