Tapaa tai ei täytä ... Mitkä ovat Kysymyksiä?

Kokoukset voi olla ajanhukkaa tai tehokas ja tuottava viestintäväline että ratkaista ongelmia, edistää ideoita, edistää joukkuehenkeä ja tuottaa toimintaa. Tulokset sijaitsevat täysin miten ne ajetaan. Järjestäytynyt ja hyvin hoidettu kokoukset väistämättä tuottaa tehokkaita tuloksia. Sekä katsoo, kokoukset, joita huonosti puute tarkoitus ja painopiste on yhteensä tuhlausta organisaation &'; s aikaa ja rahaa.

Omasta havaintoja työskentelee satoja eri yritysten, olen huomannut, että ihmiset näyttävät kokous enemmän , nauttia siitä vähemmän ja turhautunut, että heillä on niin vähän aikaa saada “ todellinen &"; työ tehty. He puhuvat kokouksissa olevan “ välttämätön paha. &Rdquo; Teettämä Annenberg School of Communications UCLA ja Minnesotan yliopiston &'; s Training & Development Research Center osoittavat, että avainhenkilöt Keskihinta 40-50% niiden työajan kokouksissa. Tutkimukset huomauttavat myös, että peräti 50% kokouksen aika on tuottamatonta ja että jopa 25% käytetään keskustelee epäolennaisuuksiin.

Olen varmasti ollut enemmän kuin minun kohtuullisen osuuden hyvä, huono ja ruma kokouksiin, sekä maksettu työntekijän ja vapaaehtoisena. Olen myös kokenut ihana tunne tyydytystä tuottava istuntoja, sekä turhautumisen ja vihan tehoton istuntoja. Uskon, että menestyksen avaintekijöitä paitsi valmisteluun ja järjestämiseen, mutta myös tapa, jolla kokoukseen hallitaan. Kun ego ja valta voi laittaa syrjään, se on niin paljon helpompi saada kanssa tehtävään.

Kaikki tämä herättää kysyä, “ tapaamisia todella tarpeen? &Rdquo; No, joskus ne ovat ja joskus ne Aren &'; t. Viisaus on tietää ero ja täysin ymmärtämään tämän ensisijainen kysymys.

Ovatko Kokoukset todella tarpeen?

Luontainen osana yhteiskuntaa on tarve tulla yhdessä muiden kanssa jakaa tietoa, tehdä päätöksiä, suunnitelma, keskustella, puhua asioista yli, väittävät, kysymys, tasoittaa eroja, vertailla, juoruja, ja paljon muuta. Perheet, koulut, seurat, yritykset ja hallitukset muodostuvat paikallisten miesten, naisten ja lasten kaikki tulevat yhdessä tiettyyn tarkoitukseen. Kaikki tämä tarkoittaa, että kokous on luonnollinen funktio olemassaolomme.

Ihmisinä me tarvitsemme yhteyden muiden hengissä. Hyvin harvat ihmiset päättävät olla erakko ja eristää itse muista. Vaikka olen varma, kuten minä, monet teistä luet tätä ehkä fantasized olemisesta yksin autiolla saarella, kaukana ja koettelemuksia jokapäiväistä elämää. Meidän on myös kuulua, kommunikoida ja jakaa yhteinen tarkoitus samanhenkisten yksilöitä.

Tosiasia on, että tehdä asioita yksin pitkäksi aikaa on haitallista. Vasta kun toimimme yhteistyössä muiden kanssa ja keinomme, että asiat hoituvat tehokkaammin ja tehokkaasti.

Kokoukset ovat tulossa entistä tärkeämpää ihmisille &'; selviytymisen kanssa lukuisia toimivien yrittäjien kotoa-pohjainen yritysten, työntekijöiden etätyöhön tai työskentelevät tuntikausia edessä tietokoneen näytölle. Tarve ihmisten välistä vuorovaikutusta on kriittinen.
Puhumattakaan siitä, että kokoukset myös minimoida tai poistaa monia näistä suosituista aikaa vievää toimintaa, kuten puheluita, tarpeettomia sähköposteja tai määriä paperia.

Mutta kun otamme huomioon lukemattomat yritysten kokouksia, jotka tapahtuvat joka vuosi, on monia, tiedätte yhtä hyvin kuin minä, joka ei olisi koskaan tapahtunut. Nyt $ 64,000 kysymys on “ Kun pitää kokouksen (ja milloin ei)?

Kolmetoista Syitä kokoontua?

Kannattaako pitää kokouksen pitäisi olla vakavasti, koska siellä on niin paljon kustannuksia, suoria ja epäsuoria – ihmiset &'; aika ja tuottavuutta, esimerkiksi. Joten, ensimmäinen asia on henkilö haluaa pitää kokous päättää, kuinka tärkeää on tavata. Tässä on luettelo kolmetoista tärkeimmistä syistä ihmiset tarvitse täyttää:

· Kommunikoida tai pyytää tärkeitä tietoja.
&Middot; Kun tarvitset ryhmä yksimielisyyttä.
&Middot; Vastata kysymyksiin tai huolenaiheita.
&Middot; Kun tarvitset päätös tai arvioinnin asiasta.
&Middot; Kun tarvitset hyväksyntää tai tukea idean.
&Middot; Myydä idea, tuote tai palvelu.
&Middot; Ideoimaan.
&Middot; Ratkaista ongelma, konflikti tai mielipide-eroja.
&Middot; Voit luoda tunnetta joukkuehenkeä.
&Middot; Antamaan koulutusta tai selkeyttää projektin.
&Middot; Muuttaa käsityksiä tai asenteita.
&Middot; Tilanteen rauhoittamista osakeannista tai tilanteeseen.
&Middot; Voit luoda tietoisuutta tai kiinnostusta ajatus, tilanne tai hanke.

