Projektipäällikkö opas Suhtautuminen Vaikea Sponsors

Osa haaste projektipäällikkö kasvot on todellisuus ottaa palvella niin monia erilaisia ​​sidosryhmiä ja joskus vedetään hyvin eri suuntiin. Me &'; uudelleen opetti usein, että meidän “ sponsoroida &"; on henkilö, joka on mestari vaivaa. Itse asiassa ne ovat usein yksi me &'; uudelleen etsimään tukea ja ongelmanratkaisua koko projektin ajan. Mutta mitä teet kun sponsori on ongelma ??? Koska matkustan maan ja sen jälkeen puhua liike analyytikot, projektipäälliköt, ja ryhmänjohtajia, miten parhaiten hoitaa ongelma osallistujat niiden kokouksissa tai käsitellä vaikeita tiimin jäsenet, olen hämmästynyt kuinka usein joku nostaa kätensä kysyä, &ldquo ; Mutta mitä teet, jos kummi on ongelma ???? &"; Täytyy myöntää, että tämä ei aiheuta mielenkiintoinen ongelma, mutta se &todellisten tuloste; s ole yksi mitätön strategioita voit käsitellä tätä ole liian harvinaista dilemma … .Let &'; s tutkia muutamia eri lajikkeiden “ vaikea sponsori &"; ja miten niitä voidaan hallita optimaalisen menestyksen.

Kannattaa Type 1 - Toivottavasti sinulla ei' t mielessä minua uhkaava kaikille minun dominoiva luonnon joukkue kokouksissa … I &'; m vain yrittää auttaa sinua nopeuttaa asioita pitkin?.
Joskus ongelma on saada sponsori näy kokouksiin pyynnön. Toisaalta, joskus me &'; uudelleen pahoillani he osoittavat, koska he tulevat meidän “ ongelma osallistujien &"; ja joka voi olla vaikea hallita. Kokeile näitä edistää kokouksen tekniikoita:
? Tapaa sponsori ennen kokousta ja erityisesti keskustella siitä, mitä sinä tarvitset niitä istuntoon. Mahdollisesti kirjoittaa puheenaiheita heille – monet arvostavat sitä, jos se &todellisten tuloste; s tarjotaan hengessä auttaa ottamaan yksi asia pois heidän levy (ei kerro heille erityisesti mitä sanoa). Pyydä heitä pidättää mielipiteensä kunnes muut ovat punnittu välttämiseksi tahraavat muille &'; panos.
? Jos mielessä muut voivat olla pelotella sponsorin &'; mielestä ehdottaa ryhmä tehdä round robin ja alkavat vastakkaiseen päähän taulukossa kuin sponsori (siten, että niiden mielestä tulee lähelle loppua).
? Nouse ylös! Aina kun seistä kun kaikki muut istuu, voit heti saada hallintaan ryhmä (tilapäisesti). Kiitos sponsori heidän panoksestaan ​​(jopa huomata se näkyvästi) ja ohjata keskustelu tarpeen.
? Toista niiden kohta ja kirjoita se muistiin – tämä saattaa kuulostaa counterintuitive, mutta Usein sponsori saa niiden saippua laatikko (ja ei saada pois sitä), koska he eivät &'; t tuntuu kuullut. Kun toista kohta takaisin heille ja sitten kirjoittaa se alas kaikkien nähtäväksi (fläppitaululle tai taululle), se vakuuttaa heille, että he ovat todellakin kuultu ja heti viestii arvostavansa heidän kohta.
? Kysy ratkaisut – joskus kokouksen osallistujien (jopa sponsorit) juuttua sykli valittaminen ja ilmaus ongelmista. Sovittuaan kysymystä (tarvittaessa tai ei tarjoamalla lausunnon, jos et &'; t samaa mieltä), yksinkertaisesti pyytää rahoittajaa ehdottaa ratkaisua. Vaadi, että asia nostetaan on tärkeä, että se oikeuttaa suunnata energiaa keskittymällä ratkaisu.

Kannattaa tyyppi 2 - I &'; en ole tarkalleen selvää, mitä minä &'; etsin, mutta minä &'; ll olla varma pitää sinua vastuussa kun En &'; t get it …
Liian usein sponsorit voi olla epämääräinen käsitys siitä, mitä he haluavat tai huonompi kuin niitä voidaan tyhjäksi monimutkainen ongelma tai kysymys, mutta ei ole todellista käsitystä siitä, mitä he haluavat tehnyt sen ratkaisemiseksi. Ensimmäinen vaihe projektinhallinnan sykli (Initiating) on ​​jos perheenkokoaja (tai johtajat) olisi selventää miksi hanke on aloitettu ja määritetään korkean tason odotukset projektin. Liian usein tämä vaihe ohitetaan ja projektipäälliköt lähetetään turha jahtaa yrittävät päästä löyhästi tai huonosti määritelty tavoite. Don &'; t kuulu tähän ansaan. Kokeile näitä parhaita käytäntöjä sijaan.
? Selventää vaivaa aikaisin ja usein. Tunnista laajuudeltaan kohteita ja ulos soveltamisala kohdetta (pois soveltamisala on kriittinen), konkreettisesta tavoitteesta, ajoitus odotukset, talousarvio rajoituksia, roolit ja vastuut, tunnetut riskit, ja keskeisten sidosryhmien kanssa.
? Tunnistaa niiden saippua laatikko kysymys aikaisin ja korostaa WIIFT (Mitä &'; s se heille). Jos he eivät &'; t ymmärtää, mitä he haluavat, pyydä heitä selittämään motivaatio /ajo tekijä. Usein execs on saippua laatikko kysymys, ennalta ennakkoluuloja tai hypoteesi he haluavat validoitu. Yritä selvittää, mitä tämä on niin pian kuin mahdollista.
? Pyydä sponsori priorisoida rahaa, aikaa, ja laajuus (hyvä, nopea, ja halpa). Joka on tärkein (suhteessa muihin)? Vihje: Vastaus on ei kaikki 3? Ajattele McDonald &'; s – niiden painopiste on erittäin tarkoituksellisesti nopea ja halpa. Olla selvää, mitkä rajoitteet todella ajo projektin.
? Nimenomaisesti kysyä, miten he määritellä menestys. Kysy aina sponsori loppuun tämän lauseen … minä harkitsee hanke onnistuu, jos …

