Miksi Excel ei riitä, jos todella haluat olla Productive

Eikö &'; t se hassua, miten me löytää asioita elämässä, että meillä ei ollut aavistustakaan olivat mahdollisia? Usein me don &'; tiedä me don &'; tiedä, mutta joskus me tiedämme don &'; tiedä ja että &'; n uusista pitää avoin mieli ja pysyä innokkaita oppimaan. Ja kun Käytät uudelleen yksi tekee opetus, se &todellisten tuloste; s hauska avata joku muu &'; mieli mahdollisuuksiin. Se &'; s hauskaa valaisee tien.

Tämä on jotain saan nauttia säännöllisesti kun opetan strategioita Taskology ™ yhteydessä käyttöön Microsoft Outlook ® ja saan tehdä sitä joka päivä minun yksityisille asiakkaille. Mutta kun voin &'; t toimi 1: 1 kaikkien kanssa, (ja siksi &'; m alkaa minun Taskology ™ Boot Camp pian!), Voin käyttää e-zine ja blogin artikkelit yrittää valaisemaan tietä muille, jotka Don &' ; t vielä tiedä, että siellä &'; sa parempi tapa hallita päivä työkaluilla heillä jo on.

Olen hiljattain puhunut ammatillinen täällä Baltimore jotka olivat osallistuneet yksi minun esityksiä. Hän &'; s kiinnostunut ottamaan hänen työpäivä tuottavuus uudelle tasolle ja hän kyseli minun e-kirja, “ saada enemmän aikaan … Nyt! &Rdquo; Hän mietti, se auttaisi häntä hänen tehtävien hallintaa.

Ennen minä vastasin, kaivoin hieman syvemmälle ja kysyi häneltä muutamia kysymyksiä, mitä hän oli tekemässä tänään hallita tehtävänsä. Vastaamisen sijaan kysymykseeni suoraan, hän ensin halusi kertoa minulle, että hän pitää itseään hyvin järjestetty ja tuottavia, ja että hän &'; s lukea useita kirjoja, jotka ovat auttaneet häntä tuottavuuteen, joka kuulosti hienoa! Sitten hän käveli minua läpi luettelon muista työpäivän käytäntöjä että hän oli ylpeä ja että kuulosti he työskentelivät hänelle ja aloin ihmetellä, miksi hän tarvitsi puhua minulle ollenkaan!

Kyselin lisää kysymyksiä siitä, mitä ei ollut &'; t toimii niin voisin selvittää, missä voisin mahdollisesti auttaa häntä ja lisäksi selville, että hän &'; d luotu sähköpostikansio kaikille, jotka &'; s koskaan lähettänyt hänelle sähköpostiviestin (käytäntö olen täysin suosittele, muuten) sain vastauksen tehtävien hallinta kysymyksen: hän &'; n avulla Excel seurata hänen tehtäviään.

Ahaa! Tämä on yksi En ole &'; t kuullut pitkään aikaan. Ja kyllä, minun e-kirja auttaisi.

Aloin kiittämällä häntä – ja I &'; ll suositella kukaan teistä liian jotka eivät sama asia – koska ainakin Käytät uudelleen saada tehtävälistoja, muistutuksia ja hankkeita päästäsi ja päälle jotain muuta. Olipa &'; s paperilla tai taulukkolaskenta kuin yksi Excel, se &todellisten tuloste; sa hyvä alku!

Mutta on niin paljon etuja käyttämällä sähköistä tehtäväluettelo – jollainen Microsoft Outlook ® &Ndash; että selvästi suuremmat etuja käyttämällä Excel. Käytät ll voi säästää enemmän aikaa, tyhjentää Saapuneet nopeammin ja käyttää helpompaa, virtaviivaisempi tehtäväluettelo että &'; n osa suurempaa integroitu järjestelmä.

Kun käytät Excel, tässä &'; s mitä Käytät uudelleen puuttuvat ja miksi Käytät uudelleen menossa halua pudota tämä järjestelmä kuin kuuma peruna.

Voit &'; t tyhjentää Saapuneet helposti.
Koska monet tehtävälistoja, muistutuksia, tiedot tapaamisista, ja yhteystiedot odottavat sinua Saapuneet, se &todellisten tuloste; s tärkeää pystyä helposti siirtää tietoja sähköpostilla muita tärkeitä “ kauhat &"; teidän integroitu sähköpostijärjestelmää, kuten kalenteri, yhteystiedot ja tehtävälista.

