Sähköposti Tehokkuus: "koskettaa sitä kerran" sääntö - Miten tuo kunnossa?

&'; ve kaikki kuulleet &', kosketa sitä kerran &'; sääntö – jossa omahyväinen osakkuusyritysten kanssa näennäisesti tyhjä työpöydät kertoa että ne velkaa heidän tyyneys koskaan mahdollistaa paperityötä koskettaa työpöydän useammin kuin kerran. Oletko koskaan kokeillut sitä itse ja huomannut mitään paremmin, jos ei pahempaa?

Samoin jos kertoi kaikille omassa toimistossa että he voisivat olla yksi toive, kuinka moni heistä valitsisivat &'; 30 tuntia päivässä ja todellisten tuloste ;, &'; 8 päivää viikossa &' ;, tai muun vastaavan laitteen ahtaa kaikki ne täytyy saada tehdä osaksi aikaa?

Niin monet meistä ovat niin paljon meneillään, että suurin aiheuttaa stressiä useimmille meistä on valtava määrä tehtäviä ja tietoa tunnemme on ahtaa joka päivä. Me kaikki tarvitsemme enemmän aikaa joka päivä, kun katsomme meidän pullistumia &'; tehdä &'; luettelot ja ihmetellä, miten me &'; ll koskaan saada pohjaan niistä.

No, ensinnäkin, meidän on hyväksyttävä, että joskus, se vain isn &'; t menossa tehdä – päivä pysyy 1440 minuuttia pitkä, ja se vain doesnt &'; t täsmää. Sitten, sen sijaan että pelaajan itsemme tänä absoluuttinen matemaattinen tosiasia, meidän on keskityttävä realististen tavoitteiden asettamisessa, priorisoida meidän tehtäviä, ja työskentelee eniten tärkeitä juttuja.

Voisin kirjoittaa koko sarake priorisoi tehtävälista ja tuskin pintaa, mutta isn &'; t mitä tämä artikkeli on kyse. Sen sijaan, haluan vain keskittyä yksinkertainen kärki, joka saattaa antaa sinulle muutaman ylimääräisen minuuttia joka päivä, tai jopa tunnin välein!

Oletko koskaan kuullut &'; in-bin &' ;?

Riippumatta siitä Käytät uudelleen liiketoimintaa tai ei, jokaisella on in-bin. Se voi olla sähköpostiisi, saapuvan postin, toimi Käytät ve on osoitettu, tai tavaraa putosi pöydällä missä osakkuusyrityksen minun puhelut &'; työasema ruletti &' ;. Mitä ikinä muodostua vie teille, meillä kaikilla on käsitellä tätä kamaa.

Ongelma on, jos otat &', kosketa sitä kerran &'; lähestymistapa in-bin, niin voit viettää puoli päivä käsittely satunnainen tulot, jotka eivät ole kiireellisiä, eikä edes tärkeä. Tästä syystä olen sitä mieltä, että &'; s yksi &'; sääntö &'; joka tehtiin rikki. Helpottavat itse ja sen sijaan, yritä vaihtaa että …

Kosketa kunkin kohteen korkeintaan kaksi kertaa!

Tässä &'; s esimerkki. Sähköposti saapuu postilaatikkoosi. Olet lukenut sen, ja sitten on päätettävä, mitä Käytät menossa tehdä asialle. Jos seuraat &'; yksi Touch &'; sääntö orjallisesti, niin olet kiitollisuudenvelassa käsitellä sitä silloin ja siellä, riippumatta siitä se edellyttää te välitöntä huomiota. Sen sijaan, selvittää, miten tärkeää ja /tai tärkeää on, ja saada se pois työpöytä – joko tiedostoa, kansiota, kokeile, mikä sopii sinulle parhaiten. Sen on oltava jonnekin pois tieltä, mutta ei niin pois tieltä, että voit &'; t löydä sitä tai unohtaa sen. Kun Käytät ve arkistoida ja käsitellä kaikki nämä tulot oikein, voit priorisoida niitä ja käsitellä niitä tiukasti tärkeysjärjestyksessä.

yksi poikkeus todistaa tähän sääntöön on, jos tulo vie vähemmän kuin 2 minuuttia kahva, kuten nopea sähköpostia vastausta tai pyynnön faksata asiakirjan. Sitten se on tehokkaampaa käsitellä sitä siellä ja sitten.

Niin, takaisin meidän in-bin kohteita, jotka tiedämme vie meidät yli pari minuuttia käsitellä – Mitä teemme heidän kanssaan? Ensinnäkin, sinun täytyy kysyä &'; minun pitää tämän? &Rsquo; Jos et &'; t tarvitse sitä sitten roskakoriin se, muuten se vain clutters elämäsi.

sellaista, joka selviytyy tämän teuraaksi, niin sinun on päätettävä, miten tärkeää on, mitä tarvitsee tehdä sen kanssa, ja kun mukaan; ja määrittää sen asianmukainen etusija Sieltä perustettu tiedostoja tässä niin paperiasiakirjoja ja sähköpostin.

Kun noutaa sähköpostin, sinä tarkistaa se ja aseta se takaisin sisään Us Post Office postilaatikkoon? Ei tietenkään! Joten miksi vaadimme lähtiessä arvosteli sähköpostia meidän postilaatikoihin? Tarkista se, jos et &'; t tarvitse sitä, roskakoriin se, jos et, ja se &todellisten tuloste; s nopeasti, vastata ja tiedosto tai roskakoriin, jos tarvitset sitä, ja se voi ottaa aikaa, tiedoston se oikeaan paikkaan myöhempää toimintaa. Voisit merkitä sähköpostikansiota nimillä kuten &'; Action - Prioriteetti, &'; &Lsquo; Toiminta - Ei kiireellinen, &'; &Lsquo; Odottaa &' ;, &'; arkistoista ja ' ;, ja &'; Reference &' ;. Saatat myös luoda tiedostoja tiettyihin hankkeisiin tai asiakasryhmille olet työskennellyt. On myös hyvä olla paperin tiedostot peilata sähköisiä tiedostoja helppokäyttöisyys.

Toinen tapa laajentaa aikaa on pysäyttää jättää sähköpostiosoitteesi auki työpöydällä ja tarkistaa sitä jatkuvasti. Tuskin vuosikymmen sitten, me kaikki onnistui tekemään liiketoimintaa ilman sähköpostia lainkaan, ja jopa nyt, US Postal Service toimittaa vain kerran päivässä. Miksi anna sähköpostiosoitteesi säätelevät Waking Life? Kokeile vain sähköpostin lukeminen ensimmäinen asia aamulla, lounaan jälkeen ja lopussa päivän. Se &'; s sähköpostitilin; Käytät uudelleen ei sen henkilö!

Suurin haaste on priorisoinnissa nämä erilaiset panostukset mutta, jos annat itsellesi lupa koskettaa kunkin kohteen kahdesti, ennen kuin aloitat itse työstää sitä, uskon vilpittömästi, sinun tuntuu Käytät ; ve antanut itsellesi lahja muutaman arvokkaan ylimääräinen minuuttia joka päivä. Mitä aiotte tehdä sinun?
.