4 Perusteet että Keveyttä Your Inbox

Rakastan työskentelee innostunut, ajaa ammattilaisia. Pyynnöstä yksi asiakkaani, asianajaja Baltimore, olen työskennellyt yksi hänen seurassaan, nuori, energinen jäsen yrityksen.

lisäksi opetuksen tehtävien hallinta osa tuottelias päivä menestys järjestelmä &kauppa , olemme keskittyneet melko vähän siitä, miten hän onnistuu hänen sähköpostitse. Vaikka tämä osakkuusyritys hadn &'; t kertynyt tuhansia ja tuhansia sähköposteja hänen Saapuneet tai kansiossa vielä, hänellä oli yhä yli 2000 hänen Saapuneet päivänä työskentelimme yhdessä.

Kun lopetimme saada hänen Saapuneet alas 0 (ja opetin hänelle, miten pitää sen niin), se muistutti minua kattamaan muutamia vinkkejä teille uudelleen ja varmista Käytät uudelleen oikealla tiellä, kun se tulee hallita sähköpostin – yksi niistä työkaluja luulet on ystävä yhden päivän ja vihollinen seuraavaksi. kuvake vinkki 4 Perusteet Kevennä kuormitusta postilaatikossa

Tässä on 4 perustekijät Haluan sinun muistavan auttaa sinua keventämään kuormaa postilaatikkoosi

1. Saapuneet EI ole arkistokaappi, eikä tehtävälista

Saapuneet on tarkoitus tuoda sähköpostin. Se &'; s ole tarkoitus asua siellä aina ja ikuisesti. Mitä tulee täytyy mennä takaisin ulos. Se &'; s ole erilainen kuin fyysinen Saapuneet pöydälle paperit, tiedostoja ja muita saapuvan postin. Se &'; s myöskään ole erilainen kuin puheposti toimistoon puhelimeen tai matkapuhelimeesi. Kaikki tämä tieto ei ole tarkoitus kerätä. Se &'; s tarkoitus pitää virtaa eteenpäin seuraavaan väliaikainen asemalle tai pysyvä toimipaikka.

2. Sähköposti voi olla sotkua liian

Aivan kuten kaikki muut edellä mainitut saapuvan databittiä, sähköpostin voi luoda ja tulla sotkua, kuten paperi- ja tiedostoja voi pöydällä. Joten muista tämä seuraava bitti: “ sotkua on päällystämätön päätöksiä. &Rdquo; Olet välttää tai lykätä päätöksiä, kun annat paljon postilaatikoihin tankata juttuja.

Sähköposti on tarkoitettu luettavaksi, jos et tiedä heti sen &'; s roskakoriin tai roskapostiksi. Muuten lukea se, sitten STOP. Tee päätös sisällöstä sähköpostin ja se &todellisten tuloste; s hyödyllisyys sinulle.

Kun olen työskennellyt asiakkaani, osakkuusyrityksen, hän heti tunnustettu, että paljon siitä, mitä hän oli pitänyt oli nyt turha tai merkityksetön koska se liittyi suoritetut tehtävät ja hankkeita ja aikaa oli kulunut.

Tarkista sähköpostisi Saapuneet. Kuinka kauas olet tilalla sähköpostiviestejä? Vuosi? Kaksi vuotta? Lisää? Miten tämä tieto sinulle hyötyä?

3. Parempi katsoa kuin katua

Joskus &'; totta … sinun täytyy pitää kiinni sähköpostin aina ja ikuisesti, koska oikeudellisia, taloudellisia ja /tai muiden säännösten ja määräysten olemassa työsi, ura tai teollisuutta. Vaikka se &todellisten tuloste; s totta, että doesnt &'; tarkoita nämä sähköpostit paras pitää Saapuneet tai kansioiden vasemmalla. Ehei, anteeksi. Heidän täytyy mennä jonnekin muualle.

Jos sinulla ei' t viite vanhemmat sähköpostit paljon – tai ollenkaan – kerran tehtävä, työ, ohjelma- tai asiakas työ on valmis, harkitse tallentamista sähköpostit ja liitetiedostot muualla.

Yhdistä tiedot kiintolevyltä mukaan hankkeeseen, työ, osasto, ohjelma tai asiakas. Tai voit arkistoida ne teidän sähköpostijärjestelmää vuosittain tai muussa rakenteessa, joka auttaa sinua löytämään ne nopeasti, kun itse ei täytyy löytää ne myöhemmin.

4. Nyt tai myöhemmin?

Jos et &'; t on jo muutaman kansioita perustettu vasemmalla puolella näytön, tämä on kätevä paikka pitää aktiivista ja jatkuvaa sähköposteja. Vaikka osakkuusyrityksen työskentelin tunnistettuja paljon ja paljon vanhoja, vanhentuneita tai hyödytöntä tietoa hänen Saapuneet, jotkut näistä olivat kerralla, hyödyllisiä. Joten kun sähköpostisi tulee vertailuinformaation, ne täytyy tulla ulos Saapuneet.

Kun työsi on käynnissä, voit asettaa kansiot vasemmalla, alla Saapuneet seuranta ja varastointiin meneillään tai hankkeita. Mutta … pitää lopullinen määränpää tämä tieto mielessä, varsinkin jos Käytät uudelleen tarkoitus säästää kaikki asiakkaan tiedot, esimerkiksi kiintolevyn mukaan yhtiön ohjeistuksen tai niin kovaa kopioita tiedoston laatikon.

Don &' ; t käyttävät sähköpostia kansiot ponnahduslautana jos tiedot todella tarkoitti yöpyä jossain muualla pysyvämmin. Jos tämä &'; s, silloin, muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta, se &todellisten tuloste; s parempi saada nämä sähköpostit ja niiden kiinnittämistä niiden pysyvän sijainnin heti, sen sijaan, että niitä kertyy. I &'; nähnyt tämän “ ponnahduslautana &"; lähestymistapa kostautua useammin kuin kerran ja turhautumista ja menetti aikaa oli uskomaton.
.