Mutta Excel isn &'; t kuulu minkään muun järjestelmän, joten siellä &'; s puuttuva liitettävyys välillä tehtäviä ja sähköpostiviestejä tai mitään muuta. Ja ei, en &'; m puhu käytöstä lipun järjestelmä, jota voin &'; kestä. I &'; m vain puhumme voisivat helposti siirtää tietoja ja liitteet tehtävä tarvittaessa, mikä minun asiakkaille on koko ajan.

Tämä on olennainen askel et yksinkertaisesti voi &'; t tehdä ilman, kun haluat olla tuottavampia ja se &todellisten tuloste; sa askel voit &'; t DO käytettäessä Excel. Kun Käytät uudelleen jumissa tämän rajoituksen, se &todellisten tuloste; sa paljon vaikeampaa päästä eroon itse sähköpostitse hyvä, priorisoida kaikki tehtävät, ja olla tuottavampia.
Voit tuhlata aikaa voit &'; t varaa tuhlata.
Jos Käytät uudelleen käyttäen Excel-taulukko tehtävien hallinta, arvokasta aikaa vuotaa ulos päivä. On olemassa useita tapoja voit säästää aikaa käyttämällä tehtäväluetteloa your e-mail järjestelmä, varsinkin kuin yksi Microsoft Outlook ® ;.

Jos joudut priorisoimaan uudelleen (lue: uudelleen lajitella) teidän tehtäviä Excel-taulukon aina, kun lisäät tehtävän, Käytät uudelleen tuhlaa aikaa.

Jos usein uudelleen lajitella listaa eri parametrit, kuten toiminta päivämäärän, eräpäivän, kuvaus, ohjelma-, työpaikkojen , asiakas tai jokin muu parametri aina kun haluat nähdä tehtäviä eri tavalla, Käytät uudelleen tuhlaa aikaa.

Jos sinulla on (tai haluat) muodossa /uudelleen muotoilemaan Excel-taulukon, kun lisäät uutta tiedot, Käytät uudelleen tuhlaa aikaa. Saatat löytää itsesi käyttämällä monia muotoilua vaihtoehtoja sinulle: käärimistä, keskitys, perustellaan, väritys, tai valitsemalla fonttikoot, lihavoitu tai alleviivausta.

Käyttämällä olemassa, sähköinen tehtäväluettelo tarkoittaa muotoilu on jo tehty sinulle ja poistaa tarpeen se, joka yksinkertaistaa prosessia. Tämä tarkoittaa: vähemmän aikaa kuluu muotoilua ja enemmän aikaa todella tehdä tehtäviä.
Excel ei ole niin virtaviivainen tai helppo lukea.
Mitä tarkoitat? No, kun Käytät uudelleen katsot Excel Käytät uudelleen katsomalla kaikki vähän tietoja, kuten tehtävä, teidän toimintanne päivämäärä, Käytät uudelleen “ johtuen &"; päivämäärä (jos sellainen on), muistiinpanot jos olet sarakkeen “ toteaa, &"; ja useita sarakkeita asioita, kuten ohjelma-, työpaikka tai asiakas, jos olet lisännyt ne. Ellei Käytät uudelleen piilossa rivejä, Käytät uudelleen todennäköisesti katsot paljon tietoa – enemmän kuin todella tarvitset.

Ei vain suuri osa näistä tiedoista tarpeetonta käytettäessä Taskology ™ menetelmä tehtävien hallinta, mutta sen käyttöä Outlook lievittää tarvetta tarkastellaan kaikkia kyseisen visuaalista sotkua laskentataulukossa. On &'; s jo helposti lukea, olemassa oleva rakenne Taskology ™ tehtävälista. Se &'; s virtaviivainen, ytimekäs ja järjestäytyneesti. Sinun tarvitsee vain nähdä tehtäviä tänään taas yksinkertaisesti piilossa tulevaisuudessa päivää hiiren klikkauksella.

Ja tänään &'; tehtäviin, kaikki sinun täytyy nähdä ovat tehtävä ja toiminta päivämäärä ja loput, kuten muistiinpanot, niihin liittyvät sähköpostit ja muut yksityiskohdat, voidaan piilottaa kunnes hetki todellisuudessa toimivat tätä tehtävää. Ei tarvitse nähdä tonnia visuaalista sotkua, joka voi olla kova silmille, häiritsevät ja paljon enemmän kuin sinun täytyy nähdä tai ajatella.

Joten jos Käytät uudelleen käyttäen Excel – tai paperi – sinun to-do lista, kannattaa siirtää elektroniseen tehtäväluettelo järjestelmässä sinulla jo on. Alkavat vähentää aikaa vietät listojen ja sen sijaan viettää enemmän aikaa tehdä mitä &'; n luettelossa.
.