Miksi Hyvä asiakaspalvelu on niin kriittinen Virtual Assistant

Asiakaspalvelu on tehokas erottava, joka voi asettaa virtuaalisen avustajan lisäksi hänen kilpailijoita. Tämä merkitsee suoraan enemmän uusia asiakkaita, enemmän työtä nykyisten asiakkaiden ja kyky periä korkeampia ammatillinen hinnat.

Ja kaikesta sen mahdolliset hyödyt, jotkut virtuaalinen avustajien uskovat, että yksinkertaisesti kohtelias, ammatillinen, ja mukautuminen riittää. Toisin sanoen, ne näyttävät sekoittaa asiakaspalveluaan “ ollaan kilttejä &" ;.

Totuus on liiketoimintaa ei voida viljellä “ mukava &"; yksin. Yleisin väite, että kuulen ihmisiä heidän ENTINEN virtuaalinen avustaja ei ole, että he weren &'; t “ mukava &" ;, mutta että ne tehnyt &'; t kommunikoida, ei tehnyt &'; T vastata puheluihin tai sähköposteihin ja koskaan anna asiakas tietää, mitä oli valmisteilla tai joilla saattaa olla ongelmia.

Joten jos olet virtuaalinen avustaja ja yleistä mukava ihminen, mutta on ongelma säilyttää asiakkaiden ja saada liiketoiminnan jatkuvuuden ja sana-suu lähetteet, kysy itseltäsi, jos Käytät uudelleen teet mitään näistä virheistä.

Koska VA ensimmäinen ja kaikki muu toinen

Tämä ajattelutapa on ylellisyyttä ainoastaan ​​työntekijöillä on. Kun työtä jonkun, sinulla on hyvin määritelty työpaikka – hallinnollinen avustaja, myyntiedustaja, toimittaja. Nyt, että olet yrityksen omistaja, olet ensisijaisesti markkinoija ja asiakaspalvelun johtaja.

Ei kuunnella asiakkaalle

Ota aikaa ymmärtää kunkin asiakkaan &'; tiedonantoon ja työn tyyli ja mieltymykset. Tämä sisältää kuinka usein sinun pitäisi ottaa heihin yhteyttä ja millä keinoin; kuinka yksityiskohtaisia ​​pitäisi raporteissa olla; mitkä ovat niiden käsitteleminen ongelmia; jopa tiedosto-nimeämiskäytännöt ja käytön asianmukainen ohjelmistoversiot.

Jotkut asiakkaat saattavat vaikea päästää irti, kun se tulee siirtämällä työtä virtuaalinen avustaja ja vaativat usein ja yksityiskohtaiset kertomukset. Toiset löytää tällaisia ​​päivityksiä tarpeetonta ja häiritsevää. Jotkut on ok vain sähköpostien taas toiset on mukavampaa säännöllisesti puheluita.

Ei hallinta-asiakas &'; odotukset

Aivan kuten niiden asiakkaiden, virtuaalinen avustajien on erilaisia ​​kykyjä ja rajoituksia, kun kyse on taitoja, saatavuus, ja työ tyylejä. On ehdottoman tärkeää vastata asiakkaan &'; s odotuksia kykysi jo ennen pidike sopimuksen allekirjoittamista.

Jos esimerkiksi et toimi varhain aamulla tai viikonloppuisin, mainittava se selvästi. Jos on tuntia Käytät uudelleen offline tai pysty vastaamaan puhelimeen, anna asiakkaat tietävät. Jos olet ulos toimistosta mistään aikaa, muista antaa oman asiakaskunnan kanssa matkapuhelinnumerosi jossa he voivat tavoittaa sinut hätätilanteissa.

Ole kristallinkirkas noin kauan se vie vastata asiakkaalle &'; n viestejä.

Ole etukäteen ja rehellinen taitoja ja kokemusta. Asiakkaat eivät ole marsuja. Kun hankkeisiin, jotka vaativat osaamista sinulla ei' t on tai johon sinulla on vain teoreettista tietoa on taattu tapa menettää asiakkaan ja alkaa liukas prosessi ansaita huono online maine. Voit olla varma, että nimi tulee esille keskustelun seuraavan VA tai verkossa ystäväsi tai kollegasi. Ja ei hyvällä tavalla!

Ei vääntämällä mahdollisille asiakkaille

vääntämällä asiakkaita doesnt &'; tunnu hyvältä ajatukselta, varsinkin jos näköpiirissä on hyvä sovi taitojasi ja työn tyyli. Silti ottaa liian paljon asiakkaita tai liian monia hankkeita tarkoittaa ponnisteluja jakautuvat liian ohut. Kumoten laatukysymyksiin, ottaa enemmän työtä kuin voit käsitellä on merkittävä kielteinen vaikutus asiakaspalvelua ponnisteluja.

