Kehotus toimia: Miksi nyt on jännittävin aika olen nähnyt 30 vuoden Business as Järjestelytoimikunta Consultant

Tosiasia on, että viimeisten 30 vuoden aikana, useimmat yritykset eivät ole arvostettu palvelut jouduin tarjous . Suurin kilpailijat olivat “ apatia &"; ja “ eroamaan. &"; Jotkin järjestöt katsoivat, että epäjärjestyksestä ei ollut &'; t todella rivi kysymys - eikä ainakaan “ on oltava. &Rdquo; Toiset tehty yrityksiä “ Getting Järjestäytynyt, &"; mutta tulokset olivat vähemmän kuin toivottavaa, tai useammin ei-kestävää. En ollut koskaan onnistunut dokumentointi tehokkaasti kustannukset epäjärjestystä tai etuja organisaation, ja niin minä plodded pitkin kuin liiketoimintaa, tietää, että oli tein oli muuttumassa elämää - mutta ei tehdä tarpeeksi myynti osoittaa todellisen tuotteiden arvo /palvelut tarjoamme.

Yhtäkkiä tilanne on muuttunut.

Uusi kysyntä

päivät työskentelee yksi toimisto 8:30-05:30, ja sitten menee kotiin yli! Asiakkaat tarvitsevat tietoa 24/7, ja työntekijät työskentelevät eri paikoissa. Paperi arkistointijärjestelmä toimistossa on arvoton jos Käytät uudelleen vastaamaan asiakkaan kotoa, työmatkalla, toisesta toimisto oman yrityksen, tai toimistossa asiakkaan tai näköpiirissä. Kyky ketään suorittaa työnsä perustuu niiden pääsy tietoihin he tarvitsevat, kun he sitä tarvitsevat. Lähes Paperiton ™ on ratkaisevan tärkeää liiketoiminnan 21. vuosisadalla.

Kun käsitettä “ paperiton &"; otettiin ensimmäisen kerran käyttöön, ihmiset olettaa, että “ paperiton &"; tarkoittaa “ järjestetään automaattisesti. &"; Itse asiassa huomasimme juuri päinvastainen oli totta. Jos sinulla on kasa 1000 papereita, se saattaa kestää jonkin aikaa, mutta voit selata niitä ja löytää mitä tarvitset. Jos sinulla on sähköisiä asiakirjoja, jotka voidaan tallentaa eri asemia eri muodoissa, et voi koskaan löytää mitä etsit.

Lisäksi teknologia ollu &'; t hienostunut riitä tekemään paperittomaan todella kannattava. Onneksi me &'; uudelleen lähes ulos että “ hankala &"; vaiheessa. Me &'; ve löysi edut ovat “ kytkettynä &"; lähes koko ajan eri tavoin, ottaa useita tietokoneen monitoria meidän työpöydät maksimaalisen tuottavuuden ja ohjelmien tarkoituksena on suojella salasanoja, jotka muutamme usein lisäturvaa.

tulee päivä, jolloin teknologia tekee menossa yhteensä paperiton vaihtoehto, mutta me &'; uudelleen ei siellä vielä. Esimerkiksi, tapasin toimitusjohtaja yritys, joka juuri liittynyt hallituksen paikallinen voittoa tavoittelematon järjestö. Ensimmäinen asia, jonka hän sai oli 3-tuumainen sideaine asiakirjojen olennaisia ​​organisaation. Skannaamalla kaikki ei todella käytännöllinen, tai jopa välttämätöntä, joten nyt pitää sideaine on paras vaihtoehto. Tulee päivä, jolloin organisaatio on elektroninen muistikirjan, ja sideaine tulee tarpeettomia, mikä säästää aikaa, tilaa, energiaa ja rahaa.

Uusi Records Management

Vuosikymmenten rekisterihallinnon on suunniteltu suojaamaan yritysten /yksityishenkilöiden dokumentoimalla prosessin takana päätöksentekoon. Tämä ei ole enää kannattavaa kaksi syytä: 1) kustannukset oikeudenkäyntien ja 2) Pace liiketoiminnan.

Aiemmin Bützow kertoi työntekijät “ Jos olet epävarma, pidä se! &Rdquo; Kun muutos liittovaltion lakeja riita, noudattaminen on tullut hävyttömän kallista - tuotantokustannukset yksi sivu arviolta viisi dollaria. Tämä johtaa satoja tuhansia dollareita kustannuksellaan yhden oikeusjuttu, ja lukemattomia tunteja menetetyn tuottavuuden vuoksi työntekijöille on pyytää esittämään asiakirjoja ja esiintyä oikeudessa. Tämä seikka tekee luoda ja toteuttaa asiakirjahallinnon politiikan ratkaiseva.