Sponsori Tyyppi 3 - Voisitteko keittää meressä? (Ja ratkaista maailmanrauhan liian kun Käytät uudelleen sitä?)
Me &'; ve kaikki kohdanneet sponsori joka haluaa sinun mahdottomia. He jotenkin ajatella Käytät ve sai taikasauvaa makaavat oman koppi ja voi siirtää vuoria. Kun kohtaat tämän tyyppinen sponsori, Don &'; t kuulu niiden sameus toiveajattelua. Sen sijaan, kokeile näitä tekniikoita.
? Yritä tunnistaa pakollisia erityisvaatimuksia (ja erillinen “ haluaa &"; alkaen “ tarpeet &";). Joskus he pyytävät Porsche kun rullalauta tekee. Lisäksi siellä voi yksinkertaisesti olla tietojen puute ja he don &'; t tajuaa, että on nopeampi, helpompi tapa saada ne mitä he todella haluavat.
? Dokumentoi riskianalyysi. Vaikka tiedämme, että lähes kaikissa hankkeissa on ongelmia, me yleensä viettää vähän mitään aikaa analysoida riskejä ennen vaivaa alkaa. Don &'; t tekevät sen virheen! Kokoa muutamia keskeisiä sidosryhmiä, aivoriihi luettelo mahdollisista riskeistä, sitten arvioida todennäköisyyttä ja vaikutuksia kunkin tapahtuman. Kunkin riski tapahtuma, moninkertaistaa todennäköisyys että odotettavissa olevat vaikutukset määrällisesti vakavuutta. Lisää vakavuus kaikki riskitapahtumien määrittämiseksi arvio riski projektin.
Esimerkki:
riskitapahtumasta esiintymistodennäköisyys odotetun vaikutuksen vakavuus
Toimittaja lopettaa toimintansa 20% $ 1M $ 200K
Team menettää Tärkein voimavara 75% $ 100K $ 75K
Kolea sää tapahtuu 50% $ 200K $ 100K
Teknologia ei 20% $ 500K $ 100K
Yhteensä arvioitu riski $ 475k

Tarkista sponsori varmistaa hän on mukava, että riskitaso (esim $ 475k yllä olevassa esimerkissä) .. Kysy myös sponsori auttaa sinua keksimään varasuunnitelma ennakoivasti (esim Jim, tiedän, että jos menetämme esimerkkiämme järjestelmä arkkitehti, se vakavasti vaikuttaa meidän aikajanalla. pyrki olla proaktiivinen kuin mahdollista, I &'; Haluaisitko tietää teiltä, ​​mitä voimme tehdä siinä epätodennäköisessä tapauksessa, että tämä ei tapahdu?) Vaikka he väittävät, että jatkat, sinun ottaa dokumentoitu näitä riskejä tulee olemaan erittäin arvokas sinulle ja joukkue. Jos etenevät, työskennellä tiimin priorisoida riskit ja tunnistaa lieventämistä strategiat ja /tai varmuuskopioida suunnitelmia ankarin riskejä.
? Muista kolminkertainen rajoitus – kun he vaihtavat yhden elementin, se vaikuttaa muihin. Jos on vähentää aikaa, painottaa vaikutus kustannuksiin ja laajuudesta. (Esim Jim, olen ymmärtänyt, että sinun täytyy nyt levittää uusi julkaisu kuukautta suunniteltua aiemmin ja voimme tehdä sen, mutta siellä on vaikutus kustannuksiin ja laajuudesta. Voin joko kaventavat ja pitää pois joitakin ominaisuudet kunnes seuraava julkaisu tai viettää noin $ 50K enemmän nopeuttaa asioita. Mikä on valintasi?)
? Työnnä takaisin, jos se &todellisten tuloste; s ole realistista … (esim Jim, minä olisi vastuutonta, jos olen tehnyt &'; t kertoa teille, että olen don &'; t usko, että tämä voidaan suorittaa laatutasoa odottaisimme. Tiedän haluat mieluummin, että olen olla hyvin rehellinen nyt (ennen kuin aikaa ja rahaa on investoitu) pikemminkin kuin kuulla pitkä lista anteeksi jälkeen hävinnyt projektin. I &'; d todella sijoitettava menestys, ja olen rehellisesti on todellisia huolenaiheita täällä).

Sponsorit pitäisi olla meidän suojat ja Usein ne ovat. Valitettavasti vaikea rahoittaja voi tehdä jo haastava projekti sietämätöntä! Useammin kuin ei, projektipäällikkö on liian pelotella käsitellä tilannetta lainkaan. Don &'; t tehdä sitä virhettä. Edetä varoen, käyttö tahdikkuutta ja diplomatiaa, on strateginen, mutta tehdä käsitellä. Hienostunut Projektipäällikkö voi todella hoitaa monet sidosryhmät – jopa vaikea sponsoriksi!
.