Sinulla on pari valintoja tässä tilanteessa. Voit vuokrata alihankkijan VA auttaa sinua joitakin projekteja, jolloin alussa rakentamassa ja kasvava oma käytäntö osaksi multi-va yritys, tai voit viitata asiakkaan toiselle Virtual avun yritys, joka tiedät ja luottamus.

Unohtaminen asiakas &'; n avoimuuden

Avoimuus on suosittu sana nykyään. Mutta kaikki se todella tarkoittaa yksinkertaisesti osoittaa asiakkaille, mitä se on, että teet ne. Tämä sisältää kerroit asiakkaasi nähdä work-in-progress sekä välineitä ja menettelyjä käytät työskenneltäessä tehtävänsä.

On paljon vaihtoehtoja, joiden avulla juuri tällaisten tietojen jakamista. Se voi olla jotain niin yksinkertaista kuin asiakirjojen jakamiseen Google-dokumenttien kautta tai yksityiskohtainen kuin luoda asiakaskohtaisia ​​wiki pitää kaikki asiakirjat, linkkejä resursseja ja vakioitujen toimintaohjeiden mukaisesti. Käytämme ja suosittelemme ClientSpot joka mahdollistaa tiimimme yhteistyötä asiakkaan kanssa hankkeita, jakaa tiedostoja, ja seurata tehtäviä ja määräaikoja.

Ei ongelmien ratkaisemiseksi ja unohdetaan hätätilanteissa

&'; s OK tehdä virheitä. Useimmat yritysten omistajat ymmärtää, että satunnaiset virheet ovat väistämättömiä. Ratkaisevaa on, miten voit käsitellä virheitä ja hätätilanteissa. Käsitellään oikein, vaikka paha virhe voi muuttua mahdollisuuden rakentaa asiakkaalle &'; s luottamus ja uskollisuus.

Kun teet teet virheen tai kasvot hätätilanteessa, anna asiakas tietää heti. Anteeksi ja omistaa jopa mitä Käytät ve tehnyt väärin. Sitten heittää kaikki voimavarat tulee tehdä asiat oikein. Ja kun se &todellisten tuloste; s ympäri, anteeksi uudelleen ja anna asiakas tietää, miten aiot välttää vastaavia kysymyksiä tulevaisuudessa.

Ei palkitsemme asiakkaita

Joskus liike omistajat saavat niin kiireinen seurannassa johtaa ja jahtaa potentiaalisille asiakkaille, että he unohtaa heidän nykyisiä. Ylitetä kiitos muistiinpanoja ja kausi &'; n onnittelukortteja. Vaikka en ole fani alennuksia teidän kovaa työtä, en suosittele tekemään vähän jotain ylimääräistä tai “ lagniappe asiakkaalle lahjaksi aina silloin tällöin. Mikä on lagniappe?

Jotain odottamatonta
– lisäedun tai lahjan pitäisi olla yllätys. Se on “ leipurit tusinaa &" ;, jotain heittää hyvää toimenpide, joka yllättää ja ilahduttaa vastaanottaja.

merkitykselliset
– kohteen tai etu olisi olla hyötyä vastaanottajalle. Onko asiakas koskaan ollut Squidoo sivu rakennettu niiden liiketoimintaa? Ota tunti ja laittaa yksi yhteen lahjaksi.

Aitous
– se on enemmän “ miten &"; se annetaan, toisin kuin “ mitä &"; on annettu. Pieni lahja tai lagniappe viestii, että välität asiakas ja että arvostat heidän suhdetta kanssasi.

Sitoutuminen jokin näistä asiakaspalvelu virheet hidastaa virtuaalinen avustaja liiketoiminnan kasvu, kun ei ole tarkoitus kanta pyytää tai vastaanottaa lähetteitä. Toimittamassa useita lyhyesti liiketoiminnan muodossa itsemurhan.

kyky ja halukkuus tarjota vilpittömän “ lisäarvoa &"; asettaa teitä lukuun ottamatta kilpailijat, viljellä oman kapealla ja kehittää ammatillisia maine. Sinun tyytyväisiä ja onnellisia asiakkaita on enemmän kuin mielellään viitata teidän palveluja niiden vaikutuspiirissä.

** Sinulla on lupa uusintapainoksia teidän julkaisun tai sivustoosi /blogi yhtään artikkelia Denise Griffittsin löytyi tästä Verkkosivusto kunhan Denise Griffitt nimi ja yhteystiedot ovat. Denise Griffittsin, Virtual avun alan asiantuntija, sähköposti: info at virtualassistantindustry.com, Verkkosivusto: http://virtualassistantindustry.com, Puhelin: 1-888-719-6711.
.