Kouluttaminen työntekijää kuudesta rekisterihallintoasetuksen kysymyksiin on välttämätöntä:
1. Mitä tietoja tarvitsen pitää?
2. Missä muodossa?
3. Kuinka kauan?
4. Kuka vastaa hakemuksen tiedot?
5. Kuka tarvitsee käyttää sitä?
6. Miten voimme löytää sen?

välttäminen syyttely

Jos kysyt mitään 100 työntekijää, “ Jos sinulla olisi aikaa, ovat siellä papereita tiedostoja voit mukavasti heittää pois? &"; Yhdeksänkymmentäyhdeksän niistä vastaisi “ Kyllä! &Rdquo; Mutta kuka menee töihin ja sanoo “ En &'; t ole mitään muuta tekemistä; I &'; m aio siivota minun tiedostoja. &Rdquo; Itse asiassa, jos he tekevät, toiset tulevat harmissaan, ja henkilö puhdistus vaikeutuu, koska usein he tarvitsevat yhteistyötä toisten yritys tehdä päätöksiä siitä, mitä he voivat turvallisesti poistaa.

Johto valittaa, että tiedot ovat sotku, koska työntekijä välinpitämättömyyden ja henkilöstö eivät heittää mitään pois pelossa tarvitaan tuottamaan sen taas! Itse asiassa, menestyneiden hallintaohjelma vaatii osallistumista vähintään kolme yhteisöt:
1. Hallinta, joka määrittää kirjaa johtamisfilosofia organisaation
2. Oikeudellinen, joka määrittää, mitä tarkoittaa ensi lailla
3. Työntekijät, jotka tietävät, mitä tietoa he tarvitsevat suorittaa työnsä

tärkeä ensimmäinen vaihe

Kun organisaatio on valmis siirtymään Lähes Paperiton ja kaupan ;, ensimmäinen askel on poistaa kaikki olemassa olevat tarpeettomat paperi. Tehokas tapa on järjestää tapahtuma kutsun “ tuotantoympäristö Day ™. &Rdquo; Määrittelen “ tuotantoympäristö ™ kuten “ tahallinen ympäristö, jossa kaiken ympärilläsi tukee kuka olet ja kuka haluat olla. &"; Tuottava ympäristöpäivä ™ on tapahtuma, joka tarjoaa työntekijöille mahdollisuuden poistaa sotkua. (VALINNAINEN sivupalkki: Tuottava ympäristöpäivä tarkistuslista 18 vinkkejä onnistuneeseen lopputulokseen.)

Kaikki toimii yhdessä irtoavat ensimmäinen kerros tarpeettomia papereita. Kokemukseni, jos tapahtuma on määritetty oikein, tulokset ovat hämmästyttäviä! Yksi yritys 400 työntekijää pitänyt sarjan 12 Tuottava ympäristöpäivä tapahtumat, joissa ne osoitettu sekä paperi- ja sähköisten tiedostojen. Kanssa työntekijää toimistoissaan vain kaksi tuntia paperilla, yhteensä 25000 kiloa paperia lähetettiin kierrätykseen! Pieni voittoa tavoittelematon organisaatio, jolla 30 ihmistä vietti kuusi tuntia pesu tiedostoja ja kierrättää 6000 kiloa paperia.

hyödyttänyt

kaikki voittavat seurauksena Tuottava ympäristöpäivä! Kun kyseessä yritys, joka liikkuu, on säästö tuhansia dollareita liikkuvan kustannuksia, aika purkamisesta muuton jälkeen, ja säästöjä laite- ja kiinteistöjen tilaa. Päivä itse tarjoaa lisääntynyt tietoisuus yksilön tuottavuus - ja periaatteet siirtää osaksi osallistuja &'; s henkilökohtaista elämää. Jokaisen tapahtuma, kuulen tarinoita ihmisistä soveltaa mitä he oppivat kotona.

Mahdollisuus Ahead

Tom Henning, presidentti Assurity Henkivakuutus, laita se: “ Jos muutat paperittomasta, on vaikea tehdä niin ilman apua ammattilainen. Barbara Hemphill on soveltanut monia samoja periaatteita hän &'; s paperille kehitetty hallinta osaksi hallinta sähköisten asiakirjojen. With kynnyksellä sähköisen löytö, hänen periaatteet ovat entistä tärkeämpää ja voisi mahdollisesti säästää yritysten satoja tuhansia dollareita välttää kalliit oikeudelliset löytö kulut. &Rdquo;

On olemassa tuhansia järjestöjä, suuret ja pienet, että tulee siirtymässä Lähes Paperiton &kauppa ;. Siellä on oltava monta “ Barbara Hemphills &"; auttaa heitä. Jos Käytät haluaisit omistaa oman yrityksen, tai lisätä lisätuloja stream nykyistä liiketoimintaa, tässä &'; s tilaisuutesi! Certified tuotantoympäristö Specialist (CPE) koulutus antaa sinulle menetelmiä, mekaniikka, ja markkinointi sinun täytyy olla onnistunut. Yhdessä olemme paremmin!

© Barbara Hemphill 2010
.