Kolmetoista syitä olla kokoontua?

Kokoukset helposti aiheuttaa riippuvuutta, joten ennen kuin voit ajoittaa toisen kokouksen vuoksi se, varmista, että olet eivät vastaa vääristä syistä. Tässä on kolmetoista syytä olla kokoontua:

· Kun tapaat vuoksi kokous – Samalla, samassa paikassa, joka viikko.
· Kun joku &'; s ego tulee tielle ja he haluavat näyttää tärkeitä ja hallinnassa.
&Middot; Kun tiedot antaa tiedoksi muulla tavoin.
&Middot; Kun avainhenkilöitä ovat käytettävissä.
&Middot; Kun osallistujat Don &'; t on aikaa valmistautua.
&Middot; Kun päätös on tehty, ja et &'; halua mitään panosta.
&Middot; Kun päätös on kiistanalainen ja aiheuttaa todennäköisesti vastus.
&Middot; Kun kustannukset ovat suuremmat kuin hyödyt.
&Middot; Kun muut asiat hämärtää päätös käsillä.
&Middot; Kun aihe on luottamuksellinen.
&Middot; Kun mikään ei olisi saanut tai menettänyt ei tarvinnut kokouksessa.
&Middot; Kun sinulla ei ole mitään muuta tekemistä ja haluavat näyttää kiireinen.
&Middot; Kun haluat tekosyy päästä ulos toimistosta.

Kahdeksan yhteinen kokous varajäsenet

Jos huolellisen harkinnan jälkeen päätät, että kokouksessa isn &'; t tarpeen, miten muuten voit kommunikoida ajatuksesi, ideoita tai ehdotuksia? Paitsi telepatia ja kyyhkynen, tässä on kahdeksan yhteinen kokous korvikkeet:

· Järjestää puhelinkonferenssi.
&Middot; Kirjoita muistio (enintään sivu).
&Middot; Kirjoita lyhyt raportti.
&Middot; Faksata tietoja.
&Middot; Sähköposti tietosi.
&Middot; Lähetä tiedot yrityksesi &'; intranetissä.
&Middot; Järjestää sarjan yksi-on-one keskusteluja.
&Middot; Do aamiainen, lounas tai päivällinen, varsinkin kun haluat oppia tuntemaan toisen henkilön paremmin.

Mikä tekee tehokkaan kokouksen?

Kuten aiemmin mainitsin, kokous- vuoksi kokous on ajanhukkaa ja todennäköisesti täysin tehoton. Lisäksi suunnittelu ja valmistelu kokous, tärkeä osa mitä tekee kokous tehokas, riippuu käsitys osallistujia.

henkilö &'; n käsitys on niiden todellisuutta, mikä tarkoittaa, että kuitenkin hyvin puheenjohtaja ajattelee kokouksesta, isn &'; t välttämättä miten osallistujat tuntuu. Itse asiassa jotkut mielipiteitä voi hyvinkin muodostua useita päiviä tai viikkoja myöhemmin, varsinkin, kun on kyse toimista, tai ei otettu, koska päätösten takia kokouksessa.

Tässä mielessä anna &'; s käsitellään joitakin positiivisia tunteita ihmiset kokevat, että apua etiketti kokoukseen tehokas. Tässä on kymmenen yhteisiä alueita:

1. Kun osallistujat voivat jakaa ja osallistua avoimesti.
2. Kun hassu /luovia ideoita annetaan puheaikaa.
3. Kun osallistujat ovat erottamaton osa päätöksentekoprosessia.
4. Kun osallistujat viihtyvät sovittu päätöksistä.
5. Kun päätökset ovat laadukkaita ja etenevät hankkeeseen.
6. Kun osallistujat katso toimista seurauksena päätöksistä sovitaan.
7. Kun kokous alkaa ja päättyy ajoissa.
8. Kun kaikki esityslistalla on katettu.
9. Kun kukaan osallistuja saa hallita.
10. Kun osallistujat tuntuu United ryhmänä.

Mikä tekee Tehoton Kokous-?

Koska me &'; ve vienyt aikaa luetella myönteisiä puolia, se &todellisten tuloste; s vain oikeus täydentää kuvaa ja katsoa joitakin negatiivisia käsityksiä ja mielipiteitä. Tässä on kymmenen yhteisiä alueita:

1. Kun kokous kutsutaan koska se &todellisten tuloste; s on aikaa kun edellisen kokouksen.
2. Kun kokous kutsutaan vain selvittää, mitä hankkeita ihmiset työskentelevät.
3. Kun tapaaminen vie enemmän aikaa kuin on välttämätöntä.
4. Kun yksi osallistuja saa hallita koko kokouksen.
5. Kun kokous on yksisuuntainen vuoropuhelua.
6. Kun ei ole loppuun ja keskustelunaiheista jäävät roikkumaan ilman toimintasuunnitelmaa.
7. Kun kokous edistäjänä avulla keskustelua vaellella osaksi liity aiheisiin.
8. Kun hassu /luovia ideoita hylätään suin.
9. Kun kokous sisältää keskustelunaiheita että Aren &'; t merkitystä ihmisille esillä.
10. Kun monet ihmiset osallistumaan ja ryhmän tehokkuus vähenee.
.